Instances publiques du conseil

Instance publique du conseil d’administration du 3 octobre 2014

Présence

Membres du conseil d’administration présent(e)s :

John McCamus (président du conseil d’administration); Aly Alibhai; Nancy Cooper; John Liston; James McNee; Derry Millar; Tim Murphy; James Yakimovich; Robert W. Ward (président-directeur général et membre d’office)

Membres du personnel :

David Field; Felice Lambermont; Jawad Kassab; Sue McCaffrey; David McKillop; Stephanie Mealing; Heather Robertson; Nye Thomas

1. Ordre du jour

L’ordre du jour a été adopté.

2. Divulgation de conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été divulgué.

3. Réunions du conseil

3.1 Décision

Le conseil a adopté les procès-verbaux des réunions du 20 juin, du 21 juillet et du 31 juillet ainsi que du 19 août 2014.

4. Rapport du président du conseil d’administration

Le président a rapporté les éléments suivants :

4.1 Réunions des comités consultatifs

Les réunions des huit comités consultatifs du conseil d'administration ont eu lieu en 2014. Le calendrier annuel des réunions a été modifié pour mieux faire correspondre l’analyse environnementale au processus de planification stratégique.

Chaque comité consultatif a étudié un aperçu du plan d’activités d’AJO et élaboré un rapport provisoire et, ultérieurement, un additif au rapport dans lequel figurent les commentaires des membres du comité.

Un membre de comité a loué les efforts du directeur général du Service des politiques, de la recherche stratégique et de la veille stratégique et des statistiques ainsi que d’autres membres du personnel qui contribuent au processus des comités consultatifs du conseil d’administration.

4.2 Gestion du bassin d’avocats (GBA)

Certains membres du conseil d’administration d’AJO ont reçu une lettre non signée du comité organisateur de la campagne des avocats d’AJO pour des négociations collectives. Le comité a rédigé et envoyé une réponse. AJO publiera cette réponse sur son site Web interne.

4.3 Planification de la relève

Le Comité de planification de la relève du conseil d’administration s’est réuni pour examiner l’ébauche du mandat du comité. Il préparera une version révisée et simplifiée du mandat qui sera présentée au conseil d’administration pour approbation.

4.4 Autres questions relatives aux cliniques

Les membres du conseil se sont entendus sur le fait que le comité de financement des cliniques initial devrait prendre les décisions liées aux cliniques, mais ne devrait pas prendre part aux questions opérationnelles.

Ils ont également discuté :

  • Des modifications récentes apportées au mandat des cliniques et de la possibilité pour le Comité sur les cliniques de jouer un rôle plus proactif dans les domaines comme le processus de modernisation des cliniques;
  • Des façons d’encourager les cliniques à participer au processus de modernisation;
  • De certains antécédents du système des cliniques, notamment le fait que les systèmes d’aide juridique et des cliniques avaient été créés sous la forme de deux entités séparées.

Le président-directeur général a fait le compte-rendu des conversations en cours avec des membres du parlement provincial. Des rencontres avec les députés provinciaux et/ou leurs assistants seront organisées de façon régulière et systématique et un compte-rendu en sera fait au conseil lors de sa prochaine réunion en décembre.

Le président-directeur général a ajouté que la modernisation des cliniques n’est pas le fruit d’une initiative menée par AJO; les cliniques mènent un débat au sein de leurs communautés pour savoir comment être plus efficaces et efficientes, soutenues par AJO au besoin. De plus, il a expliqué que les deux personnes chargées du projet de modernisation des cliniques de la RGT souhaitent tenir le conseil informé du rapport de vision sur le projet de modernisation des cliniques juridiques de la RGT.

Le président a parlé d’un événement auquel les chargés du projet de la RGT ont assisté, certains professeurs de la faculté de droit d’Osgoode et d’autres invités y ont discuté du concept de communauté. La documentation disponible de l’événement sera envoyée aux membres du conseil.

4.5 Dépenses

Le président a rapporté que ses dépenses totales pour la période couverte par le rapport s’élevaient à 0 $.

4.6 Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport du président.

5. Rapport du président-directeur général (deuxième partie)

Le président-directeur général a souligné les points suivants :

5.1 Médias

Le président-directeur général a souligné certains articles des médias, notamment l’enquête d’opinion du Law Times dont les résultats montrent que 64 % des répondants approuvent l’élargissement des services d’avocats de service ainsi que les commentaires positifs sur les incitatifs en droit de la famille et sur le financement des SEAJ.

5.2 Rapport trimestriel sur l’effectif

Ce rapport montre une augmentation significative des services directs aux clients. Parmi les faits saillants du rapport :

  • 64 pour cent du personnel d’AJO offre des services directs aux clients en face à face;
  • La modernisation se reflète dans les effectifs d’AJO et dans d’autres modifications;
  • Le nombre de jours de maladie est en légère baisse;
  • AJO offre des formations, notamment des modules pour que le personnel prenne connaissance de la culture de la fonction publique au sein d’AJO ainsi que des modules pour savoir comment exercer en tant qu’avocat.

