Procès-verbaux publics des réunions du conseil

Réunion du conseil d’administration du 21 juin 2013

Présence

Membres du conseil d’administration présent(e)s :

John McCamus (président du conseil d’administration); Aly Alibhai; Nancy Cooper; Michelle Haigh; John Liston; James McNee; Derry Millar; James Yakimovich; Robert W. Ward (président-directeur général et membre d’office)

Personnel :

Colin Boal; Janet Budgell; David Field; Jawad Kassab; Charles Lafortune; Kirsti Mathers-McHenry; Sue McCaffrey; Stephanie Mealing; Fallon Melander; Kathleen Murphy; Aileen Page; Cory Philipzyk-Sambrano; Michelle Séguin; Nye Thomas

1. Ordre du jour

L’ordre du jour a été adopté.

2. Déclaration de conflit d’intérêts

Un membre du conseil d’administration se retirera des discussions sur une nouvelle politique des Ressources humaines concernant l’embauche en raison d’un conflit d’intérêts.

3. Réunions du conseil d’administration

3.1 Décision

Les procès-verbaux des rencontres des 18 et 19 avril, et des 16 et 31 mai 2013 ont été adoptés.

4. Rapport du président-directeur général (deuxième partie)

Le président-directeur général a présenté la seconde partie de son rapport :

4.1 Réduction des paiements de transfert

Le conseil a discuté des effets potentiels de réductions des paiements de transfert du gouvernement provincial ainsi que de l’indépendance d’AJO dans l’établissement des budgets et des priorités. Le président du conseil d’administration et le président-directeur général communiqueront avec le Procureur général et / ou le sous-ministre pour parler du montant et des modalités de la réduction des paiements de transfert.

4.2 Rapports Gladue

AJO rencontre le ministère du Procureur général pour parler de la possibilité qu’AJO assume la responsabilité des services de rédaction des rapports Gladue. Des recherches sont en cours pour évaluer les besoins, les lacunes, les modèles possibles et le rôle d’AJO. Les résultats feront à nouveau l’objet de discussion au conseil.

4.3 Décision

Le conseil a reçu la deuxième partie du rapport du président-directeur général.

5. Rapports des comités

5.1 Comité de vérification et des finances

Le procès-verbal de la rencontre du 31 mai 2013 du Comité de vérification et des finances a été adopté.

6. Rapports du conseil d’administration

6.1 Entente de rendement du président-directeur général 2013-2014

La vice-présidente et avocate générale a présenté l’Entente de rendement du président-directeur général 2013-2014 et a sollicité les commentaires du conseil.

6.2 Relations avec les intervenants

Le président-directeur général a fait rapport sur la consultation et la stratégie de communications complètes ainsi que sur le nombre sans précédent de consultations auprès des intervenants qui ont été entreprises ces dernières années. Ceci a pour but de donner aux intervenants un aperçu de ce qu’AJO examine et encourager une discussion constructive.

Le conseil a fait les suggestions suivantes :

  • Qu’AJO fournisse officiellement aux intervenants un sommaire des réponses aux consultations auprès de ces derniers;
  • Qu’AJO spécifie ce qu’il entend par « le plus rentable possible pour les contribuables », « expansion de l’effectif », définisse d’autres mesures reflétant plus clairement les éléments livrables énoncés, c’est-à-dire déploiement efficace du personnel, règles concernant les conflits d’intérêts et gestion de la continuité des activités.

6.2 Décision

Le conseil a approuvé l’Entente de rendement du président-directeur général 2013-2014, sous réserve des modifications suggérées.

7. Rapports des services généraux

7.1 États financiers

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a présenté les états financiers vérifiés pour l’année se terminant le 31 mars 2013. Elle a fait état de ce que suit :

  • Le vérificateur général de l’Ontario a émis une opinion sans réserve;
  • Les discussions avec le vérificateur ont permis d’apporter des clarifications sur une somme non renouvelable de 6,4 millions de dollars reçue du ministère du Procureur général : les fonds seront traités comme un produit constaté d’avance plutôt que des revenus pour l’année financière 2012-2013 parce qu’ils ont rapport à des dépenses futures, ce qui réduit le surplus de 15 millions à 9 millions de dollars;
  • AJO comptabilisera les coûts non capitalisés des augmentations de tarif au chapitre des dépenses; ils ne placent pas AJO en position de déficit et AJO ne puisera pas à même sa réserve de sécurité pour cela.

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a présenté le rapport de vérification des états financiers du fonds en fiducie du régime de retraite du personnel d’AJO pour l’année se terminant le 31 décembre 2012.

