Procès-verbaux publics des réunions du conseil

Réunion du conseil d’administration du 17 octobre 2013

Présence

Membres du conseil d’administration présent(e)s :

John McCamus (président du conseil); Aly Alibhai; Nancy Cooper; Michelle Haigh; James McNee; Derry Millar; James Yakimovich; Robert W. Ward (président-directeur général, membre d’office)

Membres du personnel  :

David Field; Sue McCaffrey; Stephanie Mealing

1. Ordre du jour de la réunion

L’ordre du jour de la réunion a été adopté.

2. Divulgation des conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’a été relevé.

3. Adoption des réunions du conseil

3.1 Décision

Le conseil a adopté les procès-verbaux des réunions du conseil des 20 et 24 juin, du 24 juillet, du 15 août, du 12 septembre et du 1er octobre 2013.

4. Rapports du conseil (partie 1)

4.1 Mise à jour sur la planification des activités

Ébauche du plan d’activités

Le président-directeur général a présenté l’ébauche du plan d’activités. Il a indiqué que la situation financière d’AJO était solide, avec un budget équilibré et un déficit minimal. Il a aussi précisé que les améliorations et la rationalisation des programmes avaient contribué au succès financier de l’organisme, qu’AJO était désormais considérée comme innovatrice au sein du système de justice pénale et que la modernisation des cliniques commençait à porter ses fruits.

AJO demandera des fonds supplémentaires de 200 millions de dollars sur une période de cinq ans pour mieux répondre aux besoins des clients. Parmi les initiatives prioritaires, on compte notamment :

  • L’augmentation des seuils d’admissibilité financière, qui devrait profiter à l’ensemble du système judiciaire en entraînant une réduction du nombre de plaideurs non représentés devant les tribunaux et qui est essentielle dans chaque domaine du droit;
  • Une meilleure stratégie de justice applicable aux Autochtones;
  • Une stratégie en matière de santé mentale;
  • Une meilleure structure de rémunération améliorée pour le personnel, etc.

Le conseil a examiné les priorités ci-dessus, les investissements nécessaires pour soutenir l’orientation stratégique d’AJO, ainsi que les récents investissements d’AJO dans les domaines du droit des pauvres et du droit de la famille. Il a aussi discuté de la nécessité d’établir des statistiques sur les plaideurs non représentés devant les tribunaux et du lien qui existe entre le nombre réduit de personnes admissibles, les retards judiciaires et les dénis de justice.

Le président du conseil a mentionné un programme fructueux et rentable adopté en Californie, qui offre des services sans exigence d’admissibilité financière. Il a proposé que l’on obtienne des renseignements sur ce programme.

Le vice-président de la planification stratégique et de la conformité a indiqué qu’une analyse environnementale se poursuivait pour cerner les questions qui intéresseront AJO au cours des cinq prochaines années. Il a souligné les stratégies d’identification, d’évaluation et d’atténuation des risques. Il a aussi parlé de la nouvelle obligation de suivre des instructions détaillées et un modèle fourni par le ministère, et il a précisé qu’un sommaire exécutif sera produit.

Le président du conseil a proposé d’inclure un sommaire de l’analyse environnementale contenant huit points clés à retenir. Le vice-président de la planification stratégique et de la conformité a indiqué qu’une analyse de rentabilité accompagnera chaque demande de financement.

Lorsque le conseil aura donné son approbation finale (et avant la fin du mois de décembre), AJO remettra son plan d’activités au ministère. Cela laissera le temps d’incorporer les sections du plan d’activités au plan du ministère.

4.2 Décision

Le conseil a reçu l’ébauche du plan d’activités.

4.3 Stratégie de mise en œuvre du plan d’activités

Le vice-président de la planification stratégique et de la conformité a indiqué qu’une fois le plan d’activités approuvé par le conseil, un plan de mise en œuvre expliquant ce que chaque division doit faire pour élaborer son plan opérationnel individuel sera approuvé.

4.4 Décision

Le conseil a approuvé la stratégie de mise en œuvre du plan d’activités.

4.5 Modification de la politique d’AJO concernant la protection de la vie privée

La vice-présidente et avocate générale a présenté les modifications de la politique qui permettraient à AJO de communiquer au Barreau du Haut-Canada les noms des avocats qui continuent à facturer leurs services à AJO mais qui ne sont pas membres en règle du Barreau.

