Procès-verbaux publics des réunions du conseil

Réunion du conseil d’administration du 18 octobre 2013

Présence

Membres du conseil d’administration présent(e)s :

John McCamus (président); Aly Alibhai, Nancy Cooper; Michelle Haigh; James McNee; Derry Millar; James Yakimovich; Robert W. Ward (président-directeur général/membre d’office)

Membres du personnel :

David Field; Sue McCaffrey; Stephanie Mealing; Kathleen Murphy; Heather Robertson; Nye Thomas

1. Ordre du jour

L’ordre du jour a été adopté.

2. Divulgation de conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été divulgué.

3. Rapport du conseil d’administration (2e partie)

3.1 Rapport du président du conseil d’administration

Revue des lois et des politiques sociales

Le président a rapporté qu’il a été demandé à AJO de céder à l’Université de York, tout et partie des intérêts qu’elle peut avoir dans la Revue des lois et des politiques sociales, y compris son intérêt dans des droits de réimpression conformément à l’entente de 1998 avec William S. Hein & Co.

La faculté de droit d’Osgoode Hall Law School a fait part de son souhait de continuer à publier la revue quand AJO aura décidé d’en arrêter la publication. Le président signera un contrat de cession avec l’Université de York.

Décision

Le conseil d’administration a approuvé la cession de tout et partie des intérêts qu’AJO peut avoir dans la Revue des lois et des politiques sociales, y compris tout et partie des intérêts qu’elle détient conformément à l’entente conclue avec William S. Hein & Co. à l’Université de York; et a autorisé le président d’AJO à exécuter une entente de cession pour donner effet aux dispositions susnommées.

3.2 Activités récentes

Le président a assisté, au nom d’AJO, à :

  • Un certain nombre d’assemblées générales de cliniques;
  • Une discussion entre le président-directeur général d’AJO et le sous-procureur général et le sous-procureur général adjoint;
  • Une rencontre avec le chef de cabinet du premier ministre qui a informé que le gouvernement provincial actuel est intéressé par l’aide juridique.

3.3 Comités consultatifs

Le président a présenté le rapport 2013 du comité consultatif d’AJO et des notes de réunion. Les suggestions du comité sont énumérées et seront suivies. À partir du printemps 2014, les ordres du jour des comités consultatifs seront réorganisés pour mieux correspondre au processus de planification opérationnelle d’AJO.

3.4 Demandes de rencontres avec le conseil d’administration d’AJO de groupes d’intervenants

Les groupes d’intervenants suivants ont demandé au président de pouvoir le rencontrer et de rencontrer le conseil d’administration d’AJO :

  • La Refugee Lawyers Association
  • Les Amis des cliniques juridiques communautaires
  • Le directeur général de l’Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario

La politique et la structure hiérarchique d’AJO permettent aux intervenants de rencontrer la direction générale qui relève du conseil d’administration — à l’unique exception de réunions avec des groupes d’intervenants que le conseil d’administration invite spécifiquement.

Le conseil d’administration a lors évoqué :

  • La possibilité de permettre aux intervenants de rencontrer certains membres du conseil d’administration et certains représentants de la direction générale;
  • L’attribution d’un jour en particulier aux rencontres avec les intervenants avec le conseil d’administration et la direction générale;
  • La possibilité de créer un précédent indésirable en répondant de façon favorable à la demande des intervenants;
  • Le processus solide de comités consultatifs d’AJO, qui nomme des agents de liaison au conseil d’administration pour assister régulièrement à des rencontres avec les intervenants;
  • La question de savoir si le président et le président-directeur général doivent se rencontrer et rapporter le contenu de la rencontre à l’ensemble du conseil d’administration pour fournir « une seule voix » pour l’organisme;
  • Les efforts actuels pour dissiper les mythes et les rumeurs à propos des cliniques — AJO trouve des attitudes plus positives quand elle traite avec des cliniques individuelles.

