Instances publiques du conseil

Instance publique du conseil d’administration du 10 avril 2015

Présence

Membres du conseil d’administration présents :

John McCamus (président du conseil d’administration); Aly Alibhai; Nancy Cooper; Michelle Haigh; John Liston; James McNee; Derry Millar; James Yakimovich; Robert W. Ward (président-directeur général et membre d’office)

Personnel :

Mary-Ann Cochetto; David Field; Charles Lafortune; Felice Lambermont; Sue McCaffrey; David McKillop; Stephanie Mealing; Heather Robertson; Michelle Séguin; Aneurin Thomas

1. Ordre du jour

L’ordre du jour de la réunion a été adopté.

2. Divulgation de conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été divulgué.

3. Réunions du conseil d’administration

3.1 Décision

Les procès-verbaux des réunions du conseil tenues les 5 et 6 février et le 11 mars 2015 ont été adoptés.

4. Rapport du président du conseil

Le président a présenté verbalement le rapport suivant :

4.1 Réunions et activités

  • Le président a représenté AJO lors d’une cérémonie d’assermentation de deux nouveaux juges de paix à la Cour d’appel de l’Ontario;
  • Il a assisté à des rencontres annuelles des intervenants francophones du secteur de la justice;
  • Aux côtés du président-directeur général, il a assisté à une rencontre trimestrielle avec le sous-procureur général;
  • Il a rencontré le directeur adjoint du Cabinet du premier ministre, nominations publiques, et essaye d’organiser une rencontre avec le directeur des nominations publiques du ministère du Procureur général, pour discuter des nouvelles nominations et du renouvellement du mandat de membres au conseil d’administration d’AJO;
  • Il a été interviewé sur Radio 1010 AM au sujet de l’élargissement de l’admissibilité financière;
  • Il a été interviewé par Ottawa Law School Show (un programme de droit en ligne), sur diverses questions, notamment l’accès à la justice;
  • Il a assisté à une réception à l’occasion du départ à la retraite de la juge en chef Annemarie Bonkalo de la Cour de justice de l’Ontario.

4.2 Sous-comité de planification de la relève du conseil d’administration

Le sous-comité a interviewé deux sociétés de recrutement de cadres et prévoit en interviewer une troisième immédiatement après la présente réunion du conseil. Il décidera plus tard dans la journée laquelle de ces sociétés de recherches de cadres il engagera.

4.3 Élections des conseillers du barreau

Comme il ne serait pas acceptable qu’AJO soit perçue comme appuyant la candidature d’une personne en particulier à un poste de conseiller du barreau, AJO a pour politique d’interdire à quiconque d’utiliser ses listes d’adresses de courriel pour faire campagne; l’avocate générale a aussi émis une note de service à cet effet.

Le conseil a examiné les politiques du Barreau relatives aux élections des conseillers. Un membre du conseil a suggéré qu’AJO devrait faire valoir qu’elle est tenue de respecter les règles de la fonction publique de l’Ontario qui interdisent aux candidats d’utiliser les ressources du secteur public, notamment la liste d’adresses de courriel d’AJO.

4.4 Retraite et séance de planification stratégique du conseil d’administration de juin 2015

Un sous-comité du conseil a été chargé de proposer des sujets de discussion et de présentation pour la retraite et la séance de planification stratégique du conseil de juin 2015. Comme dans les années passées, le vice-président, Planification stratégique et conformité, a offert d’aider le sous-comité dans cette tâche.

4.5 Stratégie en matière de santé mentale

Le conseil devrait approuver cette stratégie dans un avenir proche. Le président a l’intention d’organiser, pour les membres du conseil, une visite sur place du Tribunal pour les personnes ayant de troubles mentaux à l’Ancien hôtel de ville, avant la réunion du conseil de juin 2015.

4.6 Divulgation proactive des dépenses du président

Les frais de billet d’avion et d’hôtel pour le symposium national sur la justice pénale à Montréal se sont élevés à 590,45 $.

4.7 Décision

La Commission a reçu le rapport du président du conseil.

