Procès-verbaux publics des réunions du conseil

Réunion du conseil d’administration du 1er février 2013

Présence

Membres du conseil d’administration présent(e)s :

John McCamus (président); Aly Alibhai; Michelle Haigh; James McNee; Derry Millar; Tim Murphy; James Yakimovich

Personnel

Randall Ellsworth; Jawad Kassab; Sue McCaffrey; David McKillop; Stephanie Mealing; Michelle Séguin; Nye Thomas

1. Ordre du jour

L’ordre du jour est approuvé.

2. Conflit d’intérêts

Aucun conflit d’intérêts n’est divulgué.

3. Réunions du conseil d’administration

Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration tenues les 6 et 7 décembre, ainsi que les 21 et 23 janvier sont adoptés.

4. Rapport du président du conseil d’administration

4.1 Dépenses générales

Les dépenses générales du président du conseil entre le 12 octobre 2012 et le 1er février 2013 se sont établies à 75 $, ce qui couvrait sa participation à la célébration du 10e anniversaire du Réseau ontarien d’éducation juridique.

4.2 Réunion avec la Fondation du droit de l’Ontario (FDO)

Le président du conseil, auquel se sont joints le président-directeur général et le vice-président, Politiques, Recherches et Relations externes, a fait à la FDO une présentation au sujet d’Aide juridique Ontario.

4.3 Symposium national sur la justice pénale relativement à la santé mentale et au droit pénal à Montréal

Le président du conseil a participé à une activité annuelle parrainée par le Conseil canadien des avocats de la défense (CCAD) et par l’Association canadienne des chefs de police (ACCP). Le symposium a permis l’échange de renseignements au sujet des projets relatifs à la santé mentale, aux sans-abri et à la dépendance dans tout le pays.

4.4 Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario (ACJCO)

L’ACJCO avait demandé que le conseil revienne sur son refus de lui permettre de rencontrer régulièrement le Comité sur les cliniques du conseil d’AJO. Selon l’ACJCO, la disposition législative constitutive de ce Comité prévoit une relation spéciale entre lui et l’ACJCO. AJO avait répondu par écrit que la loi ne prescrit pas de traitement préférentiel ni de relations privilégiées à l’égard de groupes d’intéressés particuliers concernant l’accès direct au conseil ou à ses comités. AJO a reçu de l’ACJCO une troisième lettre, demandant de nouveau une réunion avec le comité des cliniques.

4.5 Formation

Séance de formation sur la gestion du risque d’entreprise lors de la retraite du conseil en décembre 2012

Les membres du conseil ont reconnu que la séance de formation renfermait un contenu utile, mais ont déclaré que la présentation était de nature trop générale et n’était pas directement liée à AJO. La pertinence d’une série continue de programmes de formation de ce genre pour les membres du conseil est discutée. On propose que des séances de formation fassent partie de la retraite annuelle du conseil et que la retraite et les séances de planification stratégique aient lieu ailleurs que dans le bureau provincial d’AJO.

Visites sur place et démonstration du fonctionnement d’AJO

Le conseil convient que les visites sur place, notamment des tribunaux et des bureaux des avocats de garde, constituent une expérience d’apprentissage précieuse et doivent se poursuivre. Les membres du conseil recevront un sondage leur demandant des suggestions de sujets appropriés pour de futures séances de formation.

4.6 Autres points

Le président du conseil souligne le rapport sur les réunions et les projets de notes de réunions de l’automne 2012 des comités consultatifs du conseil d’AJO.

4.7 Décision

Le conseil reçoit le rapport du président du conseil.

5. Rapport du président-directeur général (réception)

La vice-présidente et directrice générale de l’administration présente le rapport du président directeur général et souligne ce qui suit :

5.1 Changements de personnel

David Field revient à AJO et reprend son poste antérieur de vice-président, Planification stratégique et Conformité. George Biggar prend sa retraite aujourd’hui, après 28 ans de service. Jim McCarter, vérificateur général de l’Ontario, prend sa retraite à la fin de mai 2013.

5.2 Le point financier

Baisse du nombre de certificats

AJO a prévu un excédent de l’ordre de 8 à 9 millions de dollars pour 2012-2013. Les certificats se situaient à 8 pour cent de moins que les estimations d’AJO. Le nombre de certificats émis est passé de 115 000 à environ 90 000 cette année.

La demande de certificats en matière de réfugiés a diminué d’environ 3 000 par suite de la mise en œuvre de la nouvelle législation fédérale.

