Instances publiques du conseil

Instance publique du conseil d’administration du 19 juin 2015

Présence

Membres du conseil d’administration présents :

John McCamus (président du conseil d’administration); Aly Alibhai; Nancy Cooper; Michelle Haigh; John Liston; James McNee; Derry Millar; Tim Murphy; James Yakimovich; Robert W. Ward (président-directeur général et membre d’office)

Membres du personnel :

Mary-Ann Cochetto; Vince Correia; Rosanne De Lio; David Field; Sue McCaffrey; Stephanie Mealing; Michelle Séguin; Rod Strain

Invités :

Robert Lapper, PDG, Barreau du Haut-Canada; Anthony Doob, Centre for Criminology and Socio-legal Studies, Université de Toronto; Jerry Koh, responsable de l’innovation et de la recherche chez MaRS Solutions Lab.

1. Ordre du jour

L’ordre du jour a été adopté.

2. Divulgation de conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été divulgué.

3. Réunions du conseil d’administration

Décision

Les procès-verbaux des réunions des 9 et 10 avril et du 27 mai ont été adoptés.

4. Rapport du président du conseil d’administration

4.1 Rapport oral

Les réunions des comités consultatifs du printemps ont eu lieu. Les rapports mis à jour et les procès-verbaux sont disponibles pour examen.

AJO a reçu une demande d’accès à l’information concernant les procès-verbaux des réunions des comités consultatifs en droit de l’immigration et des réfugiés. Les membres du personnel sont en train d’examiner les obligations de confidentialité d’AJO conformément au Mandat des comités consultatifs, et pourraient expurger les éléments et les questions de nature confidentielles ou sensibles qui empiéteraient sur la vie privée des membres avant de les rendre publiques.

Il est recommandé de procéder à la divulgation des procès-verbaux du comité consultatif, mais AJO doit clarifier quelles discussions sont confidentielles et les tenir à huis clos.

À l’automne, le conseil sollicitera les membres des comités consultatifs au sujet de la confidentialité des réunions des comités consultatifs, et amènera le sujet devant le conseil d’administration pour poursuivre la discussion.

Un membre du conseil a suggéré que les comités consultatifs du conseil d’administration soient invités à faire des recommandations sur le successeur du président-directeur général. Les membres du comité consultatif en droit des cliniques ont fourni la plupart des commentaires.

Le président du conseil d’administration et le président-directeur général ont assisté au souper de l’assemblée générale annuelle de l’Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario (ACJCO). Un membre du conseil d’administration de l’ACJCO a salué le soutien que le président-directeur général d’AJO a apporté aux cliniques au fil des ans, et lui a remis un petit souvenir en signe de reconnaissance.

4.2 Rapport sur la rémunération des dirigeants

Le président a rapporté les points suivants :

  • AJO ne peut pas résoudre les questions de rémunération des dirigeants de son propre chef, parce que ces questions sous soumises au contrôle du conseil de gestion du gouvernement.
  • AJO a énoncé des propositions de principes pour un cadre de rémunération au sein duquel un sous-comité du conseil chargé d’étudier la rémunération des dirigeants pourrait être mis en place pour parvenir à une politique définitive qui devra être approuvée par le conseil de gestion du gouvernement.

Le président-directeur général a rapporté les points suivants :

  • Le cadre de rémunération du président-directeur général et des vice-présidents n’ont pas changé depuis 2007;
  • AJO propose de créer plusieurs niveaux différents ce qui permettrait de créer un équilibre approprié entre les niveaux de rémunération des vice-présidents et celui du président-directeur général;
  • Le niveau de salaire du président-directeur général devrait être comparable au salaire d’un sous-ministre;
  • Le travail des vice-présidents d’AJO et celui des sous-ministres adjoints (SMA) du ministère du Procureur général sont très similaires, mais les dirigeants d’AJO qui sont au niveau des SMA ont des responsabilités financières plus importantes et un plus grand pouvoir en matière de recrutement;
  • La fonction publique de l’Ontario (FPO) s’éloigne des systèmes de rémunération au rendement et des primes au profit de salaires de base appropriés.

Le président a souligné quels étaient les possibilités concernant la rémunération du président-directeur général et les différences dans la valeur des avantages sociaux entre le cadre de rémunération du ministère celui d’AJO.

Il a ensuite informé le conseil des sujets suivants :

  • Il nomme, par suite de la recommandation du personnel, un sous-comité du conseil d’administration d’AJO visant à discuter des propositions pour élaborer un projet de cadre de rémunération des dirigeants et pour amorcer un dialogue avec le conseil de gestion du gouvernement
  • Le sous-comité effectuera une dernière présentation pour approbation devant l’ensemble des membres du conseil d’administration à l’automne
  • Les dernières directives du Conseil de gestion du gouvernement pourraient revêtir un caractère obligatoire ou pourraient fournir un ensemble de choix.

Un membre du conseil a exprimé son enthousiasme à l’idée d’informer le Conseil de gestion du gouvernement que, du point de vue du conseil d’administration, les vice-présidents d’AJO obtiennent les meilleurs résultats possible.

Décisions

Le conseil d’administration :

  • a reçu le rapport du président;
  • a reçu le rapport sur la rémunération des dirigeants;
  • a approuvé la création d’un sous-comité du conseil d’administration pour discuter du cadre de rémunération des dirigeants avec le Conseil de gestion du gouvernement.