5. Rapport du président-directeur général (suite)

Le président-directeur général a donné le rapport suivant :

5.1 Finances

  • AJO prévoit un surplus de l’ordre de 5 à 7 millions de dollars.
  • Un budget équilibré est à peu près garanti.
  • Les nouvelles lignes directrices sur l’admissibilité financière, en vigueur depuis le 1er novembre 2014, ont donné lieu à l’émission de seulement 830 nouveaux certificats. Les renseignements provenant d’autres ressorts territoriaux, comme le Royaume-Uni, confirment que ce type d’initiative prend du temps à mettre en œuvre.
  • Le coût moyen par service offert diminue.

5.2 Tendances et distinction

  • Au cours des quelques dernières années, AJO a augmenté son efficacité d’environ 20 pour cent, probablement grâce à son système à canaux multiples de prestation des services.
  • AJO a émis un plus grand nombre de certificats en droit des réfugiés, mais un nombre moindre en droit criminel et en droit de la famille.
  • Des économies substantielles et une qualité accrue ont été obtenues dans le programme de gestion des causes majeures, en particulier dans la gestion de la liste des avocats.
  • Les réunions de participation des intervenants semblent être plus productives.
  • Le ministère du Procureur général (MPG) a reconnu AJO en tant que leader de la fonction publique de l’Ontario pour la prestation de services en français.
  • Les avocats sont dans l’ensemble d’accord avec les nouvelles normes régissant la liste des avocats en droit des réfugiés.
  • Les avocats principaux font un travail exceptionnel dans leur nouveau rôle. À l’occasion, les juges leur demandent d’agir en tant qu’amis de la cour pour des clients non représentés devant les tribunaux.

5.3 Centre d’appel

La durée d’attente au centre d’appel est à la hausse par suite d’échanges plus poussés avec les clients. La qualité s’est améliorée et la durée des appels a doublé. Des plans d’amélioration sont en cours d’élaboration.

5.4 Cliniques

La transformation des cliniques dans la RGT fait l’objet de rapports contradictoires dans les médias. Le processus est relativement instable, mais un certain nombre de cliniques sont encore déterminées à se moderniser d’une façon ou d’une autre. La stratégie d’AJO consiste à encourager et soutenir l’initiative, mais sans la diriger. Les dirigeants du projet vont de l’avant avec les cliniques qui restent engagées dans cette initiative, et encouragent, sans les forcer, celles qui ne le sont pas.

Les cliniques spécialisées vont de l’avant avec un projet de regroupement de leurs locaux.

5.5 Conventions d’honoraires (CH)

De nombreux avocats du secteur privé ont conclu une convention d’honoraires, couvrant une proportion importante du nombre total de certificats.

5.6 Information erronée sur AJO

Il semble que certains magistrats soient mal informés à propos d’AJO. Au cours des prochains mois, le personnel tentera de communiquer directement avec les juges et les juges de paix afin de leur fournir des renseignements précis et à jour.

Le président a noté que la nouvelle juge en chef de la Cour de justice de l’Ontario sera peut-être disposée à engager un dialogue avec les représentants d’AJO.

5.7 Futures augmentations tarifaires non provisionnées

Si AJO est obligée de financer le déficit dans ce domaine à partir de ses ressources propres et qu’un budget est déposé à cet effet, elle pourrait avoir à révéler aux intervenants externes qu’elle doit financer l’augmentation des tarifs par des économies internes.

Autres questions abordées :

  • Le coût annuel ultime de l’augmentation des tarifs pourrait être inférieur à l’estimation initiale de 14 millions de dollars;
  • Le financement doit provenir de changements structurels, et pas seulement d’économies en cours d’année;
  • Le ministère du Procureur général pourrait reconsidérer sa position.

5.8 Autres questions

Le conseil a examiné les questions suivantes :

  • Un article négatif dans les médias sur le rôle d’AJO dans une affaire notoire relevant du protocole;
  • De légères modifications au projet de réforme des avocats de service afin de profiter des CH pour les avocats de service à la journée et de faire en sorte qu’on dispose d’un nombre suffisant d’avocats;
  • Les rencontres avec la grande majorité des députés provinciaux se sont avérées positives; les régions et districts maintiendront dorénavant un contact régulier avec les députés.

5.9 Décision

La Commission a reçu la deuxième partie du rapport du président-directeur général.

6. Rapports des comités

6.1 Comité des finances et de la vérification

Décision

Le conseil a approuvé le procès-verbal de la réunion du 26 février 2015 du Comité des finances et de la vérification.

