Réunion du conseil d’administration du 12 octobre 2012

Présence

Membres du conseil d’administration présents :

John McCamus (président); Aly Alibhai; Nancy Cooper; Michelle Haigh; John Liston; James McNee; Derry Millar; Tim Murphy; James Yakimovich; Robert W. Ward, (PDG d’office)

Employés présents :

Janet Budgell; Randall Ellsworth; Kristian Justesen; Sue McCaffrey; Stephanie Mealing; Vicki Moretti

Points d’ouverture

1. Ordre du jour de la réunion

MOTION

La motion suivante est présentée, appuyée et adoptée : Que l’ordre du jour soit approuvé.

2. Conflits d’intérêts

Aucun conflit d’intérêt n’est signalé.

3. Rapport du président du conseil

Le président du conseil rend compte de ce qui suit :

Compte rendu verbal

  • Le président du conseil a eu une réunion fructueuse avec le conseiller principal, Nominations, du ministère du Procureur général. Il fait savoir que tous les décrets sont maintenant en vigueur.
  • En août 2012, la responsabilité de publier la Revue des lois et des politiques sociales est passée du Bureau de ressources cliniques d’AJO à l’école de droit Osgoode Hall.
  • Le 14 septembre 2012, le président du conseil s’est rendu à Kenora avec un membre du conseil d’administration et des employés d’AJO pour remettre le prix Sidney B. Linden de 2012 à Peter G. Kirby.
  • Le président du conseil a représenté Aide juridique Ontario à la cérémonie d’ouverture des tribunaux. Il fait savoir que la juge en chef et le juge en chef adjoint n’ont pas tari d’éloges envers AJO dans leurs allocutions.
  • Le PDG et lui ont rencontré la Refugee Lawyers’ Association.
  • Le président du conseil a rencontré le nouveau trésorier du Barreau du Haut-Canada.
  • Il fait savoir que les employés se préparent en vue de la séance de réflexion et de planification stratégique du conseil d’administration et qu’une liste provisoire de points à inscrire à l’ordre du jour sera distribuée aux membres du conseil d’administration aux fins de commentaires et d’établissement des priorités. Il ajoute que la première séance de formation du conseil d’administration doit avoir lieu dans l’après-midi, juste après la séance de réflexion et de planification stratégique, le 7 décembre 2012 et que la formation portera sur l’évaluation des risques.

Rapport des comités consultatifs du conseil d’administration

  • Le président du conseil présente le rapport des réunions du printemps 2012 des comités consultatifs du conseil d’administration.
  • Il signale qu’un rapport sur le contexte général a été distribué aux comités consultatifs, ainsi que des addendas concernant chacun des huit comités.
  • Il fait remarquer que dans l’ensemble, les membres des comités ont exprimé leur appui à l’égard :
    • de la préoccupation d’AJO concernant la faible admissibilité financière;
    • du projet d’augmentations discrétionnaires;
    • des répercussions des nouvelles mesures législatives portant sur la justice pénale;
    • de la Stratégie en matière de santé mentale.
  • Le président du conseil fait remarquer que les rapports des comités consultatifs comportent maintenant un résumé de propositions précises et des conseils de leurs membres.
  • Il souligne la précieuse contribution du conseiller en matière de politiques à l’activité des comités consultatifs.

Divulgation proactive des dépenses du président

  • Le président divulgue des dépenses de 3 530,45 $ comprenant des billets pour 7 personnes pour un vol vers Kenora avec escale à Winnipeg pour la remise du prix Sidney B. Linden et les frais annuel de la carte de crédit MasterCard.

MOTION

La motion suivante est présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil d’administration accepte le rapport du président.

4. Rapport du président-directeur général

Le PDG présente la deuxième partie de son rapport et met en relief ce qui suit :

Transformation des cliniques

· Le président-directeur général présente un compte rendu sur la transformation des cliniques.

Restriction de la rémunération

  • Le président-directeur général rend compte des obligations de la haute direction en matière de rémunération au rendement. Il fait savoir qu’au titre de l’initiative de restriction de la rémunération, le salaire de base et les primes des membres de la haute direction ne peuvent pas dépasser ceux de l’an dernier. Il mentionne que toute demande d’augmentation pour les employés syndiqués doit être approuvée par un organisme central de l’administration provincial et que les négociations contractuelles avec les employés syndiqués sont très limitées.

Divulgation proactive des dépenses du président-directeur général

  • Le PDG divulgue des dépenses d’environ 1 300 $ relatives à un voyage à Yellowknife pour l’assemblée annuelle de l’Association des régimes d’aide juridique du Canada (ARAJ). Il indique également que lui et le vice-président, Politiques, planification et relations extérieures ont assisté à une séance de planification stratégique en Nouvelle-Écosse et qu’Aide juridique Nouvelle-Écosse a pris en charge tous les frais.

MOTION

La motion suivante est présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil d’administration accepte le rapport du président-directeur général.

Rapports des comités

5. Procès-verbal de la réunion du 12 septembre 2012 du comité des finances et de l’audit

MOTION

La motion suivante est présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil d’administration adopte le procès-verbal de la réunion du 12 septembre 2012 du comité des finances et de l’audit.

6. Compte rendu sur les consultations et les communications

Le PDG présente le directeur des communications d’AJO, qui présente les plans de consultation d’AJO pour deux initiatives lancées au cours des derniers mois.

L’avenir des augmentations discrétionnaires

  • Le directeur des communications indique que les consultations à venir porteront sur la gestion des causes du niveau intermédiaire et sur la préautorisation des tarifs. Il fait connaître les diverses possibilités de participer à ces consultations, à savoir
    • huit séances en personne;
    • des diffusions Web dans toute la province;
    • un outil de consultation en ligne.
  • Le directeur des communications fait savoir que des lignes directrices en matière de gestion des causes, qui comprendront des commentaires d’avocats en droit pénal et en droit de la famille, sont en cours d’élaboration.
  • Il indique qu’aucune date d’achèvement n’a été fixée étant donné que les résultats des consultations dicteront les prochaines étapes.
  • Il fait remarquer que l’utilisation des médias sociaux au titre des plans est efficace.

Réforme des services de droit des réfugiés

  • Le directeur des communications fait savoir que le plan de consultation sur la réforme des services de droit des réfugiés est très étoffé et qu’on prévoit tenir des séances en personne à Toronto, à Ottawa et à Hamilton. Il fait savoir qu’on peut trouver des informations en ligne et au moyen d’une diffusion Web et annonce que les consultations s’étaleront sur plusieurs mois après la diffusion du document de travail et que des communications écrites seront sollicitées.
  • Un membre du conseil d’administration recommande la participation des comités consultatifs du conseil d’administration d’AJO à ces consultations, entre autres.

MOTION

La motion suivante est présentée, appuyée et adoptée : Que le conseil d’administration accepte le compte rendu sur les consultations et les communications.

MOTION

La motion suivante est présentée, appuyée et adoptée : Que la séance soit levée.