Instances publiques du conseil

Instance publique du conseil d’administration du 27 mai 2015

Présence

Membres du conseil d’administration présents :

John McCamus (président du conseil d’administration); Aly Alibhai; John Liston; James McNee; Derry Millar; James Yakimovich; Robert W. Ward (président-directeur général et membre d’office);

Membres du personnel :

Vince Correia; Sue McCaffrey; David McKillop; Stephanie Mealing; Marcus Pratt; Michelle Séguin; Aneurin Thomas

Invités :

Laura Bell, directrice, Bureau du vérificateur général; Kathi Aspros, partenaire associée responsable de la mission; Eleanora Reznik, directrice principale, Ernst & Young

1. Ordre du jour

L’ordre du jour a été adopté.

2. Divulgation de conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été divulgué.

3. États financiers définitifs d’AJO pour l’exercice financier terminé le 31 mars 2015

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a présenté :

  • Laura Bell, directrice, Bureau du vérificateur général
  • Kathi Aspros, partenaire associée, responsable de la mission
  • Eleanora Reznik, directrice principale, Ernst & Young

Elle a informé de ce qui suit :

La vérification s’est bien passée malgré les changements dans l’équipe responsable de la vérification au Bureau du vérificateur général et chez Ernst & Young.

À la fin de l’année, l’excédent de fonctionnement était de 3,9 millions de dollars.

Le ministère du Procureur général (MPG) a recommandé qu’AJO impute cet excédent accumulé d’environ 13,5 millions de dollars aux actifs affectés à l’interne plutôt que de les transférer dans le fonds de réserve d’AJO.

Les états financiers montrent une affectation de l’excédent accumulé à l’actif net du bilan ce que confirment les trois réserves suivantes :

  1. Placement en immobilisation (en augmentation cette année du fait de la mise à jour du logiciel PeopleSoft — 7,5 millions de dollars);
  2. Actif affecté à l’interne pour le projet de collocation des cliniques spécialisées — 3 millions de dollars;
  3. Actif affecté à l’interne pour la partie non provisionnée du coût des hausses de tarif — 2,9 millions de dollars.

La Note 9 expose les intentions du MPG qui, du fait des restrictions du gouvernement, a demandé à AJO de financer les futures hausses de tarif avec ses ressources existantes, conformément au protocole d’entente entre le MPG, AJO et la CLA.

AJO a montré la Note 9 aux représentants du MPG qui ne se sont nullement inquiétés d’une possible divulgation du manque de financement du MPG pour les hausses de tarif. La priorité du MPG était de préserver l’excédent.

Le fonds de réserve compte un solde de 6,4 millions de dollars pour compenser certains éléments non financés de l’augmentation du tarif pour 2015-2016.

Le conseil d’administration a parlé de l’article 66 de la Loi sur les services d’aide juridique (LSAJ) et du droit dont dispose AJO de maintenir jusqu’à 20 millions de dollars dans un fonds de réserve.

3.1 Décisions

  • Le conseil a approuvé les états financiers définitifs d’AJO pour l’exercice financier terminé le 31 mars 2015.
  • Le conseil a approuvé la création d’une réserve assujettie à des restrictions internes de 2,9 millions de dollars pour compenser les coûts futurs de la partie non provisionnée des hausses de tarif.

4. Rapport des résultats de la vérification

Kathi Aspros, partenaire associée, responsable de la mission chez Ernst & Young, a rapporté les éléments suivants :

  • Certains éléments restent en suspens — elle en a informé le conseil;
  • Il a été demandé aux membres du conseil s’ils avaient été informés ou témoin d’une quelconque activité présumée frauduleuse. Les membres du conseil ont répondu par la négative;
  • La structure de la lettre de mission sera revue pour y mentionner AJO en tant que client et pour faire référence à la relation de mandataire entre le Bureau du vérificateur général de l’Ontario et Ernst & Young;
  • La vérification comprendra les déclarations de la haute direction d’AJO à Ernst & Young;
  • Les vérificateurs examineront l’ébauche du rapport annuel pour 2014-2015 pour s’assurer qu’il correspond aux états financiers;
  • Les systèmes des TI d’AJO fonctionnent de façon efficace du point de vue financier; les contrôles internes d’AJO pourraient être renforcés, mais dans l’ensemble, la vérification est très satisfaisante.