Le président-directeur général a rapporté que :

  • La majorité de l’augmentation des effectifs provient des avocats de service et d’autres avocats salariés; le Service de la vérification et de la conformité a également augmenté ses effectifs, tel que prescrit par le conseil d’administration;
  • Des renseignements plus précis sur la nature des augmentations des effectifs seront fournis au conseil d’administration;
  • Les avocats du secteur privé ne sont pas en mesure de fournir les services dont les clients ont besoin 100 % du temps et AJO dispose d’une stratégie pour combler cette lacune.

5.3 Rapport concernant les contentieux

Le conseil a discuté des degrés de confidentialité des renseignements sur les clients dans ce rapport. Il y a eu une légère augmentation du nombre liquidateur des dépens qui étudient les comptes des avocats et leurs décisions sont publiques.

Dans le cas d’une décision défavorable d’un liquidateur des dépens, AJO pourrait déposer une demande de contrôle judiciaire.

Une affaire relevant de la Gestion des causes majeures a été renvoyée à un avocat extérieur au motif que les affaires de GCM sortent du cadre du régime tarifaire.

Le conseil d’administration sera tenu informé de toute nouvelle information.

5.4 Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport du président-directeur général.

6. Rapport des comités

6.1 Procès-verbaux des réunions des comités du conseil

Réunion du Comité des finances et de la vérification

Décision

Le conseil a adopté le procès-verbal de la réunion du Comité des finances et de la vérification du 17 septembre 2014.

Réunions du Comité sur les cliniques du conseil d’administration

Décision

Le conseil a adopté le procès-verbal de la réunion du Comité sur les cliniques du conseil d’administration du 24 juin, 11 juillet et du 8 août 2014.

7. Rapports au conseil

7.1 Contrat d’objectifs du président-directeur général pour 2014-2015

Le conseil d’administration a discuté du contrat d’objectifs du président-directeur général pour 2014-2015.

7.2 Décision

Le conseil d’administration a approuvé le contrat d’objectifs du président-directeur général pour 2014-2015 tel que modifié.

7.3 Rapport sur la planification des mesures d’urgence

Le conseil d’administration a discuté de la planification des mesures d’urgence.

7.4 Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport sur la stratégie de planification des mesures d’urgence.

7.5 Ébauche du plan d’activités de 2015-2016

Le vice-président, Planification stratégique et Conformité, a présenté la dernière ébauche du plan d’activités 2015-2016, soulignant quelques modifications apportées à l’ébauche précédente. Le plan ne comporte ni problème ni préoccupations majeurs, mais la prochaine version comprendra :

  • Des références à la lettre de mandat du Premier ministre à la Procureure générale, notamment le fait que le plan d’activités d’AJO est conforme aux directives de la lettre de mandat;
  • Les conseils reçus durant le processus de comités consultatifs;
  • Les résultats d’une enquête de satisfaction des clients reçus cette semaine;
  • Conformément à la demande du ministère de la Procureure générale, un résumé financier sur trois ans.

Le président-directeur général a indiqué que la décision du conseil d’administration de décaler le processus d’analyse environnementale au printemps a offert une meilleure occasion de répondre à cette demande. Il a rapporté que le plan d’activités est en constante évolution et requiert l’avis du conseil d’administration.

7.6 Décision

Le conseil d’administration a approuvé l’ébauche du plan d’activités de 2015-2016

7.7 Projet de transformation des causes types

Le conseil d’administration avait précédemment approuvé un projet visant à renforcer le soutien d’AJO pour les causes types et à clarifier la place d’AJO dans le monde des causes types, comme l’a fait la stratégie en matière de causes types en droit des réfugiés. Une vaste consultation a été menée — 38 rencontres — pour déterminer comment AJO peut s’améliorer.

Le vice-président, Bureau provincial de la gestion des causes et des services spéciaux, a reporté les éléments suivants :

  • Un nouveau programme de causes types simplifié occasionnera une utilisation plus stratégique des ressources publiques;
  • Conformément aux politiques stratégiques d’AJO, les affaires auxquelles sont mêlés des Autochtones et des personnes qui ont des troubles de santé mentale et les autres questions de justice sociale auront la priorité;
  • AJO cherchera à obtenir davantage de conseils des intervenants et des experts;
  • Un certain nombre de causes qui ont une incidence sur les droits individuels et les contestations fondées sur la Charte.

En réponse à une question de savoir si le conseil d’administration devait donner des directives sur les objectifs politiques, le président-directeur général a expliqué que :

  • Même si AJO pouvait suggérer des domaines prioritaires de l’organisme, elle ne devrait pas donner de directives spécifiques aux comités sur les causes types;
  • Il faut clarifier les rôles de l’administration et du personnel dans les causes types et il est nécessaire de développer une politique sur les causes types.