Le nombre de certificats en droit pénal et en droit de la famille a également chuté.

Un membre du conseil suggère que le personnel dresse un tableau démontrant la façon dont AJO sert ses clients au moyen d’autres services que les certificats.

Budget d’AJO

Le budget 2013-2014 d’AJO sera présenté au Comité des finances et de la vérification le 27 février 2013; on prévoit un budget équilibré.

Vérification de l’optimisation des ressources du vérificateur général

Le bureau du vérificateur général a informé AJO qu’il effectuera un suivi de la vérification de l’optimisation des ressources. Le personnel prépare une mise à jour et les auditeurs devraient se trouver dans les bureaux d’AJO en juin ou juillet 2013. Le directeur de portefeuille du vérificateur général a indiqué qu’il se fiera simplement à l’examen d’AJO pour son travail sur le terrain.

5.3 Faits saillants dans les cliniques

L’Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario (ACJCO)

Bien qu’AJO ait envoyé des lettres budgétaires le 30 juin 2012 afin que les cliniques les signent et les renvoient à AJO pour qu’elle les signe à son tour, l’ACJCO a allégué que les cliniques ne les avaient pas reçues. Pour rationaliser le processus à l’avenir, AJO signera les lettres budgétaires avant de les envoyer aux cliniques.

L’ACJCO donne à AJO un aperçu de son plan stratégique.

Les West Toronto Community Legal Services (WTCLS)

AJO a reçu plus de 300 courriels d’opposition à l’élimination du financement de cette clinique. La clinique a officiellement demandé au Comité sur les cliniques de réexaminer sa décision d’éliminer le financement. La vice-présidente et avocate générale déclare que le personnel prépare un rapport sur la question du réexamen et qu’une audience en personne aura lieu auprès du Comité sur les cliniques.

La Cinique juridique Stormont, Dundas et Glengarry

Les auditeurs ont rencontré le conseil d’administration de cette clinique dans le cadre du processus visant à faire sortir cette clinique du processus de règlement des différends.

L’African Canadian Legal Clinic (ACLC)

Le déficit de la CJAC a totalisé 230 000 $.

La Nishnawbe-Aski Legal Services Corporation

L’examen de programme de cette corporation est terminé, et AJO examine le projet de rapport de Deloitte.

5.4 Refugee Lawyers’ Association (RLA)

À une réunion avec la RLA, des modifications au modèle proposé de prestation des services aux réfugiés par AJO ont été envisagées en raison des craintes exprimées par la RLA. Mentionnons parmi ces modifications l’émission de certificats pour certaines affaires relevant de la Section d’appel des réfugiés (SAR) à des avocats du secteur privé par suite d’une évaluation du bien-fondé d’une affaire, la possibilité que des parajuristes titulaires de permis effectuent du travail en droit des réfugiés et la qualité du service.

5.5 Délais d’attente du service de dépannage

Le conseil discute de certains délais d’attente du service de dépannage en TI énoncés dans le tableau de bord du rendement des TI.

5.6 Décision

Le conseil reçoit le rapport du président-directeur général.

6. Rapports au conseil

6.1 Modernisation des cliniques

La vice-présidente et directrice générale de l’administration présente le projet de Document de consultation sur les mesures du rendement des cliniques juridiques communautaires. Elle souligne que le document continue d’être peaufiné, que le processus de consultation auprès des cliniques débutera à la fin de mars et comprendra des rencontres, des vidéos et des conversations électroniques et que les cliniques pourront commencer à faire des rapports une fois que le Système de gestion de l’information dans les cliniques (SGIC) sera entièrement mis en œuvre.

On retrouve parmi les types de mesures du rendement à mettre en œuvre au fil du temps : les évaluations individuelles du rendement; les mesures systémiques clinique par clinique; les évaluations du système de cliniques en général; les mesures qui démontrent la valeur du droit de la pauvreté; et les mesures de réforme du droit et d’accès à la justice.

6.2 Décision

Le conseil reçoit le Document de consultation sur les mesures du rendement des cliniques juridiques communautaires.

6.3 Rapport sur les demandes de propositions (DP) relatives au renouvellement de l’infrastructure des cliniques et à la mise en œuvre du SGIC

La vice-présidente et directrice générale de l’administration explique que ces DP visent à mettre en œuvre et à lancer le SGIC ainsi qu’à renouveler l’infrastructure des cliniques. Elle fait remarquer que l’infrastructure de TI des cliniques n’a pas été mise à niveau depuis 2005-2006 et que le personnel sollicite l’approbation de la publication de ces deux DP.