7.2 Décision

Le conseil a adopté les états financiers vérifiés pour l’année prenant fin le 31 mars 2013 et a approuvé le rapport du vérificateur concernant les états financiers du fonds en fiducie du régime de retraite du personnel d’AJO pour l’année se terminant le 31 décembre 2012.7.3 Cadre de rémunération du personnel

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a présenté le rapport concernant le cadre de rémunération du personnel qui propose une nouvelle structure de rémunération des gestionnaires, avocats et employés spécialisés d’AJO ainsi qu’une augmentation de la contribution d’AJO au régime de retraite. Elle a expliqué que la Loi de 2010 sur les mesures de restriction de la rémunération dans le secteur public visant à protéger les services publics avait empêché la mise en œuvre du cadre de rémunération approuvé par le conseil en 2009.

AJO propose maintenant une nouvelle stratégie d’ensemble des salaires sur cinq ans qui l’alignerait sur d’autres organismes de service public et lui permettrait d’attirer et de retenir les talents. La stratégie prévoit des améliorations des traitements, des avantages sociaux collectifs, la rémunération en fonction du rendement, des avantages post-retraite ainsi que des avantages non liés à la rémunération, comme des accommodements en milieu de travail, de l’aide à l’avancement professionnel, des heures flexibles, etc.

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a aussi fait état de ce qui suit :

  • Une analyse visant à déterminer les échelles de salaire adéquates pour les groupes d’employés qui ne sont pas avocats ou gestionnaires a été faite;
  • Les employés seront encouragés à entrer dans le groupe des gestionnaires ou des spécialistes pour faire avancer leurs carrières;
  • La cotisation déterminée d’AJO au régime de retraite sera améliorée.

7.4 Décision

Le conseil a approuvé les changements suivants à la rémunération au sein d’AJO :

  • Nouvelles structures de rémunération pour les gestionnaires, avocats et employés spécialisés;
  • Augmentation de la cotisation d’AJO au régime de retraite jusqu’à un maximum de 9 pour cent d’ici 2016.

8. Rapports concernant les politiques

8.1 Questions autochtones

Réponse aux recommandations du juge Iacobucci

Le directeur général, Politiques et Recherche stratégique, a présenté la réponse d’AJO au rapport Iacobucci concernant la sous-représentation des Premières nations dans la liste des jurés.

Le juge Iacobucci a fait plusieurs recommandations au-delà de celles ayant rapport à la présence autochtone sur les jurés. Il recommande qu’AJO :

  • Offre une sensibilisation à la diversité culturelle de meilleure qualité et plus répandue;
  • Examine la quantité et la qualité de la représentation juridique, particulièrement dans le Nord.

AJO appuie pleinement toutes les recommandations Iacobucci. Elle offre maintenant un vaste programme de sensibilisation à la diversité culturelle, examine Nishnawbe-Aski Legal Services Corporation et participe à l’examen des tribunaux à accès par avion.

Le comité de mise en œuvre MPG-Iacobucci a reçu de manière positive les réponses d’AJO aux recommandations.

Décision

Le conseil a reçu les réponses d’AJO aux recommandations du juge Iacobucci.

Stratégie de justice applicable aux Autochtones

Le directeur général, Politiques et Recherche stratégique, a présenté une stratégie de justice applicable aux Autochtones nouvelle et élargie, qui aidera AJO à mieux identifier les besoins des clients autochtones et à y répondre de plusieurs façons, comme les suivantes :

  • Améliorer les services de rédaction de rapport Gladue;
  • Créer des modèles de services aux collectivités autochtones basés sur leurs lieux de résidence;
  • Développer la capacité interne;
  • Faire en sorte que tous les programmes et services d’AJO tiennent compte des besoins autochtones.

Il y a eu discussion sur la nécessité d’accroître le financement et les sources potentielles de financement de rechange pour la Stratégie à compter de 2014-2015. Un membre du conseil a suggéré d’améliorer la liaison d’AJO avec l’administration judiciaire, spécialement en ce qui a trait aux tribunaux à accès par avion.

Décision

Le conseil a approuvé le renouvellement et l’expansion de la Stratégie pour cinq ans et a approuvé en principe une augmentation du financement de la Stratégie de un million de dollars par année à compter de 2014-2015.

