Comités consultatifs du conseil d'administration

Réunion du comité consultatif sur le domaine de pratique des cliniques d’Aide juridique Ontario du 10 mars 2016

Membres du comité

John McCamus (président du conseil d’administration); Lisa Cirillo; Lorraine Duff; Ron Ellis; Shelley Gavigan; Karen Mathewson; Trudy McCormick; Colette Murphy; Ryan Peck; Kevin Pinsonneault; Jeff Plain; John Rae; Derry Millar (agent de liaison avec le conseil d’administration d’AJO).

1. Mot de bienvenue et introductions

Le président ouvre la séance et souhaite la bienvenue aux personnes présentes.

2. Procès-verbal du 14 septembre 2015

Le procès-verbal de la réunion du 14 septembre 2015 a été approuvé tel que modifié.

3. Présentation PowerPoint et discussion sur la planification des activités

Le président a présenté les faits saillants de la présentation PowerPoint sur les mises à jour d’AJO et des priorités proposées pour 2017‑2018. Il a fait remarquer qu’AJO commence un nouveau cycle de planification des activités de l’année qui débute par l’analyse environnementale. Les réunions du printemps du comité consultatif mettent également l’accent sur l’analyse environnementale.

Le point a été fait sur les événements récents à AJO.

Le conseil d’administration d’AJO a approuvé la proposition d’afficher les procès-verbaux des réunions des comités consultatifs sur le site Web d’AJO. Cette proposition a fait l’objet de discussions avec les comités lors des réunions d’automne. À cette occasion, les membres ont fait des suggestions que le conseil d’administration a adoptées en tant que principes, à savoir :

  • Les procès-verbaux seront remis aux comités et approuvés par ces derniers avant leur affichage;
  • Les procès-verbaux ne contiendront pas de renseignements confidentiels;
  • Les commentaires ne seront pas attribués à des membres individuels, bien que les noms des membres figureront sur le site Web, ainsi que de brefs renseignements biographiques;
  • La présence aux réunions ne sera pas consignée.

Il a également été suggéré d’inclure une clause de non-responsabilité dans le procès verbal qui indiquerait que les opinions exprimées ne sont pas nécessairement partagées par tous les membres. Bien que la proposition initiale comprenne la création de deux procès-verbaux, ils sont tellement semblables qu’un seul sera probablement préparé à l’avenir, les éventuels renseignements confidentiels étant fournis au Conseil dans une note de service distincte.

David Field a été nommé président-directeur général d’AJO, à la suite du départ à la retraite de Bob Ward en décembre. M  Field a fait carrière dans le secteur public. Il a participé à la rédaction de la Loi sur les services d’aide juridique au ministère du Procureur général, dans les années 1990. Il a occupé l’un des postes de vice-présidents d’AJO dans le cadre duquel il a élaboré un modèle d’évaluation des risques et a été responsable de la planification des activités.

Le nouveau financement fourni par la province pour appuyer l’élargissement de l’admissibilité aux services d’aide juridique continue d’être le fait le plus marquant à AJO. Après deux décennies sans ajustement des critères d’admissibilité, AJO a rédigé une proposition qui visait à doubler le nombre de personnes à faible revenu ayant droit à l’aide juridique sur une période de huit à dix ans. Elle a présenté cette analyse de rentabilisation à la province. L’analyse de rentabilisation a été acceptée. En plus de la mise en œuvre des hausses des seuils d’admissibilité financière de six pour cent, AJO a été en mesure d’élargir les types d’affaires admissibles à un certificat d’aide juridique. Le nouveau financement doit être utilisé pour fournir des services aux clients nouvellement admissibles et AJO doit être en mesure d’en fournir la preuve. On estime qu’environ 20 000 certificats supplémentaires seront délivrés cette année en raison de l’élargissement de l’admissibilité. Un changement du règlement sera nécessaire pour mettre en œuvre d’autres augmentations de l’admissibilité après que la troisième augmentation de six pour cent sera entrée en vigueur le 1er avril 2016. AJO espère que le gouvernement s’engagera à hausser l’admissibilité encore trois ou quatre années de plus.