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a noté qu’une lettre de mission entre AJO et le vérificateur général sera envisagée pour la vérification de l’année prochaine.

Eleanora Reznik a mentionné les éléments suivants :

  • La vérification a été une expérience très positive et professionnelle, avec l’entière coopération des services financiers d’AJO, notamment du directeur, Finance;
  • Les membres de l’équipe de la haute direction ont communiqué de façon transparente.

Laura Bell, directrice, Bureau du vérificateur général a mentionné que l’année prochaine, le vérificateur général présentera quelques nouveaux processus, mais ils n’auront vraisemblablement peu ou pas d’incidence sur AJO.

Le président a déclaré que, selon lui, les membres de la haute direction servent admirablement AJO et il a remercié l’équipe de vérification de l’avoir confirmé.

Le conseil s’est ensuite entretenu à huis clos avec l’équipe de la vérification.

4.1 Décision

Le conseil a reçu les conclusions de la vérification qui couvrent la période de l’exercice financier terminée le 31 mars 2015.

5. États financiers définitifs du régime de pension des employés d’AJO pour l’année terminée le 31 décembre 2014.

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a fait état de ce qui suit :

  • Seuls les actifs font l’objet d’une vérification;
  • Le volet à prestations déterminées, qui ne s’applique qu’à un très petit nombre de membres du personnel est, à ce jour, entièrement financé; il n’y aura plus d’évaluation actuarielle avant janvier 2017;
  • Les états financiers indiquent une augmentation de 10 millions de dollars du volet à cotisations déterminées, principalement du fait d’une augmentation des cotisations;
  • Le pourcentage des cotisations employeur est passé de 5 à 7 pour cent;
  • Environ 90 pour cent du personnel ont choisi un niveau de cotisation plus élevé.

5.1 Décision

Le conseil d’administration a approuvé les états financiers définitifs du régime de pension des employés d’AJO pour l’année terminée le 31 décembre 2014.

6. Rapport du président

Le président-directeur général a souligné les points suivants :

  • Le 15 mai 2015, la commission sur l’équité salariale a rejeté une plainte déposée par la Society of Energy Professionals (SEP) au nom du comité d’organisation des avocats;
  • Les membres organisateurs de la campagne ont fait une déclaration pour signaler qu’ils étaient en train de préparer une contestation en vertu de la Charte de la décision d’AJO de ne pas reconnaître la SEP en tant qu’agent de négociations collectives pour les avocats salariés d’AJO;
  • Un avocat de service Brydges a été convoqué par le juge d’un palais de justice de la province pour fournir des explications quant au manque de professionnalisme dont il a fait preuve envers un client, ce qui a entraîné l’acquittement dudit client pour cause de manque d’accès à des conseils juridiques appropriés;
  • Certains membres du personnel non-avocat de la RGT ont voté en faveur d’une représentation par le Syndicat des employés et employées de la fonction publique de l’Ontario (SEEFPO), principalement pour se concentrer sur la question de la sécurité de l’emploi compte tenu de la récente restructuration du service;
  • Le président a reçu une demande par courriel du président de la Criminal Lawyers’ Association (CLA), qui demande l’autorisation de pouvoir assister à la présente réunion du conseil d’administration pour y évoquer des préoccupations sur des aspects des allocations au titre de l’admissibilité financière que le conseil doit approuver. La CLA a été informée que l’autorisation d’assister à la réunion et de présenter des observations ne serait pas accordée, que le processus d’admissibilité financière est en cours et flexible, que les décisions qui seront prises lors de la réunion d’aujourd’hui ne sont que la première série de décisions, que d’autres seront prises par la suite, et que les observations de la CLA seront examinées lors des consultations à venir. Le président a également reçu une lettre de la Refugee Lawyers Association exprimant des préoccupations similaires concernant l’allocation du financement au titre de l’admissibilité financière;
  • LAO a également reçu une lettre de l’Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario (ACJCO). L’ACJCO a demandé une augmentation de sa capacité financière pour certains appuis organisationnels, par ex. le Bureau de la recherche des cliniques, le Comité d’action provincial sur la formation, etc. AJO prendra le temps d’étudier comment ces types de service peuvent être mieux fournis à l’avenir. Les cliniques n’ont pas encore augmenté leur personnel et la proposition de l’ACJCO peut être prématurée.