Le conseil d’administration s’est entendu pour conserver la politique existante concernant les demandes des groupes d’intervenants, mais la réévaluera dans le futur. Dans l’intervalle, le personnel d’AJO rencontrera les groupes d’intervenants de la façon suivante :

  • Les préoccupations de la Refugee Lawyers’ Association feront l’objet de discussions lors de la prochaine réunion du comité consultatif en droit de l’immigration et des réfugiés le 19 octobre. Si la RLA réitère sa demande, le personnel organisera une rencontre avec le président, le président-directeur général et l’agent de liaison du comité consultatif.
  • Le président rencontrera les Amis du groupe des cliniques juridiques communautaires
  • Le président, accompagné de membres du personnel d’AJO, rencontrera le directeur général de l’ACJCO.

3.5 Retraite du conseil d’administration et séance de planification stratégique

La retraite aura lieu dans un endroit et un animateur extérieur apportera son aide. En voici les détails :

  • Séance d’auto-évaluation;
  • Séance de formation sur la stratégie, la gestion financière, les rôles et responsabilités en matière de gouvernance;
  • Discussions sur la planification de la relève;
  • Analyse des forces, faiblesses, occasions et menaces.

3.6 Nominations au conseil

Le président a discuté d’un candidat potentiel qui connaît bien les questions liées au droit des pauvres.

3.7 Plainte relative à un avocat faisant partie des listes d’avocats d’AJO

Un plaignant a écrit plusieurs lettres à AJO concernant des problèmes rencontrés avec un avocat faisant partie des listes d’avocats d’AJO à propos d’une affaire devant la Commission du consentement et de la capacité. Le personnel est en train de préparer une réponse.

3.8 Divulgation proactive des dépenses

Le président a divulgué des dépenses s’élevant à environ 3 500 $ pour un déplacement à La Haye afin d’assister à la conférence de l’International Legal Aid Group.

Le conseil d’administration s’est entretenu sur la divulgation des dépenses concernant les contrats de service. Le président-directeur général a rapporté que toutes les dépenses liées aux contrats de service sont approuvées par la vice-présidente et directrice de l’administration et qu’elles sont publiées sur le site Web public d’AJO.

3.9 Décision

Le conseil d’administration a reçu le rapport du président.

4. Rapport du président-directeur général

Le président-directeur général a souligné les points suivants :

4.1 Comité fédéral sur les innovations d’Aide juridique Ontario

Le sous-ministre de la Justice a invité le président-directeur général d’AJO à se joindre à d’autres membres d’expérience pour participer à ce comité, afin d’étudier les prestations de service améliorées et les questions financières pour l’aide juridique.

4.2 Réunion avec le United Chiefs and Council of Manitoulin

Le président a assisté à une réunion avec les United Chiefs and Council of Manitoulin pour discuter de l’accès à la justice et de la rédaction des rapports Gladue.

4.3 Groupe d’experts Justice juste-à-temps

Les résultats de Justice juste-à-temps sont en baisse. Il y a des efforts de renouvellement, notamment un remaniement de sa structure de gouvernance et une surveillance centrale accrue. Le président-directeur général a donné des exemples où certains membres de la magistrature et certains procureurs de la Couronne ont manqué de respect envers les avocats de service d’AJO.

4.4 Association des régimes d’aide juridique du Canada

Le président-directeur général est le président de l’association des régimes d’aide juridique du Canada. Il a informé le conseil d’administration que l’Association des régimes d’aide juridique du Canada a publié un communiqué de presse dans lequel elle appuie le Rapport Cromwell (également connu sous le nom L’accès à la justice en matière civile et familiale : Une feuille de route pour le changement).

4.5 Le point sur la situation financière

Le personnel prévoit un petit excédent, une baisse du déficit et une dette qui se situera aux alentours des 8 millions de dollars. AJO résorbe son déficit accumulé conformément à la politique du gouvernement. Les données relatives au coût par mesure d’assistance montrent une tendance baissière positive. Davantage de services sont offerts par les avocats de service, le Centre de service à la clientèle et les autres domaines d’AJO.