La présentation PowerPoint sur les mises à jour d’AJO et des priorités proposées pour 2017‑2018 indique les domaines où l’augmentation du nombre de certificats délivrés a été le plus marquée. L’augmentation la plus importante du nombre de certificats délivrés pour des affaires de droit criminel concerne les infractions mineures, du fait de l’élargissement de l’admissibilité juridique qui inclue désormais les conséquences secondaires graves et les personnes issues des groupes vulnérables qui font l’objet d’accusations pour la première fois. En droit de la famille, la plus forte augmentation a été observée pour les affaires où il y a allégations de violence familiale.

Vingt pour cent du nouveau financement a également été alloué aux cliniques d’aide juridique et aux sociétés étudiantes d’aide juridique (SEAJ), la répartition ayant été faite au moyen d’une formule déterminée grâce à des consultations. Le financement de base des cliniques a augmenté de 6,7 millions de dollars depuis novembre 2014 et un financement additionnel de 3,3 millions de dollars a été réservé pour appuyer les cliniques qui travaillent ensemble à l’élargissement des services.

AJO participe activement à plusieurs projets en cours visant à l’amélioration du système judiciaire. AJO participe notamment aux tables rondes en matière de droit criminel et de droit de la famille du procureur général ainsi qu’au projet de modernisation du système de justice pénale de la Cour de justice de l’Ontario. En février, AJO a été invitée à Ottawa pour parler devant le comité sénatorial qui enquête sur les retards dans le système de justice criminelle.

De plus, depuis plusieurs années, AJO met en place des projets ciblés ou des stratégies visant à améliorer ses services dans des domaines précis. Il s’agit des projets et stratégies suivants :

  • Ce travail a commencé avec la Stratégie de justice applicable aux Autochtones d’AJO, actuellement dans sa seconde phase quinquennale;

  • Au cours des trois dernières années, AJO a mené des consultations et élaboré sa Stratégie en matière de santé mentale, qui est sur le point d’être lancée publiquement;

  • Au cours de l’année écoulée, AJO a également mené des consultations sur l’élaboration d’une stratégie en matière de violence familiale;

  • Le conseil d’administration d’AJO a récemment approuvé l’élaboration d’une stratégie sur les communautés racialisées, d’une stratégie pour la mise en liberté provisoire et d’une stratégie en matière de droit carcéral;

  • Le conseil d’administration a également approuvé une stratégie sur les causes types en droit carcéral, qui établit une liste non exhaustive des priorités en matière de causes types en droit carcéral.

Parmi les priorités proposées pour 2017‑2018 de la présentation PowerPoint d’AJO, on compte également les suivantes :

  • Les faits saillants du plan d’affaires de l’année en cours, qui a été soumis au ministère du Procureur général en décembre 2015. Les réalisations d’AJO au cours de l’année écoulée comprennent l’établissement d’un programme provisoire d’appels en santé mentale, la mise en œuvre de nouvelles normes, le processus d’inscription et de maintien sur les listes d’avocats en droit des réfugiés, et l’élargissement de son programme de convention d’honoraires pour les avocats qui acceptent des certificats;

  • Les priorités du plan d’activités proposées pour 2017‑2018, examinées avec le comité à l’automne;

  • Un certain nombre de diapositives concernant l’analyse environnementale du plan d’affaires actuel illustrant les tendances en droit criminel, en droit de la famille et en matière de services offerts par les cliniques. En droit criminel, la baisse du taux de criminalité a eu un impact significatif sur le nombre de certificats délivrés, même si l’élargissement de l’admissibilité a contribué à ramener le nombre de certificats délivrés à la hausse. Il y a eu une légère diminution des services offerts par les cliniques l’an dernier.

Il a été noté que, par le passé, les plans d’affaires d’AJO étaient traités comme des documents confidentiels. En vertu du protocole d’entente actuel d’AJO avec le ministère du Procureur général, AJO peut diffuser un plan d’affaires public. Dans les prochaines semaines, une version publique de son plan d’affaires actuel sera disponible sur le site Web d’AJO.

Il a également été indiqué qu’il y a eu trois nominations récentes au conseil d’administration d’AJO. Un membre du conseil d’administration et un suppléant sont affectés à chaque comité consultatif.

Les membres du comité ont fait part de leurs commentaires et ont fourni leurs conseils. Les opinions exprimées plus bas ne reflètent pas nécessairement les points de vue de tous les membres.