4.6 Décision

Le conseil a approuvé les modifications suivantes (indiquées en caractères gras) relativement à la politique d’AJO concernant la protection de la vie privée :

Au Barreau

  • Allégations de faute professionnelle grave par un avocat fournissant des services d’aide juridique, mettant en cause son intégrité ou sa conduite professionnelle; cette divulgation serait effectuée par le vice-président – Planification stratégique et conformité ou son représentant désigné ou sa représentante désignée. L’information divulguée peut inclure une copie de la plainte du client de l’aide juridique ainsi que des copies des factures présentées par l’avocat. Aide juridique Ontario peut procéder à cette divulgation lorsqu’il semble qu’un avocat continue d’exercer alors qu’il a été suspendu ou lorsque les renseignements à son dossier indiquent qu’il ou elle n’exerce pas le droit.
  • N’exerce pas le droit comprend deux catégories d’avocats :
    • N’exerce pas le droit – employé : un avocat qui est au service d’un organisme comme le gouvernement, un établissement scolaire, une entreprise, une société, un syndicat, etc., et qui ne fournit pas de services juridiques.
    • N’exerce pas le droit en Ontario – autres : un avocat qui n’exerce pas le droit en ce moment et/ou ne fournit pas de services juridiques.

4.7 Rôle et composition du comité des cliniques du conseil

La vice-présidente et avocate générale a précisé ce qui suit :

  • Le manuel de gouvernance d’AJO sera modifié – tel que le recommande le personnel – pour tenir compte de la contribution du comité des cliniques du conseil à l’élaboration des politiques et des initiatives stratégiques des cliniques;
  • Des recommandations seront présentées en ce qui a trait à la modification de la composition du comité et à la nomination d’un nouveau président ou d’une nouvelle présidente du comité.

4.8 Décision

Le conseil a approuvé les modifications suivantes (indiquées en caractères gras) relativement au mandat du comité des cliniques :

Fonctions du comité des cliniques. Conformément au paragraphe 8(1) de la LSAJ, le comité des cliniques est un comité permanent du conseil d’Aide juridique Ontario.

Le conseil habilite le comité des cliniques à examiner et étudier les considérations de principe et les initiatives stratégiques concernant les cliniques juridiques communautaires et la prestation des services d’aide juridique dans les domaines de pratique des cliniques, suivant les besoins, et à conseiller le personnel à cet égard.

Outre les fonctions que lui assigne le conseil, le comité des cliniques fait ce qui suit :

  1. Il recommande au conseil des politiques et des lignes directrices à l’égard du financement des cliniques par la Société (LSAJ, al. 8(4)a));
  2. Il recommande au conseil des normes de fonctionnement des cliniques (LSAJ, al. 8(4)b));
  3. Il prend des décisions à l’égard des demandes de financement que présentent les cliniques et les réexamine de même que les décisions de ce genre que prend un dirigeant ou un employé de la Société (LSAJ, al. 8(4)c));
  4. Il exerce tout autre pouvoir ou toute autre fonction que lui assigne le conseil;
  5. Il nomme les nouveaux membres du comité des cliniques.

4.9 Définition de l’expression « dont les moyens sont modestes » et détermination de la volonté du client de payer des services juridiques

Le président-directeur général a présenté un rapport sur un sondage portant sur la définition de l’expression « dont les moyens sont modestes ».

4.10 Décision

Le conseil a reçu le rapport sur les clients dont les moyens sont modestes.

4.11 Membres du comité des recours collectifs et des causes types (CRCCT)

Le président-directeur général a indiqué que Sam Rickett démissionnait de son poste de président du CRCCT. Le président du conseil rédigera une lettre pour remercier M. Rickett de ses nombreuses années de service au sein du CRCCT d’AJO.

4.12 Décision

Le conseil a approuvé la nomination d’Elizabeth Thomas à titre de nouvelle présidente et celle de Marlys Edwardh à titre de membre du comité.

4.13 L’effet de la Loi sur les restrictions salariales du secteur public (LRSSP) sur deux cliniques francophones (Vanier et Centre francophone de Toronto)

En vertu de la LRSSP, les membres du personnel de ces cliniques reçoivent actuellement un salaire inférieur de quinze pour cent à celui de leurs homologues dans d’autres cliniques. Il a été conseillé aux deux cliniques touchées d’interjeter appel à un tribunal d’arbitrage, mais celui-ci a été dissous avant qu’elles ne puissent le faire.

Pour régler le problème dans le cadre d’un projet pilote, AJO pourrait offrir un financement par enveloppe aux deux cliniques, ainsi qu’à la Nishnawbe-Aski Legal Services Corporation (NALSC). Toute initiative d’élargissement du financement par enveloppe sera soumise à l’approbation du conseil.

4.14 Décision

Le conseil a approuvé l’approche présentée pour remédier à l’effet de la Loi sur les restrictions salariales du secteur public sur la clinique de Vanier et le CFT et sur la Nishnawbe-Aski Legal Services Corporation (NALSC).