7. Rapport sur l’admissibilité financière

Le vice-président, Politiques, Recherche et Relations externes, a rapporté que l’élargissement de l’admissibilité financière avait été une énorme initiative pour l’organisme et ce rapport reflète l’étape suivante — l’élargissement de l’admissibilité financière par le biais du programme de certificat.

Le personnel demande qu’un certain nombre de propositions d’admissibilité financière/d’élargissement de services spécifiques soit approuvé et mis en place selon une procédure accélérée. Ces propositions ont été élaborées selon un très vaste processus de consultation (le plus grand jamais entrepris par AJO), comprenant plus de 50 rencontres avec des intervenants. Bien que la CLA et la RLA ait récemment fait part de leurs critiques, il semble que les propositions suscitent unanimement l’enthousiasme. La Family Lawyers’ Association (FLA) et l’Association des bâtonniers des comtés et districts (ABCD) ont soumis des remarques positives et constructives.

D’autres consultations auront lieu et des idées supplémentaires pour l’extension du programme de certificat seront explorées et présentées au conseil d’administration pour approbation

Il existe trois aspects fondamentaux à cette initiative :

  1. Le nouveau financement au titre de l’admissibilité financière est prévu pour des nouveaux services aux nouveaux clients et non pour payer pour les services actuels;
  2. Des priorités doivent être définies, mais tout ne peut pas être mis en place en même temps;
  3. Ces propositions constituent le début du processus seulement, pas la décision finale, et les groupes d’intervenants en ont été informés.

Le directeur général et directeur adjoint du service des politiques et de la recherche stratégique a largement contribué à ce projet. Il a rapporté que des ébauches de proposition ont été envoyées aux groupes d’intervenants le 19 mai 2015 qui ont également été invités à faire part de leurs commentaires. Il a indiqué que le fond et la forme des réponses des groupes d’intervenant étaient très différents. D’autres séances de consultations seront organisées prochainement. Même si ces propositions obtiennent le soutien de tous les groupes d’intervenants, la CLA et la RLA considèrent que ces propositions ne vont pas assez loin.

7.1 Décision

Le conseil d’administration a approuvé que le budget pour le nouveau financement au titre de l’admissibilité financière pour 2015-2016 soit réparti comme suit :

Funding

Amount

Montant total attribué aux certificats 17,1 millions de dollars
Montant total attribué aux cliniques 9,8 millions de dollars
Services des avocats de service et des avocats salariés 1,5 million de dollars
Administration 3,2 millions de dollars

8. Document de travail sur la violence familiale

Le directeur général, Politiques et Recherche stratégique, a présenté les points suivants :

AJO a élaboré ou est en train d’élaborer des stratégies en matière de justice pour les quatre groupes principaux qui forment la base de la clientèle d’AJO :

  • Une Stratégie de justice applicable aux Autochtones, qui est en place;
  • Une Stratégie en matière de santé mentale, qui est en place;
  • Une Stratégie pour les communautés racialisées, en cours d’élaboration;
  • Une Stratégie en matière de violence familiale, actuellement en phase de consultation.

AJO adapte et met constamment à jour ses services pour ces groupes de clients.

AJO a fait circuler une première ébauche de sa stratégie en matière de violence familiale parmi certains participants dans le domaine du droit de la famille et du droit criminel, notamment des membres de la magistrature. Le fond et la forme de la stratégie ont reçu un très bon accueil.

De plus vastes consultations auront lieu avec les intervenants dans les mois qui viennent. Par la suite, une version plus formelle de la stratégie reviendra devant le conseil d’administration pour approbation.

8.1 Décision

Le conseil a approuvé le document de travail sur la violence familiale.

9. Éléments nouveaux : Politique de fichage de la Police de Toronto

Un membre du conseil d’administration a demandé si AJO allouait des ressources pour les questions de fichage. La vice-présidente et avocate générale a rapporté les suivants :

  • Le fichage sera inclus dans le mandat de la future stratégie de justice pour les communautés racialisées;
  • Un certain nombre de cliniques juridiques communautaires et de sociétés étudiantes d’aide juridique se sont investies dans cette question.