8.2 Admissibilité financière, établissement des coûts des projets et prochaines étapes

Le directeur général, Politiques et recherche stratégique, a présenté le rapport Financial Eligibility Modernization – Proposed Strategy and Financial estimates (modernisation de l’admissibilité financière — stratégie proposée et estimations financières). Il a examiné les initiatives actuelles et à venir en vue d’élargir l’admissibilité dans tous les programmes et domaines du droit, fait remarquer que ce rapport définit un plan triennal et mis en lumière certaines des conséquences financières ainsi que certains choix stratégiques. Les questions suivantes ont aussi été abordées :

  • Possibilités d’atténuer les effets financiers;
  • Informer le MPG;
  • D’autres groupes de fournisseurs de services ont fait part de leur appui à cette initiative;
  • Ce projet sera intégré à la planification des activités d’AJO à l’automne;
  • Tous les intervenants du secteur de la justice seront pleinement consultés;
  • Effets sur les clients non représentés, particulièrement dans les cas de droit de la famille;
  • Possibilité de faire le suivi du nombre de clients non représentés.

8.3 Décision

Le conseil a approuvé le rapport concernant la modernisation de l’admissibilité financière; stratégie proposée et estimations financières.

8.4 Nouvelles du projet concernant les parajuristes

Le directeur général, Politiques et Recherche stratégique, a informé le conseil que le programme concernant les parajuristes est prêt à être lancé. AJO a élaboré un manuel parajuridique, des programmes de formation et des mesures de rendement visant à faire d’AJO un chef de file en matière d’utilisation des parajuristes. Des consultations avec des groupes de fournisseurs de services étaient en cours. Suggestions du conseil :

  • Les parajuristes pourraient collaborer à grande échelle avec AJO dans le cadre de la transformation des cliniques, de la Stratégie de justice applicable aux Autochtones, des initiatives de la stratégie en matière de santé mentale et, possiblement, en droit de la famille;
  • Une plus grande communication proactive au sujet du projet est nécessaire.

8.5 Décision

Le conseil a reçu les nouvelles du projet concernant les parajuristes.

8.6 Entente d’affiliation avec la Commission de la santé mentale du Canada

Le directeur général, Politiques et Recherche stratégique, a présenté le LAO/Mental Health Commission of Canada (MHCC) Training Project Partnership Report (rapport AJO-Commission de la santé mentale du Canada sur le projet de formation en partenariat).

Lorsque le conseil a approuvé la Stratégie en matière de santé mentale, AJO a négocié une ébauche d’entente d’affiliation avec la Commission de la santé mentale du Canada en vue d’élaborer un programme national de formation juridique dans le domaine de la santé mentale. À titre d’organisme directeur du programme, AJO créera du matériel de formation ainsi que des outils d’évaluation et d’organisation afin d’aider les clients qui ont des problèmes de santé mentale dans leurs rapports avec le système judiciaire. Le matériel et les programmes de formation qui en résulteront seront à la disposition d’autres intervenants du système judiciaire de tout le Canada. Ce projet n’entraînera aucun déboursé pour AJO.

8.7 Décision

Le conseil a approuvé l’entente d’affiliation AJO - Commission de la santé mentale du Canada sur le projet de formation.

9. Rapport du Bureau provincial de gestion des causes

9.1 Projet de transformation des causes types

Le directeur général, Politiques et Recherche stratégique, a présenté le Test Case Transformation Project Report (rapport sur le projet de renouvellement des causes types). Une proposition sera élaborée pouvant permettre au conseil d’établir des priorités stratégiques en ce qui concerne les causes d’intérêt public et les causes types.

On a aussi discuté de ce qui suit :

  • Il s’agit d’un projet conjoint Bureau de la gestion des causes majeures – Section des politiques d’AJO;
  • Le Comité des recours collectifs et des causes types se compose d’experts de l’extérieur qui examinent les demandes de fonds à AJO et font des recommandations concernant les causes et les budgets;
  • Le Programme de gestion des causes majeures et les cliniques communautaires sont aussi engagés dans des litiges d’intérêt public et des causes types. Une partie de ce travail est local et peut nécessiter une stratégie afin de coordonner le travail, évaluer les causes d’intérêt public ainsi que les causes types d’AJO et établir les priorités. Il peut aussi nécessiter une amélioration des rapports sur les finances et les résultats.

9.2 Décision

Le conseil a approuvé en principe le projet de transformation des causes types.

9.3 Autres méthodes de paiement

Le directeur général, Politiques et Recherche stratégique, a présenté Alternative Fee Arrangements Update and Next Steps (autres méthodes de paiement des frais; renseignements à jour et étapes ultérieures). Il a expliqué que la communauté des services juridiques est maintenant ouverte à l’idée de réduire le nombre de transactions et d’offrir une plus grande certitude aux prestataires de services en ce qui a trait aux revenus. Il a mis en lumière certaines des méthodes possibles.