6.2 Budget 2015-2016

Décision

Le Conseil a approuvé le budget de fonctionnement 2015-2016 ainsi que les prévisions financières pour 2016-2017 et 2017-2018.

7. Rapports au conseil

7.1 Rapports des Services généraux

Conventions d’honoraires (CH) et avocats principaux

Près de six pour cent du total des certificats sont visés par une convention d’honoraires (l’objectif initial était de 20 pour cent). AJO promouvra plus activement les avantages des CH auprès des avocats du secteur privé. Des discussions sont en cours avec le directeur de la conformité du Barreau du Haut-Canada (BHC) au sujet des règles applicables aux comptes en fiducie des avocats qui ont conclu une CH.

AJO envisage d’adopter des dispositions contractuelles similaires avec les nouveaux avocats pour les affaires relevant de la LSEF, en particulier dans le nord.

Autres points discutés :

  • L’élaboration de politiques en matière de discipline;
  • L’acceptation du modèle des avocats principaux d’AJO dans le système de justice; les juges ont répondu favorablement au soutien des avocats principaux pour les nombreux clients difficiles à servir devant les tribunaux;
  • Les avocats du secteur privé semblent rassurés par le fait que les avocats principaux d’AJO ne les remplaceront pas pour le travail qui relève normalement du programme des certificats.

Décision

Le conseil a reçu le rapport de mise à jour.

Discussion sur le perfectionnement professionnel du personnel d’AJO

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a fait le rapport suivant :

  • Les défis auxquels les avocats de service d’AJO sont confrontés ont considérablement changé au cours des dernières années;
  • Le personnel souhaite obtenir l’avis du conseil à propos de l’élaboration d’un cadre qui permettrait de disposer en tout temps d’un effectif approprié d’avocats salariés en mesure de fournir des services de haute qualité aux clients;

Le directeur intérimaire, Programmes provinciaux et innovations, a reconnu que des efforts sont encore nécessaires pour mieux faire connaître le rôle des avocats de service et régler la question de la qualité des services qu’ils fournissent.

Autre

Le conseil a discuté de l’augmentation tarifaire non provisionnée pour 2016-2017.

Décision

La Commission a reçu le rapport.

7.2 Rapports du Service de la planification stratégique et de la conformité

Politique sur le professionnalisme – processus opérationnel

Le vice-président, Planification stratégique et conformité, a présenté ce rapport, en notant que, comme le conseil l’avait demandé, la politique sur la civilité a changé de titre pour devenir la « politique sur le professionnalisme ».

La politique d’AJO sur le professionnalisme sera incorporée dans les règles de gestion des listes d’avocats. Elle prévoit une série graduelle de mesures disciplinaires dans le cas où des avocats inscrits sur une liste d’AJO manqueraient de respect ou de courtoisie.

Décision

La Commission a reçu la politique sur le professionnalisme - processus opérationnel.

Rapport sur le processus de radiation des listes d’avocats

Une politique relative à la radiation d’un avocat d’une liste est en cours d’élaboration.

Le vice-président, Planification stratégique et conformité, a mentionné que le nombre d’avocats radiés des listes a augmenté, probablement par suite d’une gestion et d’une surveillance plus rigoureuses des listes d’avocats à la fois par AJO et par le Barreau du Haut-Canada.

Les lacunes suivantes ont été relevées et doivent être réglées formellement :

  • Un système de gestion des connaissances pour faire le suivi des avocats problématiques au fil du temps;
  • Des exigences claires en matière de reddition de comptes;
  • Des échéanciers et des stratégies pour répondre à ce qui précède.

La vice-présidente et avocate générale a souligné que radier un avocat d’une liste est une procédure très formelle et judiciarisée, assortie de garanties pour que les avocats puissent comprendre ce qui leur est reproché et présenter une défense pleine et entière.

Aucun mécanisme d’appel n’est prévu, mais les avocats concernés pourraient demander une révision judiciaire devant les tribunaux. Les avocats qui ont été radiés d’une liste peuvent demander leur réinscription après un certain temps.

