Instances publiques du conseil

Instance publique du conseil d’administration du 28 mai 2014

Présence

Membres du conseil d’administration présent(e)s :

John McCamus (président du conseil d’administration); Aly Alibhai; Nancy Cooper; Michelle Haigh; John Liston; James McNee; Derry Millar; James Yakimovich; Robert W. Ward (président-directeur général et membre d’office)

Invités :

Bonnie Lysyk, vérificatrice générale de l'Ontario; John McDowell, directeur, Bureau du vérificateur général; Karen Kinnaird et Eleonora Reznik du cabinet Ernst and Young

Personnel 

Sue McCaffrey; Stephanie Mealing; Michelle Séguin; Vince Correia; Glenor Shiu

1. Ordre du jour de la réunion

L'ordre du jour de la réunion est adopté.

2. Divulgation de conflit d'intérêts

Aucun conflit d'intérêts n'est divulgué.

3. Rapports du conseil

3.1 États financiers non vérifiés d'AJO pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014

La vice-présidente et directrice générale de l'administration présente ces états financiers et explique qu'ils doivent être approuvés par le conseil d'administration avant que la vérificatrice générale puisse publier le rapport du vérificateur.

La vice-présidente et directrice générale de l'administration présente Bonnie Lysyk, la vérificatrice générale de l'Ontario, John McDowell, directeur du Bureau du vérificateur général, et Karen Kinnaird et Eleonora Reznik du cabinet Ernst and Young.

La vice-présidente et directrice générale de l'administration fait remarquer ce qui suit :

  • N'importe quel changement mineur aux états financiers sera porté à l'attention du conseil d'administration à sa prochaine réunion, au cours de laquelle les états financiers vérifiés seront présentés;
  • Les annexes contiennent les opinions respectives d'AJO et du ministère du Procureur général sur le traitement de l'excédent de fonctionnement d'AJO;
  • L'excédent de revenus de 14 millions de dollars par rapport aux dépenses, pour 2013-2014, figurera comme un excédent de fonctionnement sur le relevé des opérations et sera inclus dans l'avoir net de la personne morale comme un excédent accumulé;
  • Les états financiers indiquent les augmentations de revenus de l'exercice précédent provenant de la Fondation du droit de l'Ontario et du gouvernement de l'Ontario, ainsi que les dépenses réduites, principalement dans le programme des certificats.

La vérificatrice générale explique que son bureau est responsable de la vérification d'AJO et qu'il a engagé le cabinet Ernst and Young comme mandataire. Elle félicite AJO pour son année couronnée de succès. Elle fait observer qu'il reste encore quelques questions mineures à régler, mais qu'à l'avenir, la communication sera plus efficace pendant le processus de planification entre le Bureau du vérificateur général, le mandataire vérificateur et le conseil d'administration d'AJO. Les questions suivantes restent à régler :

  • La transition à des normes comptables applicables aux organismes à but non lucratif;
  • L'excédent de fonctionnement et comment le traiter;
  • Des fonds supplémentaires du gouvernement de l'Ontario pour les trois prochaines années et les exigences de divulgation pour reporter les fonds non dépensés.

Karen Kinnaird présente les résultats de la vérification d'Ernst and Young au 31 mars 2014 et mentionne que l'examen financier des états financiers non vérifiés d'AJO est en cours. Elle précise :

  • Les vérificateurs sont satisfaits des procédures de contrôle interne, de la façon dont le nouveau financement pour les affaires de droit de la famille est reconnu comme un revenu dans les états financiers et de la conversion de la masse salariale;
  • Il reste notamment à préparer une lettre juridique ainsi qu'une lettre de gestion; il manque des renseignements sur le nouveau financement et des renseignements à l'appui du report; diverses communications manquent aussi;
  • Ernst and Young est content de la coopération du personnel et recommandera un rapport du vérificateur sans réserve au Bureau du vérificateur général de l'Ontario.

Le conseil d'administration a rencontré la vérificatrice générale et l'équipe de vérification en l'absence du personnel.

3.2 Décision

Le conseil d'administration approuve les états financiers non vérifiés d'AJO pour l'exercice financier se terminant le 31 mars 2014.