4.6 Discussion avec l’ACJCO

AJO est ouverte à un processus de communication utile et aux échanges d’idées nouvelles, notamment aux documents d’opinion approuvés par le conseil d’administration, dans un environnement sûr.

4.7 Barreau du Haut-Canada (BHC)

Le personnel collabore avec le BHC pour assurer le suivi de la recommandation du vérificateur général concernant l’audit des fournisseurs de service.

Le BHC a exprimé son soutien à l’élargissement de l’admissibilité financière.4.8 Relations avec les avocats du secteur privé

Le personnel a rencontré les avocats membres du secteur privé pour discuter des éléments irritants du processus de facturation. AJO mettra en place les suggestions des avocats du secteur privé et améliorera la formation du personnel chargé du règlement des comptes.

Selon le président-directeur général, le système du tarif est antique et beaucoup trop compliqué et AJO devrait expérimenter de nouveaux modèles de rémunération. Les conventions d’honoraires pourraient réduire les tâches administratives pour AJO et assurer un revenu régulier aux avocats inscrits sur les listes d’avocats de service et encourager une relation de confiance.

4.9 Rapport concernant les contentieux

La vice-présidente et avocate générale a rapporté les suivants :

  • Un mandat de perquisition a récemment été signifié à AJO par la police pour accéder au dossier d’un client d’AJO afin de motiver une accusation de fraude contre ce client. AJO a refusé au motif du secret professionnel liant l’avocat à son client.
  • Les rapports à venir concernant les contentieux comprendront les appels de décisions d’AJO relatives à l’information et à la protection de la vie privée par suite des demandes d’accès à l’information en application de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

4.10 Questions à régler avec les avocats d’AJO

La vice-présidente et avocate générale a parlé de la campagne des avocats d’AJO visant à assurer le droit à la négociation collective.

Le procureur général a accepté de rencontrer le comité organisateur et les représentants de la SEP.

Un communiqué aux avocats salariés et une réponse informant le président de la SEP qu’AJO ne reconnaît pas la SEP en tant que représentante des avocats d’AJO a été approuvé et sera envoyé.

4.11 Décision

Le conseil d’administration a approuvé le communiqué destiné aux avocats d’AJO et la réponse au président de la Society of Energy Professionals.

Le conseil d’administration a reçu le rapport du président-directeur général.

5. Rapport des comités

5.1 Comité des finances et de la vérification

Décision

Le conseil d’administration a approuvé les comptes rendus du comité des finances et de la vérification

6. Protocole d’entente AJO/ministère du Procureur général

Le président-directeur général a rapporté que :

  • Le ministère a coopéré aux négociations pour le Protocole d’entente et a reconnu la politique d’AJO et les exigences relatives à la reddition des comptes;
  • AJO n’est pas un organisme gouvernemental comme les autres; c’est une grande entité qui représente une partie importante de l’élément de défense du système de justice; son indépendance est primordiale.

La vice-présidente et avocate générale a présenté un rapport sur le protocole d’entente AJO-ministère du Procureur général. AJO a réussi à faire modifier le protocole d’entente pour confirmer que :

  • AJO est un organisme distinct, responsable et indépendant;
  • La gestion d’AJO demeure l’entière responsabilité de cette dernière;
  • AJO est entièrement responsable de la supervision des cliniques, des SEAJ, etc.;
  • Le Procureur général rencontrera le conseil d’administration une fois par an et rencontrera le président du conseil d’administration au moins deux fois par an
  • Le procureur général appuiera en temps opportun la nomination de nouveaux membres du conseil d’administration;
  • Il y aura un protocole concernant les communications pour régler la façon dont le ministère du procureur général communique avec les intervenants;
  • La capacité du conseil d’administration de conseiller le Procureur général et le ministère du Procureur général s’accroîtra;
  • AJO peut publier son propre plan d’affaires (auparavant interdit).

