Procès-verbaux publics des réunions du conseil

Réunion du conseil d’administration du 19 avril 2013

Présence

Membres du conseil d’administration présent(e)s :

John McCamus (président du conseil d’administration); Aly Alibhai; Nancy Cooper; Michelle Haigh; John Liston; James McNee; Derry Millar; Robert W. Ward (président-directeur général et membre d’office)

Membres du personnel :

Ida Bianchi; David Field; Ryan Fritsch; Jawad Kassab; Charles Lafortune; Stephanie Mealing; Karl Martineau; Kirstie Mathers-McHenry; Sue McCaffrey; David McKillop; Michelle Séguin; Nye Thomas

1. Ordre du jour

L’ordre du jour est adopté.

2. Divulgation de conflit d’intérêts

Pendant qu’il siège en tant que vice-président de la campagne électorale provinciale des Libéraux, Tim Murphy, membre du conseil, prend un congé non payé, en conformité avec la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario (LFPO). M. Murphy reviendra au conseil une fois la campagne terminée.

3. Réunions du conseil

Les procès-verbaux des réunions du conseil des 1er février 2013, 1er mars 2013 et 2 avril 2013 sont adoptés.

4. Rapport du président du conseil

Le président du conseil a présenté le rapport suivant :

  • Il a assisté à une cérémonie d’assermentation de nouveaux juges de la Cour d’appel;
  • Il a assisté à réunion annuelle du Réseau ontarien d’éducation juridique (ROEJ); il a mentionné que le directeur des communications d’AJO, qui est membre du conseil du ROEJ, a récemment été nommé trésorier de cet organisme;
  • Il a participé à une réunion du comité sur l’accès à la justice du Barreau du Haut-Canada;
  • Il a participé à une réunion avec l’Hon. R. Roy McMurtry et George Thomson, en compagnie du membre du conseil Derry Millar, afin de discuter de planification stratégique des cliniques;
  • Il a pris part à une réunion avec des collègues de la faculté de droit d’Osgoode Hall afin de discuter de planification stratégique des cliniques.

Il a exprimé la gratitude du conseil envers la secrétaire adjointe pour l’organisation d’une visite, le 18 avril 2013, à la Cour de justice de l’Ontario de College Park ainsi que de visites à d’autres endroits.

4.1 Modernisation des cliniques

Le président a proposé une discussion sur le rôle du comité sur les cliniques dans la mise en œuvre de la modernisation des cliniques. Il a souligné que, en vertu de la loi, le Comité sur les cliniques pouvait jouer un rôle de fournisseur de conseils en matière d’orientation stratégique de nature générale en ce qui a trait au financement des cliniques. Cette question fera l’objet de recherches plus approfondies et sera soumise à nouveau au conseil pour décision.

4.2 Divulgation proactive des dépenses

Le président a présenté le relevé de ses dépenses de déplacement et d’hébergement liées à sa participation à un colloque national sur la justice sur le droit pénal et la santé mentale tenu à Montréal.

4.3 Présentation vidéo

Une vidéo préparée par la directrice générale de la Commission de l’aide juridique de la Nouvelle-Écosse a été présentée au conseil.

4.4 Nominations au conseil

Le président a signalé que les décrets nommant certains membres du conseil allaient devoir être renouvelés et qu’il y avait deux postes vacants au conseil. Il a demandé des suggestions de candidatures ou de compétences et il communiquera avec le conseiller principal, Nominations, du Ministère.

4.5 Plainte contre un avocat d’une liste d’AJO

Le conseil a reçu une plainte relativement à la conduite d’un avocat dans le cadre d’une affaire devant la Commission du consentement et de la capacité (CCC). Le président-directeur général fera circuler une ébauche de lettre de réponse à la plainte, pour approbation, au président et aux membres du conseil.

Une discussion sur les exigences en matière de formation en vue d’une réinscription sur une liste a suivi. Le président a proposé qu’un rapport complet sur la gestion des listes devienne un point permanent à l’ordre du jour du conseil.

4.6 Décisions

Le conseil a reçu le rapport relatif à une plainte faite à l’encontre d’un avocat d’une liste d’AJO.

Le conseil a reçu le rapport du président.

5. Rapport du président-directeur général (deuxième partie)

5.1 Cliniques participant au processus de résolution des différends

Le conseil a reçu une mise à jour sur les cliniques engagées dans le processus de résolution des différends.