  • Le comité a recommandé de recouper les informations relatives aux stratégies prioritaires d’AJO. Il existe de nombreux points de correspondance et les personnes qui travaillent sur les stratégies devraient collaborer.

  • La Stratégie de justice applicable aux Autochtones a un réel impact. Le renforcement des capacités d’AJO et des cliniques en vue de sensibiliser les clients autochtones et de leur fournir des services constitue un travail important. Il contribue à susciter la prise de conscience et la confiance au sein des communautés autochtones. Il faudrait intensifier ce travail.

  • Le comité s’intéresse aux statistiques sur les services offerts par les cliniques. Il a été indiqué que le léger recul a été principalement enregistré dans les domaines des services de conseils et de renvoi. Ce n’est probablement pas statistiquement significatif, car les membres du personnel des cliniques consignent souvent les services de manière différente. Par exemple, un membre du personnel peut consigner quatre interactions lorsqu’un client demande de l’aide sur quatre questions, quand un autre membre du personnel peut n’en saisir qu’une. Il a été convenu qu’il pouvait y avoir de grandes différences dans la façon dont les membres du personnel des cliniques consignent la prestation des services. Certaines cliniques créent leurs propres « interfaces d’accueil » qui ne font pas partie du programme actuel de statistiques relatives à l’accueil, ainsi, ils peuvent, par exemple, obtenir des renseignements sur le nombre de clients autochtones qu’ils servent. Lorsque le Système de gestion de l’information dans les cliniques (SGIC) sera mis en œuvre, un changement surviendra. Il a été souligné que les SEAJ n’auront pas accès au SGIC, mais qu’il serait bon que les SEAJ aient accès aux nouvelles catégories de statistiques que le SGIC utilisera.

  • Il serait intéressant de savoir si AJO ou les cliniques sont en mesure de suivre le rendement social de l’investissement du fait de l’aide juridique et des services cliniques. Par exemple, AJO ou les cliniques pourraient montrer quel montant d’argent est économisé grâce à la prévention des expulsions. Certaines cliniques le font.

  • Cette année, l’Association des cliniques juridiques communautaires de l’Ontario (ACJCO) a rédigé son premier rapport annuel sur le système des cliniques, qui se penche sur l’incidence de l’accès à la justice et aux services offerts par les cliniques. Le rapport de l’ACJCO sera mis à la disposition du public sous peu.

4. Mise à jour relative aux cliniques et discussion

Le conseiller principal d’AJO sur les cliniques, a informé des faits nouveaux concernant les cliniques dans un rapport. Ce rapport donne un aperçu des projets de transformation menés par les cliniques ainsi que de quelques projets clés d’AJO qui s’ajoutent aux projets de transformation et les complètent.

Chaque région de la province a participé à un projet de transformation, certaines avec un certain nombre de sous-projets et il existe également un projet de transformation pour les cliniques spécialisées. Beaucoup de projets entrent dans leur troisième année. Les trois années sont découpées de la façon suivante :

  • Première année : phase d’évaluation des besoins;
  • Deuxième année : planification de la mise en œuvre;
  • Troisième année : planification de la transition.

Le projet pour la région du Grand Toronto (RGT) a pris fin en août 2015. Les fonds non dépensés ont été rendus à AJO, mais de nombreuses cliniques de la RGT cherchent à progresser en menant des initiatives de transformation à plus petite échelle. En mars 2015, les cliniques de la RGT ont été invitées à soumettre des demandes de financement pour des projets de transformation.

La région du Sud-Ouest a plusieurs sous-projets en cours, y compris le projet de Bulletin de santé juridique et le projet de services complets. Elle entreprend également des déménagements et des colocations.

Dans la région du Centre-Est, l’évaluation des besoins du projet est terminée et un plan de mise en œuvre et de transition a été soumis à AJO. Trois cliniques d’Ottawa sont parvenues à un accord pour fusionner les trois cliniques en une d’ici mars 2017.

