Divulgation proactive

Questions et réponses

Q. Quelle directive Aide juridique Ontario a-t-elle reçue du gouvernement provincial concernant la politique relative aux frais de déplacement, de repas et d’hébergement?

  • Le 3 septembre 2009, le Conseil de gestion du gouvernement de l’Ontario a publié un nouvel addenda à la directive concernant les déplacements, les repas et l’hébergement et demandé à tous les ministères et organismes gouvernementaux de s’y conformer.
  • Le 4 septembre 2009, AJO a informé tout le personnel de cette nouvelle directive et précisé qu’elle devait immédiatement s’y conformer.
  • En octobre 2009, AJO A formellement modifié sa politique relative aux frais de déplacement, de repas et d’hébergement de façon à se conformer entièrement aux normes de la fonction publique de l’Ontario (FPO), notamment en matière d’allocations pour les repas.

Q. Quelle était la politique d’AJO avant l’instauration de la nouvelle directive?

  • Le taux quotidien de remboursement des repas était de 50 $ selon la formule suivante :
    o Petit-déjeuner : 10 $;
    o Déjeuner : 15 $;
    o Dîner : 25 $.
  • Le taux quotidien de la FPO pour les repas est de 40 $.
  • La politique allouait pour le dîner un remboursement maximum de 40 $ tout en maintenant l’allocation quotidienne maximum de 50 $. Selon la directive de la FPO, le remboursement maximum pour le dîner est de 20 $.
  • Étant donné que l’hébergement n’a pas été défini clairement dans la directive de la FPO, AJO a adopté pour les repas une directive de 50 $ relativement à l’hébergement.
  • La politique d’AJO sur les frais de déplacement, de repas et d’hébergement a été en vigueur du 1er mai 2006 au 4 septembre 2009.
  • En octobre 2009, AJO A officiellement modifié sa politique sur les frais de déplacement, de repas et d’hébergement de façon à se conformer entièrement aux normes de la FPO, notamment en matière d’allocations pour les repas.
  • AJO a l’intention d’afficher toutes les dépenses de la direction dans son site Web.

Qui a approuvé les demandes de remboursement?

  • Les demandes de remboursement du président du conseil d’administration d’AJO sont approuvées par un membre du conseil d’administration.
  • Les demandes de remboursement du président-directeur général sont approuvées par le président du conseil d’administration d’AJO.
  • L’examen des demandes de remboursement du président du conseil d’administration et de celles du président-directeur général a été réalisé dans le contexte de la politique d’AJO sur les frais de déplacement, de repas et d’hébergement du 1er mai 2006.
  • Pour le président du conseil d’administration, la valeur totale des demandes de remboursement qui débordent la politique d’AJO pour la période du 1er janvier 2008 au 10 septembre 2009 a été d’environ 150 $.
  • Pour le président-directeur général, la valeur totale des demandes de remboursement qui débordent la politique d’AJO pour la période du 1er janvier 2008 au 10 septembre 2009 a été d’environ 40 $.
  • La politique d’AJO sur les frais de déplacement, de repas et d’hébergement du 1er mai 2006 a été en vigueur jusqu’au 4 septembre 2009.
  • Leurs demandes de remboursement ont été examinées et approuvées par le conseil d’administration.

Quelle était la politique d’AJO à l’égard des contrats?

  • Avant octobre 2009, AJO avait sa propre politique d’achat de services.
  • La politique d’achat d’AJO était en vigueur entre 2000 et le 10 septembre 2009.
  • La politique d’achat d’AJO qui était en vigueur durant la période visée par ces renseignements exigeait que des demandes de propositions soient diffusées pour l’acquisition de biens et de services d’une valeur de 50 000 $ ou plus.
  • Pour les achats de moins de 50 000 $, des devis informels étaient exigés.
  • Un contrat pouvait être accordé à un seul fournisseur, mais avec l’approbation du président-directeur général.
  • En octobre 2009, AJO a changé sa politique d’achat de façon à refléter la directive d’approvisionnement de la FPO.