5.2 Rémunération au rendement

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a présenté le rapport intitulé Report on Pay for Performance pour l’année de rendement 2012-2013. Il traite des augmentations en fonction du rendement pour les cadres, les gestionnaires et les avocats relativement au cycle de rendement se terminant le 31 mars 2013.

5.3 Décision

Le conseil approuve qu’AJO maintienne les mêmes pourcentages d’augmentation de la rémunération au rendement pour l’année 2012-2013, qui seront versés en 2013-2014, que ceux versés en 2012-2013 pour l’année de rendement 2011-2012.

5.4 Association des régimes d’aide juridique (ARAJ)

Le président-directeur général siège actuellement en tant que président de l’ARAJ, un organisme composé de régimes d’aide juridique des différentes provinces et territoires. Cette année, l’association s’efforce de devenir une coalition de parties intéressées par l’accès à la justice qui fait des déclarations publiques sur des questions d’intérêt commun pour la communauté de l’aide juridique (par ex. des modifications législatives, etc.). L’ARAJ a par exemple récemment présenté un mémoire au gouvernement fédéral et envoyé une lettre au Sénat relativement à un projet de législation.

5.5 Colloque de l’Association du Barreau canadien

Des représentants de régimes d’aide juridique de partout au pays (y compris quatre d’AJO) participeront à une conférence nationale de l’Association du Barreau canadien sur l’accès à la justice.

5.6 Décision

Le conseil a reçu le rapport du président-directeur général.

6. Rapports des comités

6.1 Comité des finances et de la vérification - décision

Le conseil :

  • A adopté le procès-verbal de la réunion du 27 février 2013 du Comité des finances et de la vérification;
  • A approuvé l’ébauche de budget de fonctionnement et d’estimations financières 2013-2014 pour les exercices 2014-2015 et 2015-2016.

6.2 Comité sur les cliniques

Le président du conseil a signalé que le procès-verbal du Comité sur les cliniques incluait les motifs de la décision du Comité ainsi que les modalités et conditions précises relativement à la poursuite du financement des West Toronto Community Legal Services pour deux trimestres supplémentaires.

6.3 Décision

Le conseil a reçu le procès-verbal de la réunion du Comité sur les cliniques du 14 mars 2013.

7. Rapports du conseil

7.1 Mise à jour sur les recommandations de la vérification sur l’optimisation des ressources

Le président-directeur général a fait une mise à jour sur la mise en œuvre des recommandations de la vérification sur l’optimisation des ressources faite par le vérificateur général en 2011. Des progrès considérables ont été réalisés relativement à la plupart des recommandations, notamment dans les domaines suivants :

  • Mesures du rendement;
  • Dépôt plus rapide des rapports annuels d’AJO;
  • Négociation d’un nouveau protocole d’entente avec le Ministère;
  • Admissibilité financière améliorée;
  • Diminution du nombre d’avocats inscrits sur les listes de manière conditionnelle.

Le personnel du vérificateur général sera présent sur place afin d’examiner les progrès d’AJO au début de l’été.

Selon la recommandation du vérificateur général, AJO discutera de la qualité des services et des mesures disciplinaires relatives aux avocats inscrits sur les listes avec le Barreau du Haut-Canada. Un membre du conseil a suggéré qu’AJO étende son rôle de gestion des listes (c.-à-d. qu’elle commence à effectuer des vérifications de l’assurance de la qualité, etc.).

Décision

Le conseil a reçu la mise à jour sur les recommandations de la vérification de l’optimisation des ressources.

7.2 Stratégie de TI

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a présenté le directeur, Programmes provinciaux et Innovation (PPI) ainsi que le directeur principal de l’information par intérim. Elle a fait rapport sur les points suivants :

  • Le personnel des TI et celui responsable de la prestation des services élaborent un partenariat afin de décider où et comment investir dans les TI, tout en priorisant une infrastructure de TI orientée vers la prestation de services;
  • La firme Deloitte a été retenue afin d’effectuer une étude de marché et de faire des recommandations sur le service à la clientèle fondé sur les TI;
  • Le système financier actuel d’AJO répond aux besoins uniques d’AJO, mais des mises à niveau sont nécessaires afin d’avoir une idée des coûts rattachés à un client dans l’ensemble de la gamme de services, d’appuyer à l’avenir la prestation de services fondée sur les besoins individuels et de procurer à tous les fournisseurs de services, y compris les avocats de service, un accès aux renseignements sur les clients;
  • À cette étape, AJO examine des méthodes par lesquelles intégrer la technologie relative à la clientèle de sorte que le système reconnaisse le client au moment du contact;
  • L’infrastructure de TI et un excédent des revenus provenant de la Fondation du droit de l’Ontario vont financer cette stratégie. Le conseil devra approuver les dépenses relatives à toute mise à niveau;
  • AJO utilise actuellement du financement interne afin de reconfigurer son système de gestion des relations avec la clientèle. Cette reconfiguration respecte le budget et l’échéancier.