Elle a également fait état de questions qui restent encore à régler.

6.1 Décision

Le conseil d’administration a approuvé, sur le principe, le protocole d’entente pour qu’il soit finalisé par le président et le ministre, sous réserve qu’AJO fournisse au ministère du Procureur général les orientations du conseil d’administration pour son amélioration. Dans l’éventualité où ces améliorations seraient rejetées par le ministère du Procureur général, AJO devra informer le ministère du Procureur général que le document sera retenu jusqu’à ce que les points de divergence ne soient réglés pour donner satisfaction au conseil d’administration.

7. Rapports des services généraux

7.1 Accord conclu avec Microsoft Entreprise

Le vice-président de la planification stratégique et de la conformité a présenté un rapport sur un accord approuvé par le personnel qui devrait, une fois signé, permettre à AJO de mettre à jour son logiciel et de maintenir une meilleure sécurité pour ses TI grâce à l’utilisation de correctifs. La mise à jour du logiciel fait partie des directives du Programme de gestion des contrats avec les fournisseurs attitrés du gouvernement de l’Ontario, qui prévoit l’autorisation de louer des logiciels. Il coûte environ un million de dollars de moins que sa contrepartie.

7.1 Décision

Le conseil d’administration a autorisé le Président à signer un contrat de six ans avec Compugen pour conclure un accord avec Microsoft Enterprise.

8. Rapports sur la politique/le Bureau de la gestion des causes provinciales

8.1 Admissibilité financière

Le directeur général du Service des politiques et de la recherche stratégique a dressé le bilan de la stratégie de transformation de l’admissibilité financière d’AJO. Les projets actuels comprennent un projet pilote bien accueilli visant à étendre l’admissibilité financière aux causes types et aux recours collectifs. Le personnel élabore à présent des propositions pour obtenir un nouvel investissement provincial afin de régler la question des parties non représentées.

8.2 Décision

Le conseil d’administration a été tenu informé des derniers développements concernant la stratégie de transformation de l’admissibilité financière.

8.3 Convention d’honoraires pour les avocats du secteur privé

AJO propose de piloter des Conventions d’honoraires pour les avocats du secteur privé — une façon plus efficace de payer les prestataires de service d’AJO et d’établir une relation de confiance. Les autres avantages principaux comprennent la réduction des coûts administratifs pour AJO et des revenus plus réguliers pour les cabinets. Le vice-président du Bureau provincial de la gestion des causes et des services spéciaux a reporté que :

  • La majeure partie du travail d’aide juridique est dans les mains d’un groupe d’avocats dévoués;
  • AJO examine les questions qualitatives et régionales pour savoir quels avocats ou quels cabinets approcher pour le projet pilote de convention d’honoraires pour les avocats du secteur privé;
  • Les représentants d’AJO consulteront les prestataires de service pour discuter du statut de l’entente et recueillir leurs commentaires;
  • AJO continue de mener des consultations au sujet de ce projet pilote de convention d’honoraires pour les avocats du secteur privé.
/

La conseillère principale en politiques a fait état de la proposition pour la gestion des causes majeures. Elle a ajouté que le programme pilote de convention d’honoraires pour les avocats du secteur privé est conçu pour les prestataires de services en qui AJO a le plus confiance parmi tous les domaines de pratique, fondé sur l’historique de leur pratique et que le programme serait évalué à la fin de l’année.

Une ébauche de contrat sera présentée devant le conseil d’administration pour accord.

8.4 Décision

Le conseil d’administration a autorisé le démarrage du projet pilote, les décisions concernant sa mise en œuvre devant être prises par le président-directeur général.