Elle mentionne que l’initiative du SGIC serait financée au moyen d’un budget SGIC obtenu grâce à une subvention de la Fondation du droit de l’Ontario (FDO) et que la mise à niveau de l’infrastructure des TI serait financée grâce à de nouveaux investissements dans les cliniques.

6.4 Décision

Le conseil approuve les DP relatives au renouvellement de l’infrastructure des cliniques et à la mise en œuvre du SGIC.

6.5 Planification stratégique des cliniques

Le vice-président, régions du Nord, du Centre et de l’Est, présente les rapports afférents au projet de transformation des cliniques, y compris l’orientation stratégique et les échéanciers d’AJO, le plan stratégique de l’ACJCO ainsi qu’une analyse des différences et des similitudes entre les deux plans. Il déclare que :

  • Le système des cliniques, comme les autres programmes d’AJO, doit se moderniser afin d’aider les cliniques à atteindre l’équilibre budgétaire, à optimiser leurs ressources et à survivre en période d’augmentations de tarifs et de réductions de financement;
  • Le plan stratégique de l’ACJCO renferme des éléments de modernisation dignes de mention;
  • Les prochaines étapes relativement au plan stratégique d’AJO sont notamment d’informer le ministère du Procureur général (MPG) et les autres intervenants.

Orientation stratégique d’AJO pour les cliniques

Le directeur général, Politiques et Recherches stratégiques, déclare que :

  • Le système des cliniques dans son ensemble a besoin de réformes structurelles pour réaliser tout son potentiel et améliorer le service à la clientèle;
  • Le plan stratégique trace une carte détaillée sur la façon d’atteindre les objectifs généraux d’AJO et de relever les défis;
  • Le plan comprend des objectifs et 15 projets de réformes organisationnelles et structurelles;
  • Des réformes similaires entreprises par la Legal Services Corporation (LSC) aux États-Unis ont été couronnées de succès;
  • Pour l’avenir, le regroupement engendrerait moins de cliniques qui exerceraient leurs activités avec des bureaux satellites et desserviraient des secteurs géographiques plus importants, d’où une plus grande capacité et une gestion plus professionnelle.

Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario (ACJCO)

Le directeur général, Politiques et Recherches stratégiques, déclare que les conseils d’administration de toutes les cliniques devraient approuver le plan stratégique final de l’ACJCO au plus tard à la fin de février 2013. Il souligne que sur le plan thématique, le plan est généralement conforme aux indications antérieures de l’orientation stratégique de l’ACJCO.

Toutefois, le plan de l’ACJCO n’indique pas explicitement qu’il faut « faire plus avec moins » en temps qu’objectif stratégique et, en réalité, il fait ressortir la nécessité de ressources additionnelles pour les services juridiques des cliniques, il ne reconnaît pas la possibilité d’un accueil centralisé et ne prévoit pas la mise à jour des documents constitutifs servant à la gestion de la relation entre AJO et les cliniques.

Prochaines étapes

Le conseil discute des échéanciers de publication des deux plans stratégiques. Il mentionne également la détermination de l’orientation utile dans le plan de l’ACJCO et la reconnaissance, dans le plan stratégique d’AJO, de la collaboration récente des cliniques à l’égard de la modernisation.

6.6 Décision

Le conseil reçoit le projet de rapport sur le plan stratégique des cliniques, sous réserve des modifications proposées.

7. Vérification de l’optimisation des ressources – attestation d’AJO au MPG

La vice-présidente et avocate générale présente le rapport sur l’état de l’attestation d’AJO. Elle souligne ce qui suit :

  • Le Conseil du Trésor exige la vérification par les vérificateurs internes de l’état de la mise en œuvre par AJO des recommandations contenues dans le rapport 2011 du vérificateur général;
  • Le MPG avait proposé de recourir à sa division de vérification interne à cette fin, mais une vérification d’AJO par le MPG pourrait être perçu comme un conflit d’intérêts et comme un risque pour les relations avec les intervenants;
  • AJO dispose de capacités de vérification interne et est bien en mesure d’entreprendre le type de vérification exigé par le conseil du Trésor tout en préservant son indépendance;
  • La vérification accompagnait le point sur l’état d’AJO et le personnel d’AJO l’a complété. Le président-directeur général ainsi que la vice-présidente et avocate générale ont fourni l’attestation.