Décision

Le conseil approuve la stratégie IT Strategy in Support of LAO Client Service Ideal : A Five-Year IT Strategic Roadmap en principe, et approuve également la publication d’un appel d’offres concernant des services de consultation afin d’appuyer la mise à niveau des systèmes PeopleSoft Financial.

7.3 Modèle de prestation de services en droit des réfugiés

La vice-présidente et directrice générale de l’administration a présenté un rapport intitulé Refugee Services Delivery Model Status Update que le conseil a approuvé. Elle a signalé ce qui suit :

  • Il traite de préoccupations légitimes exprimées tout au long d’un vaste processus de consultation;
  • Des incertitudes sur ce sujet empêchent l’élaboration d’un modèle de prestation de services définitif ou complet dans ce domaine;
  • Une série de projets pilotes provisoires de même que plusieurs nouvelles idées sont en développement.

Le directeur des initiatives stratégiques, de la planification et des services généraux a présenté le rapport suivant :

  • Il y a eu une réduction de 50 p. cent des services en droit des réfugiés d’une année à l’autre, causée par la loi et l’inactivité apparente des programmes outremer, qui ont entraîné moins de demandes de réfugiés. La réduction dans les demandes a un impact négatif sur les avocats de pratique privée;
  • Il est prévu que la nouvelle loi fera l’objet de contestations judiciaires;
  • AJO continue à subir des pressions en raison des changements apportés aux audiences devant la CISR, ce qui entraîne une augmentation des coûts. AJO surveille attentivement les développements à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR);
  • À AJO, la prestation de services est fondée sur une évaluation du bien-fondé, et non sur la « liste des pays sûrs ». AJO a récemment lancé un projet pilote et proposé des initiatives en matière de prestation de services.

Décision

Le Conseil a approuvé en principe le modèle de prestation de services en droit des réfugiés.

7.4 Attestation relative à la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert

Le vice-président, Planification stratégique et Conformité a présenté le rapport sur l’attestation relative à la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert que le conseil a approuvé. Ce rapport explique que, dans le cadre de l’exigence annuelle imposée à tous les organismes financés par le gouvernement de l’Ontario, le président du conseil est tenu d’attester qu’AJO possède les outils nécessaires afin d’assurer qu’elle dépense correctement les fonds et qu’elle gère les dépenses des cliniques de la façon exigée. Des mesures de rendement et de contrôle sont maintenant incluses de sorte que l’information relative aux cliniques sera comprise dans l’analyse et l’examen.

Décision

Le conseil a approuvé l’attestation relative à la Directive sur l’obligation de rendre compte en matière de paiements de transfert.

7.5 Appel d’offres pour des services d’interprétation et de traduction multilingues

Le vice-président, Politique, Recherche et Relations externes a présenté un rapport intitulé Contracting for Multilanguage Interpretation and Translation Services.

En mai 2011, AJO a conclu un contrat de deux ans avec Multilingual Community Interpreter Services (MCIS) en vue de la fourniture de services d’interprétation et de traduction au Centre de services à la clientèle (CSC) et aux cliniques. Le contrat viendra à échéance le 30 juin 2013. Un nouvel appel d’offres est en voie d’élaboration, sur la base d’un rapport d’évaluation généralement positif et de recommandations. Le vice-président a passé en revue les statistiques, y compris le volume de services et le coût par minute, de même que les résultats d’un sondage auprès du CSC et du personnel des cliniques qui utilisent le programme. En dehors d’une recommandation visant la promotion accrue du programme, peu de suggestions d’améliorations ont été faites.

Décision

Le conseil a approuvé l’initiative de processus d’appel d’offres afin de trouver un ou plusieurs fournisseurs, à compter du 1er juillet 2013 en vue de la fourniture :

  • De services d’interprétation et de traduction multilingues aux cliniques et aux sociétés étudiantes d’aide juridique;
  • De services d’interprétation multilingues au CSC d’AJO;
  • De formation pour les utilisateurs d’AJO et des cliniques et sociétés étudiantes, notamment pour la rédaction de documentation et de lignes directrices sur l’utilisation efficace de services multilingues.