3.3 États financiers non vérifiés du régime de retraite d'AJO pour l'exercice se terminant le 31 décembre 2013

La vice-présidente et directrice générale de l'administration présente Doug Holt de Hilborn LLP et les états financiers non vérifiés du fonds de fiducie du régime de retraite des employés d'AJO.

Elle explique que cette vérification se fonde sur l'avoir contenu dans le régime, et non sur le passif du régime de retraite. Les avoirs ont augmenté de 10 millions de dollars — 5 millions de dollars provenant d'AJO et de ses employés et le reste découlant de l'amélioration des conditions du marché.

Doug Holt indique que la Commission des services financiers de l'Ontario (CSFO) et l'Agence du revenu du Canada (ARC) exigent cette année une évaluation actuarielle du passif et des risques liés à l'élément prestations déterminées. Il passe en revue les notes afférentes aux états financiers du fonds et relève les changements par rapport aux exercices précédents.

La vice-présidente et directrice générale de l'administration indique que le régime de retraite à prestations déterminées d'AJO est sous-financé d'environ 50 000 $, selon une ébauche d'évaluation actuarielle. Elle présentera l'évaluation actuarielle au Comité des finances et de la vérification en septembre, en formulant une recommandation pour régler le problème de la partie non financée.

3.4 Décision

Le conseil approuve les états financiers non vérifiés du régime de retraite des employés d'AJO pour l'exercice se terminant le 31 décembre 2013.

3.5 Rapport sur le financement du projet de Système de gestion de l’information dans les cliniques (SGIC) — modification au budget

La vice-présidente et directrice générale de l'administration présente ce rapport et indique que le personnel a relevé un manque budgétaire pour le projet d'environ 611 000 $. Le personnel recommande d'examiner les exigences du système pour compenser environ 200 000 $ de ce manque et de financer le solde du manque (environ 400 000 $) avec les excédents des cliniques.

3.6 Décision

Le conseil d'administration a approuvé le budget du projet de SGIC d'un montant de 2,991 millions de dollars et le financement qui est décrit dans le rapport; et autorisé le président-directeur général à signer le contrat entre AJO et Net Dexterity en vue de la mise en œuvre d'un système CRM Microsoft pour les cliniques.

3.7 Régime de retraite à cotisations déterminées—texte du régime de retraite modifié

La vice-présidente et directrice générale de l'administration fait remarquer que le texte du régime de retraite doit être modifié afin de tenir compte de récentes modifications législatives apportées à la Loi sur les régimes de retraite (Ontario) et ses règlements, ainsi que des améliorations au régime de retraite approuvées par le conseil qui faisaient partie du nouveau cadre de rémunération des employés.

La Commission des services financiers de l'Ontario (CSFO) a exigé que ce nouveau texte lui soit présenté avant le 16 juin 2014 et AJO a intégré les changements avec l'aide de Standard Life.

3.8 Décision

Le conseil approuve le régime de retraite des employés d'AJO et autorise le président-directeur général à signer les documents appropriés qui seront déposés auprès de la Commission des services financiers de l'Ontario.

3.9 Discussion

Le président fait les commentaires suivants :

  • La vérificatrice générale a fait beaucoup de compliments à AJO;
  • La vérificatrice générale a évoqué la possibilité d'ajouter des éléments à la vérification;
  • L'équipe de vérification a suggéré de réfléchir encore aux dates de présentation au conseil des états financiers vérifiés et non vérifiés.

En ce qui concerne la possibilité d'aller au-delà de la vérification substantielle et d'ajouter une vérification élargie qui inclut un examen externe des contrôles internes d'AJO, la vice-présidente et directrice générale de l'administration répond de la façon suivante :

  • Le dernier examen des contrôles internes, effectué par Deloitte il y a environ quatre ans, mettait l'accent sur le risque de fraude dans le portail des avocats et AJO a mis en œuvre la plupart de ses recommandations;
  • Avec le soutien de l'unité de vérification interne d'AJO, AJO examinera chaque élément de ses contrôles internes au cours des trois à quatre prochaines années, en utilisant le certificat d'assurance comme guide;
  • Elle présentera un plan détaillé d'examen des contrôles internes d'AJO à la prochaine réunion du Comité des finances et de la vérification.

Le président suggère que le conseil d'administration adapte son calendrier de soumission aux besoins des vérificateurs.

Le conseil félicite le directeur des finances intérimaire.