Le conseil a discuté de la possibilité de communiquer publiquement les noms des personnes radiées d’une liste d’avocats ainsi que d’autres détails sur la décision. La radiation d’une liste de l’aide juridique diffère d’une procédure disciplinaire du Barreau, et un rapport public qui ne nomme pas les personnes visées pourrait éduquer le public.

Décision

La Commission a reçu le rapport sur le processus de radiation d’une liste d’avocats.

African Canadian Legal Clinic : examen de la réduction de la provision au titre de la rémunération

Le conseil de la clinique a engagé un vérificateur externe pour procéder à un examen indépendant de la réduction des congés compensatoires d’un employé qui avait atteint une valeur de 152 000 $.

Les vérificateurs ont examiné l’ensemble des renseignements pertinents, y compris la décision de niveau 3 de règlement du différend du comité des cliniques du conseil et les documents à l’appui, en date du 17 novembre 2014.

Les vérificateurs internes et externes ont conclu que la dette de rémunération avait été complètement payée.

Décision

Le conseil a reçu le rapport sur la réduction des congés compensatoires de l’African Canadian Legal Clinic.

7.3 Rapports du Service des politiques et des relations extérieures

Élaboration de la stratégie d’AJO en matière d’information juridique publique

Le vice-président, Politiques, recherche et relations extérieures, a expliqué qu’AJO dispose maintenant de plusieurs modes de communication de l’information, notamment :

  • Son site public d’information juridique (Faitsdedroit);
  • Le Programme d’information sur le droit de la famille (PIDF);
  • Les centres d’information sur le droit de la famille (CIDF);
  • Les centres de services de droit de la famille (CSDF);
  • Les services de renvoi vers des avocats de service et de conseils juridiques sommaires par l’entremise du centre d’appel.

Afin de maximiser la coordination et le contrôle de qualité, le personnel propose d’engager un consultant externe pour aider à élaborer une stratégie coordonnée en matière d’information juridique destinée au public. Cette stratégie permettrait de maximiser l’utilisation de la technologie interactive, le rapport coût-efficacité et l’efficience. Elle permettrait aussi de répondre à des besoins non satisfaits de groupes de clients prioritaires, comme les peuples autochtones, les clients ayant des troubles de santé mentale, les clients vivant une situation de violence familiale, etc.

AJO a informé CLEO que l’intention n’est pas de remplacer ses services et que CLEO sera inclus dans l’étude.

Les membres du conseil ont convenu que des ressources suffisantes doivent être allouées pour s’assurer que l’information juridique destinée au public est toujours à jour.

Une demande de proposition (DP) sera émise sous peu. Une stratégie sur l’information juridique destinée au public sera élaborée au cours de l’été. Une ébauche en sera présentée au conseil lors de sa réunion d’octobre.

Décision

Le conseil a reçu le rapport sur l’élaboration d’une stratégie d’AJO sur l’information juridique publique.

Document de consultation « Gouvernement ouvert, données ouvertes »

Le directeur général, Politiques et recherche stratégique, a indiqué que le système de justice et d’autres secteurs gouvernementaux manquent généralement de transparence. AJO entend mettre au point et lancer une consultation à l’échelle de la province pour mieux se faire connaître auprès du public, des intervenants et des clients. AJO est un chef de file dans ce domaine au sein du système de justice.

Décision

Le conseil a reçu l’ébauche de document de consultation « Gouvernement ouvert, données ouvertes ».

Outils de recherche juridique

Le vice-président, Politiques, recherche et relations extérieures a expliqué que, jusqu’à présent, AJO a maintenu un abonnement de base auprès de fournisseurs de recherche juridique en ligne.

Le MPG négocie un contrat de deux ans avec LexisNexis et Thomson Reuters, pour l’achat de services en ligne et d’impression. AJO pourrait se joindre à ce contrat, à un coût d’environ 900 000 $ sur deux ans. Un investissement supplémentaire d’environ 100 000 $ sur deux ans serait nécessaire. On pourrait envisager de regrouper tous les budgets de recherche et de référence dans un fonds commun de ressources juridiques d’AJO.

Le contrat du MPG permettait à un plus grand nombre de membres du personnel de l’aide juridique, y compris des cliniques, d’accéder à un plus large éventail de ressources pour les recherches juridiques et permettrait de faire des économies grâce à un achat en nombre et à une diminution de l’utilisation de documents imprimés.