9.4 Décision

Le conseil a reçu les renseignements à jour concernant d’autres méthodes de paiement et a approuvé les étapes ultérieures : poursuivre l’élaboration et l’examen des méthodes possibles de paiement.

9.5 Changement d’avocat dans les causes criminelles majeures

Le directeur général, Politiques et Recherche stratégique, a présenté le rapport Causes and Consequences of COS Applications in Major Criminal Cases (causes et conséquences des demandes de changement d’avocat dans les causes majeures). Il a affirmé que le changement d’avocat au milieu d’une cause criminelle majeure a souvent des effets négatifs sur le client, le progrès de la cause, l’avocat et AJO. Recommencer avec un nouvel avocat peut entraîner une augmentation substantielle des coûts pour AJO. Le personnel travaille sur un certain nombre d’initiatives en vue d’améliorer la gestion de la relation avocat-client. À l’automne, il présentera des recommandations précises au conseil pour approbation.

9.6 Décision

Le conseil a reçu le rapport sur les causes et conséquences des demandes de changement d’avocat dans les causes majeures.

10. Avocats salariés d’AJO

AJO a reçu une lettre de la Society of Energy Professionals.

10.1 Décision

Le conseil a reçu le rapport sur la gestion des avocats salariés à AJO.

11. Ébauche du rapport annuel 2012-2013

Le directeur général, Planification stratégique et Conformité, a présenté l’ébauche du rapport annuel 2012-2013.

11.1 Décision

Le conseil a approuvé l’ébauche du rapport annuel 2012-2013.

12. Renseignements à jour concernant les cliniques

12.1 Cliniques et processus de résolution des litiges (ACLC)

Le vice-président régional, région du Sud-Ouest et Cliniques juridiques spécialisées, a présenté des renseignements à jour sur l’ACLC. On s’est prévalu du niveau 2 de la politique de résolution des litiges et des mesures correctives ont été imposées pour protéger les fonds publics et remédier aux problèmes de gestion financière.

12.2 Décision

Le conseil a reçu les renseignements à jour modifiés sur l’ACLC.

12.3 Modernisation des cliniques

Le directeur général, Planification stratégique et Conformité, a présenté le rapport Clinic Modernization – Implementation Next Steps (modernisation des cliniques; prochaines étapes de mise en œuvre). Il a exposé ce qui suit :

Une ancienne directrice de clinique de haut calibre et expérimentée a été nommée chef du projet de modernisation des cliniques. De plus, le personnel d’AJO rencontre les conseils d’administration et les gestionnaires des cliniques.

La stratégie de modernisation se compose d’un certain nombre de projets clés, y compris des projets liés à la gouvernance et la gestion. AJO a désormais un comité sur les questions des cliniques et les cliniques se modernisent projet par projet. Chaque initiative a une direction générale et des chefs de projet. L’équipe de modernisation transigera directement avec les cliniques individuelles. Certaines ont déjà commencé à penser à diverses initiatives.

Il existe des différences importantes entre les propositions de planification stratégique des cliniques de l’Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario et celles d’AJO.

12.4 Décision

Le conseil a reçu le rapport sur les prochaines étapes de mise en œuvre de la modernisation des cliniques.

12.5 Demande de proposition (DP) pour le Système de gestion de l’information dans les cliniques (SGIC)

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a présenté la DP pour SGIC révisée et a déclaré que le conseil avait approuvé l’émission de la DP à sa rencontre de février 2013. Le personnel a ensuite réexaminé la décision de créer une entente avec le Centre d’assistance juridique en matière de droits de la personne (CAJDP) et veut explorer les systèmes vendus sur le marché pour déterminer quelle méthode privilégier.

Une entreprise qui détenait de l’information en raison de sa relation avec le CAJDP et de sa participation à la documentation des exigences de gestion des causes des cliniques se trouvait en situation de conflit d’intérêts potentiel.

Des mesures ont été prises pour veiller à ce qu’il n’y ait pas d’iniquité sur le marché, y compris de recourir aux services d’un commissaire à l’équité pour offrir des conseils sur les meilleurs moyens d’assurer la transparence, de protéger AJO et de donner des chances égales à tous les fournisseurs. Des mesures ont aussi été prises pour protéger les renseignements et la sécurité du CAJDP.

12.6 Décision

Le conseil a approuvé la publication de la DP pour le SGIC révisée.