9. Rapports sur la politique, la recherche et les relations externes

9.1 Documents de consultation sur le droit de la famille et le droit de la santé mentale

Le directeur général du Service des politiques et de la recherche stratégique a présenté ces documents et le conseil d’administration en a approuvé le contenu. Le président du conseil d’administration a fait des remarques à propos de l’excellente qualité de ces rapports et a recommandé que les documents de consultation figurent également à titre permanent dans les futurs ordres du jour du conseil d’administration.

Le conseil d’administration a parlé du besoin d’apporter de la transparence dans les plans stratégiques d’AJO ainsi que de l’opportunité pour les intervenants de donner des conseils sur l’élaboration de la politique.

Le récent rapport (Cromwell) du Comité d’action sur l’accès à la justice en matière civile et familiale et les autres rapports récents recommandent une réforme globale dans le domaine du droit de la famille. AJO réagira rapidement pour se conformer aux recommandations de ces rapports et faire preuve de leadership en la matière. AJO s'est déjà engagée à étendre grandement les projets pilotes en droit de la famille et cherche à recueillir tout renseignement ou commentaire que les membres du conseil d’administration et les autres intervenants pourraient lui communiquer.

AJO mène actuellement une vaste consultation sur le droit lié à la santé mentale. Un membre du conseil d’administration a suggéré qu’AJO soit en contact avec d’autres partenaires communautaires à propos des questions de santé mentale chez les jeunes.

9.2 Décision

Le conseil d’administration a reçu les documents de consultations sur la stratégie en droit de la famille et sur la stratégie en matière de santé mentale et a autorisé le président et le président-directeur général à en approuver le contenu.

9.3 Stratégie de justice applicable aux Autochtones : bilan et prochaines étapes

Le directeur général du service des politiques et de la recherche stratégique a expliqué qu’AJO met à jour et renouvelle sa Stratégie de justice applicable aux Autochtones, par suite de la directive du conseil d’administration de juin 2013. La stratégie vise à élargir les services Gladue, à améliorer les services locaux ainsi que le rapport Iacobucci et d’autres services au nord. Une proposition définitive sera présentée au conseil d’administration dans les mois à venir.

Un certain nombre d’enquêtes suspendues du fait du manque de personnes issues des Premières nations dans les jurys ont à présent une date d’audience. Deux avocats d’AJO travailleront en alternance pour aider les Aboriginal Legal Services of Toronto à représenter de nombreuses familles.

9.4 Décision

Le conseil d’administration a reçu la Stratégie de justice applicable aux Autochtones d’AJO : bilan et prochaines étapes potentielles.

9.5 Rapports sur le droit des réfugiés

Le vice-président, Planification stratégique et conformité, a présenté le rapport, Examen de l’initiative de réforme en droit des réfugiés : Modification dans les conditions de délivrance de certificat pour les contrôles judiciaires.

Il y a eu une baisse importante du nombre de certificats délivrés pour des contrôles judiciaires, ce qui présente un potentiel risque d’avoir une incidence négative sur les clients. AJO doit évaluer la façon dont les clients ont été affectés par l’élimination de certificats d’AJO pour l’avis d’un avocat sur les contrôles judiciaires et par le fait que les avocats doivent désormais écrire les lettres d’opinion sans que ce ne soit couvert par un certificat d’AJO.

AJO pourrait mener une analyse quantitative et obtenir les commentaires des intervenants sur les changements potentiels à la politique actuelle, y compris sur les guides d’entrevues qui ont été proposés. L’ancien système pourrait être remplacé par un comité constitué de spécialistes en contrôle judiciaire pour gérer ces cas. Un rapport sera présenté au conseil d’administration en décembre.

9.6 Décision

Le conseil d’administration a reçu une analyse préliminaire des répercussions et a approuvé un projet consistant à recueillir les avis, idées et commentaires des intervenants sur les éventuelles modifications à apporter à la politique actuelle, y compris sur les guides d’entrevues qui ont été proposés.