Le conseil autorise le président-directeur général à signer le(s) contrat(s) avec le(s) soumissionnaire(s) retenu(s).

7.6 Initiatives stratégiques

7.6.1 Mise à jour sur l’élargissement de l’admissibilité financière

Le vice-président, Politique, Recherche et Relations externes, a signalé que le rapport de 2011 du vérificateur général recommandait qu’AJO se penche sur la question de l’admissibilité financière et qu’en réponse, un document de recherche approfondi avait été rédigé. Le rapport comprend notamment les conclusions suivantes :

  • En 1995, l’admissibilité financière a été réduite de 22 pour cent
  • Au taux d’inflation actuel, les seules personnes qui seront admissibles dans l’avenir sont celles qui bénéficieront de l’aide sociale ou qui seront incarcérées.

Le directeur général, Politiques et Recherche stratégique, a présenté une mise à jour sur le projet de modernisation de l’admissibilité financière d’AJO, fondé sur des preuves empiriques et des recherches stratégiques qui ont permis de formuler un projet de stratégie pour l’avenir.

Les propositions relatives à l’admissibilité seront développées davantage et présentées à nouveau au conseil et ce projet sera inclus dans le plan d’activités du prochain exercice.

Une stratégie de consultation est en voie d’élaboration.

Décision

Le conseil a reçu la mise à jour sur l’élargissement de l’admissibilité financière.

7.6.2 Stratégie en matière de santé mentale

Le conseiller en politiques sur la santé mentale a présenté le projet de cadre pour la stratégie d’AJO en matière de santé mentale et a signalé ce qui suit :

  • Le personnel demande l’approbation de principe d’entamer les prochaines étapes de l’élaboration de la stratégie;
  • Des consultations et recherches approfondies ont peint un portrait saisissant de la représentation disproportionnée des personnes ayant un problème de santé mentale dans le système de justice;
  • Une recherche est en cours afin d’examiner comment la maladie mentale recoupe le mandat d’AJO;
  • Des impératifs clés et un cadre en quatre points ont été élaborés.

Le conseil a discuté des questions systémiques et de causes types et convenu que les questions de santé mentale sont endémiques dans le monde du droit de la pauvreté et que la stratégie en matière de santé mentale devrait être une considération majeure dans le cadre de la modernisation des cliniques.

Décision

Le conseil a approuvé en principe les directions stratégiques et les prochaines étapes recommandées pour la Stratégie en matière de santé mentale et a également approuvé en principe la publication d’un document de consultation fondé sur ce mémoire, une fois qu’il aura été révisé par le président-directeur général.

7.6.3 Initiatives en matière de protection de l’enfance

La conseillère en politiques sur le droit de la famille a fait rapport sur les initiatives en matière de protection de l’enfance et mentionné que le nombre d’avocats prêts à accepter des causes relatives à la Loi sur les services à l’enfance et à la famille (LSEF) est en baisse, en raison de la rémunération plus faible et du manque de formation pour les étudiants et les jeunes avocats dans les facultés de droit ou dans la pratique.

La faculté de droit d’Osgoode Hall a mis sur pied un programme d’apprentissage expérientiel afin d’offrir de la formation pratique aux étudiants et elle a accepté d’inclure un cours sur le droit de la protection de l’enfance. Un groupe directeur, composé de l’Avocat des enfants, de juges et de conseillers juridiques de juges en chef, est enthousiasmé à l’idée d’offrir cette formation. Une fois que les étudiants auront fini le cours, des stages seront vraisemblablement disponibles auprès de l’Avocat des enfants, des sociétés d’aide à l’enfance, des conseillers juridiques des parents, etc. Ce cours sera offert à d’autres facultés de droit intéressées; l’université de Windsor et l’université de Toronto ont déjà fait part d’un intérêt.

Les avocats qui représentent des parents n’ont pas le même accès aux renseignements et services que les sociétés d’aide à l’enfance. AJO explorera des manières de leur fournir un accès à de meilleures ressources afin de traiter de ces questions cliniques.

Décision

Le conseil a reçu le rapport sur les initiatives en matière de protection de l’enfance.

7.7 Examen du rendement du président-directeur général définitif pour 2011/2012

Séance à huis clos.