5. Rapport du président-directeur général (suite du 18 juin)

5.1 Projets de modernisation des cliniques

Certains projets de modernisation des cliniques se déroulent bien. Un certain nombre de cliniques se livrent à des discussions sur de possibles regroupements et collocations de cliniques.

L’approche visant à la modernisation des cliniques de la RGT, telle que proposée dans le Rapport Vision RGT, n’a cependant pas recueilli le soutien nécessaire pour faire avancer les choses, et le projet de transformation de la RGT sera abandonné. Le budget restant alloué à ce projet sera rendu. Le président-directeur général a salué l’énorme contribution des responsables de projet de modernisation des cliniques de la RGT, Marjorie Hiley et Jack DeKlerk.

Un certain nombre de cliniques, y compris des cliniques de la RGT, continuent de discuter d’autres approches pour procéder à la modernisation.

La collocation des cliniques spécialisées proposée permettra probablement de réaliser des économies administratives substantielles, qui pourraient être réattribuées pour améliorer les services à la clientèle.

5.2 Admissibilité financière

La consultation avec les groupes d’intervenants est en cours. Certains groupes ont soutenu les changements avec enthousiasme, tandis que d’autres ont exprimé certaines préoccupations.

L’annexe du rapport du Président contient les réponses écrites des intervenants concernant les propositions d’améliorations à l’admissibilité financière qui se traduiraient par un plus grand nombre de services et une augmentation du nombre de certificats.

5.3 Le point sur la situation financière

Dans l’ensemble, la situation financière d’AJO et le moral du personnel sont solides. AJO continue de faire face au déficit en cours d’exercice, ainsi qu’au déficit structurel à long terme qui pourrait résulter du manque de financement des augmentations du tarif prévues.

Le conseil a discuté des préoccupations relatives à une proposition visant à réduire le nombre de stagiaires afin de réaliser des économies. L’organisme va atteindre le point où il ne sera pas possible d’accueillir davantage de stagiaires. Cette question sera ramenée devant le conseil d’administration lors d’une prochaine réunion.

Décision

Le conseil a reçu le deuxième volet du rapport du président-directeur général.

6. Rapports au conseil

6.1 Rapports des services généraux

6.1.1 États financiers vérifiés d’AJO pour l’exercice financier terminé le 31 mars 2015

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a présenté ces états financiers, accompagnés de lettre d’opinion du vérificateur général. Elle a rapporté que :

  • Les états financiers contiennent quelques ajustements mineurs comparés à la version antérieure que le conseil a approuvée lors de sa réunion de mai;
  • AJO a fourni au ministère du Procureur général la version préliminaire des états financiers d’AJO pour l’exercice financier terminé le 31 mars 2015;
  • Le passif non capitalisé a été porté à l’attention du ministère du Procureur général.
Décision

Le conseil a reçu les états financiers vérifiés d’AJO pour l’année terminée le 31 mars 2015.

6.1.2 États financiers vérifiés du régime de pension des employés d’AJO pour l’année terminée le 31 décembre 2014.

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a présenté le rapport de vérification des états financiers pour les fonds en fiducie du régime de pension des employés d’Aide juridique Ontario pour l’année terminée le 31 décembre 2014.

Décision

Le conseil a reçu les états financiers vérifiés pour les fonds en fiducie du régime de pension des employés d’Aide juridique Ontario pour l’année terminée le 31 décembre 2014.

6.1.3 Rapport sur les pressions budgétaires

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a présenté un rapport portant sur les pressions budgétaires auxquelles AJO sera confrontée en 2016-2017 et en 2017-2018.

Decision

Le conseil a reçu le rapport.

6.1.4 Ébauche du plan d’activités d’AJO de 2015-2016

Le vice-président, Planification stratégique et Conformité, a présenté ce rapport. Une fois approuvé par le Conseil, ce rapport, qui comprend une analyse environnementale, sera remis au ministère du Procureur général dans le délai prescrit. Le président a exprimé sa reconnaissance envers le vice-président de la Planification stratégique et de la Conformité et envers le directeur de la Veille stratégique et les Statistiques.

Décision

Le conseil a approuvé le rapport annuel de 2014-2015 d’AJO, y compris l’analyse environnementale.

6.1.5 Stratégie de consultation sur l’évolution des avocats salariés

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a présenté ce rapport. AJO sondera l’opinion des avocats salariés sur un certain nombre de sujets pour faire en sorte que leur carrière soit gratifiante, qu’ils puissent parfaire leurs compétences et qu’ils aient des possibilités d’offrir davantage de services compte tenu de l’élargissement de l’admissibilité financière.

Voici des exemples de questions qui seront posées aux avocats salariés :

  • Que pensent-ils pouvoir faire de plus concernant les services offerts aux clients?
  • De quel type de formation pensent-ils avoir besoin?
  • Quelles lacunes du système de justice peuvent-ils combler?
Décision

Le conseil a reçu le rapport sur la consultation menée auprès des avocats salariés.

7. Rapport des comités

7.1 Comité des finances et de la vérification.

Le conseil a adopté le procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 27 mai 2015.

8. Annexes (reçues pour information)

Décision

Le conseil a reçu le rapport relatif au processus d’exclusion des listes d’avocats d’AJO; le bilan sur la continuité des activités et la gestion des urgences ainsi que les grandes lignes du plan d’affaires et l’analyse environnementale de 2016-2017.

9. Conclusion

La séance est levée.

Les membres du conseil d’administration ont commencé leur séance de planification stratégique et leur retraite annuelle (à huis clos).