Le conseil d’administration discuté des sujets suivants :

  • Les genres de causes types directes et les interventions envisagées, par ex. action pénale, recours collectifs, enquêtes, etc.;
  • Le besoin d’une visibilité accrue pour les procédures et résultats du Comité des causes types et des recours collectifs d’AJO;
  • Le risque de conflit avec d’autres organismes qui travaillent sur les causes types.

Le président a suggéré de rendre pleinement compte des résultats obtenus grâce aux causes types et le conseil a convenu qu’il était difficile de déterminer et de mesurer le succès d’une cause type. Le président a également suggéré que le conseil d’administration ait un rôle dans l’approbation des critères et dans l’établissement des priorités.

Le président-directeur général a ajouté qu’AJO peut développer une relation avec l’Association in Defence of the Wrongly Convicted (AIDWYC) pour gérer les causes types de manière plus substantielle.

7.8 Décision

Le conseil d’administration a approuvé les recommandations suivantes :

  • AJO doit continuer son initiative de modernisation des causes types, en se conformant aux thèmes identifiés dans le rapport;
  • AJO doit établir une nouvelle définition des « causes d’intérêt public » et des priorités stratégiques du Comité des recours collectifs et des causes types pour les causes types en droit de l’immigration et des réfugiés et du Bureau du droit des réfugiés;
  • AJO doit élaborer les étapes suivantes proposées pour le projet de transformation des causes types.

7.9 Normes régissant les prestataires de services en droit des réfugiés

Le directeur général de projet, réforme des services aux réfugiés a rapporté ce qui suit&nbp;:

  • Un processus a été établi pour fournir une formation de remédiation et radier les membres des listes qui ne sont pas en mesure de respecter les nouvelles normes des listes d’avocat;
  • Les normes précisent que l’inscription aux listes peut être refusée si c’est dans l’intérêt du public;
  • AJO prévoit qu’environ 10 pour cent des membres seront radiés des listes d’avocat en droit des réfugiés, mais AJO offrira aux avocats rayés des listes l’occasion de voir leur demande réexaminée et leur nom réinscrit à la liste;
  • AJO a mené de vastes consultations auprès des intervenants du secteur privé;
  • Étant donné qu’AJO reçoit tous les formulaires de Fondement de la demande d’asile (FDA) pour les clients réfugiés d’AJO, AJO peut évaluer au cas par cas la qualité du travail.

Quand la vice-présidente et avocate générale a fait une remarque concernant la longueur du processus de radiation des listes d’avocat et le besoin d’établir un processus de prise de décision interne indépendant, le directeur général de projet, réforme des services aux réfugiés a rapporté les suivants :

  • Les nouvelles normes d’inscription aux listes sont en cours d’élaboration dans d’autres domaines du droit;
  • Les directeurs généraux continuent de gérer des avocats problématiques dans leurs districts;
  • Une inscription conditionnelle ou probatoire est envisageable dans certains cas;
  • L’inscription aux listes arrivera à expiration après trois ans, et les membres devront demander leur réinscription.

7.10 Décision

Le conseil d’administration a approuvé les normes modifiées pour les listes d’avocats en droit des réfugiés.

7.11 Contribution d’AJO aux régimes d’aide juridique internationaux

Le vice-président, Politiques, Recherche stratégique et Relations externes a informé que :

  • AJO a grandement participé au travail de développement international avec les régimes d’aide juridique à travers le monde;
  • AJO a accueilli des délégations et des projets plus intensifs nécessitent que certains membres du personnel se déplacent dans d’autres pays;
  • Généralement, AJO apporte l’expertise, l’Association du Barreau canadien gère l’administration, et l’Agence canadienne de développement international (ACDI) organise le soutien financier;
  • S’il y a un élément de risque pour la sécurité personnelle, AJO refuse l’invitation et ne se rend pas dans la région en question;
  • Parmi les succès : Le Bangladesh a mis en place un programme d’avocat de service qui correspond à celui d’AJO et la Chine a mis en place de nombreux services qui correspondent à ceux d’AJO, par ex. les normes pour les listes d’avocats de service, le processus de planification opérationnelle, les cliniques en droit des pauvres, etc.;
  • La contribution d’AJO peut améliorer sa réputation et est appréciée au niveau international.

Le président-directeur général a remarqué que ces programmes de développement d’aide juridique offrent des occasions de formation culturelle stimulantes pour la haute direction. Une analyse coûts-avantages serait difficile, mais faire bénéficier de son expertise rentre dans le cadre du mandat d’AJO concernant l’accès à la justice.

Le vice-président a présenté trois possibilités concernant la future participation d’AJO dans des opportunités de développement international.

7.12 Décision

Le conseil a approuvé la première possibilité à savoir de continuer à s’impliquer dans le travail d’aide juridique international. Deux membres s’y sont opposés.