13. Attribution de fonds additionnels du MPG

Le président-directeur général a indiqué que le budget provincial d’avril 2013 prévoyait l’attribution de fonds supplémentaires de 10 millions de dollars par année pour les trois prochaines années. Il a aussi indiqué que le procureur général destinait clairement ces fonds aux familles à faible revenu, aux victimes de violence familiale et autres groupes vulnérables par l’intermédiaire d’une augmentation de la capacité des centres de services de droit de la famille et autres cliniques juridiques et autres organismes communautaires de tout l’Ontario.

La vice-présidente régionale, région du Sud-Ouest, a présenté le rapport Allocation of Additional MAG Funding (attribution de fonds supplémentaires du MPG). Elle a indiqué que le financement est limité dans le temps, que les initiatives recevant des fonds doivent être viables lorsque la période de financement sera terminée et que le soutien doit viser ce qui suit :

  • Expansion des centres de services de droit de la famille et de l’admissibilité financière aux services de ces centres;
  • Augmentation du soutien à la médiation;
  • Création d’un fonds d’innovation d’AJO pour soutenir des projets faisant progresser la modernisation des cliniques, la Stratégie de justice applicable aux Autochtones et la Stratégie en matière de santé mentale.

Le personnel a recommandé que 8 millions de dollars de ces fonds soient alloués à l’expansion des centres de services de droit de la famille et à la médiation et que 2 millions de dollars soient alloués à la création du Fonds d’innovation d’AJO.

13.1 Décision

Le conseil a approuvé la répartition recommandée des nouveaux fonds.

14. Renseignements à jour concernant la transformation des services aux réfugiés

Le directeur, Planification des services généraux et Initiatives stratégiques, a indiqué qu’AJO faisait progressivement des changements aux services aux réfugiés. AJO ne tient pas compte de la Liste des pays d’origine désignés et analyse chaque demande selon son propre mérite. Les demandeurs d’asile peuvent maintenant choisir des avocats salariés ou des avocats de pratique privée et, à compter de juillet, pourront aussi choisir de se rendre dans les cliniques pour demander à être représentés. Il a aussi déclaré ce qui suit :

  • L’examen du Bureau du droit des réfugiés est terminé et les questions qui ont fait surface seront résolues;
  • Le contenu du site Web est en cours de mise à jour et les communications avec les intervenants sont en cours d’amélioration;
  • Le Comité consultatif sur l’immigration et les réfugiés a décelé des malentendus au sujet des documents de consultation, de la sélection du processus et du choix d’un avocat;
  • En raison des problèmes soulevés par les honoraires conditionnels relatifs aux contrôles judiciaires, certains membres du Barreau refusent des mandats. Cette question fait l’objet d’une réévaluation. Le nombre de contrôles judiciaires a diminué, mais leur taux de réussite s’est considérablement amélioré. Une analyse plus approfondie est en cours;
  • James McNee, membre du conseil, a accepté de servir de liaison du conseil auprès du Comité d'examen des activités dans le domaine des services en droit des réfugiés;
  • Le personnel tiendra les avocats de pratique privée informés au sujet de la structure et des politiques d’AJO en matière de droit des réfugiés.

14.1 Décision

Le conseil a reçu les renseignements à jour concernant la modernisation des services aux réfugiés.

15. Nouvelle politique d’embauche des Ressources humaines

Le membre du conseil d’administration ayant déclaré un possible conflit d’intérêts s’est récusé.

Le président-directeur général a indiqué que certaines personnes voulant travailler pour AJO peuvent avoir eu auparavant une relation avec l’organisme. AJO doit établir une politique de recrutement garantissant un processus d’embauche objectif et équitable dans le cas d’un conflit d’intérêts perçu.

AJO a élaboré une proposition de protocole de recrutement devant être mis en application par les Ressources humaines et le vice-président, Planification stratégique et Conformité, sur les conseils de l’avocate générale et du commissaire à l’intégrité de la province.

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a dressé la liste de certaines personnes pouvant être touchées par cette politique, y compris des membres actuels et anciens du conseil, des personnes ayant travaillé à forfait pour AJO, des avocats qui acceptent des certificats, des employés du gouvernement faisant régulièrement affaire à AJO, etc. Le gestionnaire responsable de l’embauche et les RH identifieront les personnes auxquelles cette politique pourrait s’appliquer et soumettront la question au président-directeur général qui tranchera.

Le conseil a discuté des questions possibles de droits de la personne pouvant surgir si des personnes qualifiées se voient nier la possibilité de poser leur candidature.

Le conseil a approuvé la politique d’embauche des Ressources humaines.