Décision

Le conseil a approuvé le contrat de deux ans pour des outils de recherche juridique, si AJO décide de se joindre à ce contrat, et a délégué au président-directeur général, le pouvoir de signer ce contrat d’achat.

7.4 Rapport annuel 2014-2015 du Bureau provincial de gestion des causes (BPGC)

Le vice-président, Bureau provincial de gestion des causes, a présenté les faits saillants de ce rapport :

Gestion des causes majeures (GCM)

  • La relation entre AJO et les avocats du secteur privé qui traitent des affaires relevant de la GCM semble maintenant être plus solidaire et interactive.
  • Les coûts des cas sont maîtrisés parce que les avocats acceptent de travailler dans les limites d’un budget établi dès le départ.
  • Le BPGC s’efforce de confier les affaires de GCM seulement aux avocats ayant le plus d’expérience.
  • Le BPGC utilisera une approche d’intervention dans la gestion des cas.

Élaboration d’un outil de prévision du budget

  • AJO a mis au point un outil qui permet de déterminer les données pertinentes et de prévoir la gamme moyenne des coûts pour une affaire relevant de la GCM.
  • Le personnel peut utiliser cet outil pour se faire une meilleure idée des différents aspects d’une affaire, relever les lacunes éventuelles, mener des conversations constructives entre le gestionnaire de cas d’AJO et l’avocat chargé du dossier, et déterminer la performance de l’avocat.
  • Un outil de prévision budgétaire similaire est utilisé avec succès dans le secteur de l’assurance pour la gestion des réclamations.
  • Au cours de l’exercice 2014-2015, la réduction moyenne des budgets négociés en utilisant cet outil est passée de 35 pour cent à 41 pour cent.
  • AJO envisage de rendre le programme accessible à d’autres régimes d’aide juridique provinciaux.

Association in Defence of the Wrongly Convicted (AIDWYC)

AJO a accepté de conclure une entente de financement avec l’AIDWYC pour l’aider à étendre son travail au nom des clients condamnés à tort. Ceci pourrait également fournir une opportunité de formation pour le personnel d’AJO et des étudiants.

Financement d’un nouveau programme d’appels pour des détenus

Les avocats du secteur privé recevaient auparavant des honoraires pour leurs services dans certains appels interjetés par des détenus. AJO a mis en place un programme qui assure une relation plus directe avec la Cour supérieure et la Cour d’appel de l’Ontario et donne à la magistrature une meilleure garantie que les détenus qui interjettent appel recevront l’assistance nécessaire.

Autres faits saillants

  • La base de données du BPGC et l’accès à une meilleure analyse permettent d’obtenir des renseignements essentiels comme le pourcentage de cas, les résultats obtenus pour les clients, etc.
  • La politique en matière de réparation dans les demandes de changement d’avocat a des résultats positifs.
  • Une gestion de cas rigoureuse est nécessaire pour les affaires de « gangs et d’armes à feu », parce qu’elles peuvent présenter un risque élevé.
  • Les avocats du secteur privé semblent accepter l’analyse d’AJO sur les motions préalables au procès.
  • Le BPGC est parvenu à réduire les coûts sans soulever trop de critiques de la part des intervenants.
  • Un certain nombre de cabinets d’avocats travaillent maintenant en vertu d’une convention d’honoraires.
  • Le Comité des recours collectifs et des causes types poursuit ses travaux.

Le président-directeur général a noté que les succès du BPGC dans ces initiatives constituent un excellent exemple du succès de la gestion du changement au sein d’AJO, et montre comment on peut améliorer les relations avec les intervenants.

Le président du conseil a fait remarquer que ces résultats répondent aux recommandations du rapport Code-Lesage, notamment en ce qui concerne la réduction des motions préalables au procès frivoles.

Décision

Le conseil a reçu le rapport annuel 2014-2015 du Bureau provincial de gestion des causes (BPGC).

7.5 Revue de la performance du président-directeur général pour 2014-2015

Les membres du Conseil ont tenu une discussion à huis clos, en l’absence du président-directeur général et du personnel.

Décision

La Commission a reçu l’évaluation de la performance du président-directeur général pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2015 et approuvé la côte de performance et la prime du président-directeur général pour l’exercice 2014-2015.