Dans la région du Nord, l’évaluation des besoins a été achevée et l’élaboration d’un plan de mise en œuvre et d’un plan de transition est en cours. Huit cliniques spécialisées sont en colocation et trois ont déjà déménagé dans leur nouvel espace au 55, avenue University à Toronto. La colocation permet de rassembler les clients et de mener des actions conjointes. Parmi les initiatives de transformation interrégionale, on compte le projet Boldness, qui se concentre sur l’accès à la justice dans les régions rurales et éloignées. Le projet permet d’établir des alliances avec les fournisseurs de soins de santé et les bibliothèques, de lancer un site Web et d’élaborer une appli pour les clients.

Dans l’ensemble, la transformation des cliniques est poussée par une forte dynamique et les cliniques qui mènent des projets de transformation ont une opinion favorable du travail effectué. Il existe différents niveaux d’engagement à l’échelle de la province. Beaucoup de projets connaissent des retards, mais tous progressent, sauf pour le projet initial de la RGT. Jusqu’à maintenant, l’accent est davantage mis sur l’amélioration du service à la clientèle que sur les économies administratives. Les régions ont un point de vue plus axé sur la coordination que sur la consolidation.

L’élaboration du SGIC touche à sa fin, bien qu’une date de mise en œuvre ne soit pas encore disponible.

AJO a reçu 79 demandes de financement pour des projets de collaboration menés par des cliniques dans les domaines où les besoins ne sont pas comblés au titre du fonds provincial de 3,3 millions de dollars qui provient du nouveau financement pour l’élargissement de l’admissibilité. Une grande partie des propositions tirent leur origine du travail d’évaluation des besoins effectué pour la transformation des cliniques. Les fonds pour les propositions sélectionnées doivent être attribués d’ici le 31 mars 2016 et les cliniques retenues seront avisées sous peu.

Parmi les autres initiatives en cours, on compte un nouveau processus de vérification et de contrôle des cliniques, qui est un nouveau processus d’examen des cliniques intégré. Les premiers examens sont menés auprès des cliniques volontaires.

AJO consulte actuellement l’ACJCO et les cliniques afin de déterminer la façon la plus efficace de mettre en place les projets d’apprentissage et de formation des cliniques.

Les membres du comité ont fait part de leurs commentaires et ont fourni leurs conseils. Les opinions exprimées plus bas ne reflètent pas nécessairement les points de vue de tous les membres.

  • Il est nécessaire d’évaluer les projets de transformation des cliniques, en se concentrant sur l’impact de la transformation sur les services aux clients, les conseils communautaires et la participation communautaire.

  • Il a été utile pour les cliniques d’avoir accès à de nouveaux fonds pour l’élargissement de l’admissibilité, en particulier lorsque les évaluations des besoins de transformation ont mis en lumière des lacunes en matière de services et d’accès.

  • Le processus consistant à informer les cliniques de l’existence de nouveaux financements doit se faire le plus tôt possible au cours de l’exercice financier pour permettre aux cliniques de prendre des décisions.

  • Plusieurs membres ont jugé que les besoins en matière de droit de l’emploi étaient importants. Plus les seuils d’admissibilité financière sont élevés, plus grande est la probabilité que les clients aient des problèmes liés au droit de l’emploi et à la sécurité au travail. Les cliniques et les SEAJ utilisent une partie de leur nouveau financement pour élargir les services juridiques en matière d’emploi, un élargissement encore plus vaste étant prévu.

  • Parallèlement à l’émergence de nouveaux besoins juridiques, comme dans le domaine du droit de l’emploi, en raison de l’élargissement de l’admissibilité, la forte demande pour les services fournis par les cliniques se poursuit pour les appels des décisions du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées (POSPH). Certains faits encourageants ont été signalés au niveau provincial, car il est question de changer les formulaires de demande et de révision médicale du POSPH. Certaines cliniques remarquent également qu’un plus grand nombre de personnes sont considérées admissibles en raison de la révision de l’admissibilité sur le plan médical, ce qui pourrait signaler un changement d’attitude chez les décideurs. L’activisme des cliniques est jugé susceptible de contribuer à provoquer un changement systémique.

  • Des évolutions positives récentes ont eu lieu au niveau fédéral et provincial. Il est possible qu’il y ait des opportunités de synergies entre le gouvernement fédéral et les provinces dans des domaines comme la réduction de la pauvreté et le logement.

5. Autres questions

Aucune question n’a été soulevée.