Valeur des achats

Approbation minimum requise pour effectuer l’achat

Processus d’achat

Personnel autorisé à signer une promesse d’achat

Moins de 5 000 $

Gestionnaire désigné/ administrateurs de bureaux régionaux/ directeurs régionaux

Carte pour petits achats/ aucun bon de commande requis

Gestionnaire désigné/ administrateurs de bureaux régionaux/ directeurs régionaux

5 000 $ ou plus, mais moins de 50 000 $

Directeurs de services pour le bureau régional – directeur du soutien opérationnel

Obtention et documentation des résultats de trois devis verbaux. Émission d’un bon de commande au vendeur retenu.

Directeurs de services/directeurs régionaux

50 000 $ ou plus, mais moins de 100 000 $

Vice-présidents responsables

Communication écrite des exigences à au moins trois vendeurs éventuels. Obtention de devis écrits et documentation des résultats de leur évaluation. Émission d’un bon de commande au vendeur retenu.

Directeurs de services pour le bureau régional – directeur du soutien opérationnel

100 000 $ ou plus, mais moins de 500 000 $

Comité de la haute direction ou président-directeur général et vice-président responsable

Demande de devis, demande de propositions ou appel d’offres formel

Vice-président responsable et président-directeur général

500 000 $ ou plus

Conseil d’administration

Demande de devis, demande de propositions ou appel d’offres formel

Président-directeur général et vice-président responsable



Q. Quelle est la politique actuelle d’AJO?

  • La politique d’achat d’AJO a été modifiée en octobre 2009 de façon à s’harmoniser avec la directive d’approvisionnement de la FPO, aux termes de laquelle tous les contrats de consultants doivent faire l’objet d’un appel d’offres.
  • Aucun contrat ne peut être accordé à un seul fournisseur, quelle qu’en soit la valeur.
  • AJO a modifié son processus d’achat, notamment par une attestation confirmant, avant la signature du contrat, que le processus d’achat s’est déroulé dans les règles de l’art.
  • AJO a l’intention d’afficher tous les nouveaux contrats de consultants dans son site Web.

Q. Combien de contrats cette période vise-t-elle?

A) Contrats et documents pertinents pour tous les contrats de consultants à fournisseur exclusif d’une valeur initiale de 25 000 $ ou plus.

Au total, 14 contrats de 25 000 $ ou plus chacun et d’une valeur globale de 618 747,37 $ ont été adjugés. Tous ces engagements ont été appuyés par la réception des contrats utiles.

B) Contrats et documents pertinents pour tous les contrats de consultants d’une valeur initiale de moins de 25 000 $

Il y a eu 70 contrats de moins de 25 000 $ et d’une valeur globale de 580  777,81 $ (valeur moyenne de 8 296 $). Voici un sommaire du processus d’achat suivi :

  • 24 contrats sur 70 étaient de moins de 5 000 $ chacun pour une valeur totale de 51 788,12 $. La politique d’achat d’AJO n’exigeait pas de processus concurrentiel pour les travaux de consultants de moins de 5 000 $;
  • un processus concurrentiel a été suivi dans l’adjudication de 9 contrats sur 70 pour une valeur totale de 78 872,45 $;
  • 37 contrats sur 70 étaient de 5 000 $ ou plus, mais de moins de 25 000 $ pour une valeur totale de 450 117,24 $ (moyenne de 12 165 $). Dans tous les cas, il s’agissait d’un recours à un seul fournisseur; cependant, selon la politique d’achat d’AJO, des devis informels seulement étaient nécessaires;
  • en règle générale, les honoraires versés aux consultants étaient de moins de 1 000 $ par jour;
  • AJO n’a payé que deux fois des frais de déplacement à des consultants. Dans les deux cas, les frais de déplacement pris en charge étaient raisonnables.

Q. Combien AJO a-t-elle payé en services de consultants du 1er janvier 2008 à septembre 2009?

AJO a déboursé 1,5 million de dollars sur cette période de 18 mois, ce qui représente 0,3 pour cent de ses dépenses pour cette période.