7.1 Décision

Le conseil reçoit le rapport Vérification de l’optimisation des ressources – attestation d’AJO au MPG.

8. Transformation des services en droit des réfugiés

8.1 Rapport sur le projet de transformation des services en droit des réfugiés

Le vice-président, Politiques, Recherches et Relations externes, présente ce rapport et mentionne également :

  • Une diminution de 50 pour cent des demandes du statut de réfugié au pays depuis l’entrée en vigueur de la nouvelle législation fédérale;
  • Une suggestion formulée par la Refugee Lawyers’ Association (RLA) pour la préservation du modèle actuel de prestation des services et la réduction du nombre de demandes pour réaliser des économies;
  • D’autres objectifs de l’initiative de réforme du droit des réfugiés, notamment la prestation d’une gamme continue de services aux clients réfugiés;
  • L’ajout récent de procédures permettant l’affection des fonds aux affaires devant la section d’appel des réfugiés (SAR).

Le directeur, Planification des services généraux et Initiatives stratégiques déclare que :

  • Toutes les demandes d’aide juridique en matière de statut de réfugié subiront une évaluation exhaustive au fond à chaque stade des procédures;
  • AJO ne fondera pas ses décisions sur le pays d’origine et examinera chaque affaire individuellement;
  • Les avocats exerçant dans le secteur privé en droit des réfugiés ont indiqué qu’ils contesteront la législation devant les tribunaux;
  • AJO s’est engagée à procurer du financement de cause type pour les affaires qui découlent de la nouvelle législation fédérale par l’entremise de son Comité des recours collectifs et des causes types (CRCCT);
  • Des ébauches de niveaux de service sont disponibles pour les demandeurs d’asile;
  • D’autres sources de services sont disponibles, comme le Bureau du droit des réfugiés, les cliniques ethnolinguistiques, les cliniques de services généraux et les certificats émis aux avocats du secteur privé;
  • Le personnel analyse les façons possibles d’éliminer un arriéré de 30 000 affaires au pays.

8.2 Consultations du 29 janvier 2013 de la Refugee Lawyers’ Association

Le vice-président passe en revue les questions soulevées par la RLA et la réponse d’AJO, de la façon suivante :

  • Le projet pilote relatif à la SAR est amélioré.
  • La qualité et la compétence des parajuristes titulaires de permis, les ententes de services et les honoraires forfaitaires de même que les décisions fondées sur les pays d’origine soulèvent des préoccupations.
  • Le nombre de demandes du statut de réfugiés a considérablement diminué. La nouvelle législation semble dissuader les demandes non sincères.
  • Pour répondre aux préoccupations des avocats au sujet de la compétence des cliniques en matière de services en droit des réfugiés, AJO a rencontré des cliniques ethno-spécifiques. Les compétences linguistiques réduiront les frais de traduction; les cliniques disposent d’un vaste réseau de partenaires communautaires et compte tenu des courts délais, il est logique de référer diverses affaires aux cliniques.
  • Il y a des économies possibles pour la spécialisation par pays une fois que les avocats connaissent bien le pays d’origine; la conduite de nouvelles recherches n’est plus nécessaire lorsqu’on traite un certain nombre d’affaires provenant d’un pays donné.

8.3 Décision

Le conseil reçoit le rapport Le point sur la réforme en droit des réfugiés.

9. Projet des appels dans les causes majeures

Le vice-président, Bureau provincial de la gestion des causes majeures et projets spéciaux, déclare que le projet sera initialement axé sur l’amélioration des processus décisionnels des comités régionaux. Les objectifs du projet sont également de rehausser la responsabilisation du processus d’appel d’AJO, d’atténuer les risques et de mieux suivre et prévoir les frais des affaires dans les appels majeurs en droit pénal (homicides). Voici notamment les recommandations :

  • Mettre en œuvre, à l’essai, des lettres d’avis d’avocat standardisées et des dossiers de décisions de comités régionaux à utiliser dans l’évaluation du bien fondé en droit;
  • Présumer, à l’essai, que le critère du bien-fondé en droit sera respecté s’il y a une chance raisonnable de succès et s’il est démontré que le client bénéficierait directement de l’issue favorable d’un appel;
  • Mettre à jour les mandats des comités régionaux;
  • Les prochaines mesures à prendre sont l’élaboration d’une stratégie de communication et la tenue de consultations auprès des avocats criminalistes et des membres des comités régionaux.

9.1 Décision

Le conseil reçoit le rapport sur Le projet des appels dans les causes majeures.