Comités consultatifs du conseil d'administration

Réunion du comité consultatif en droit de l’immigration et des réfugiés d’Aide juridique Ontario du 9 mars 2016

Membres du comité

John McCamus (président du conseil d’administration); Deyanira Benavides; Raoul Boulakia; Debbie Douglas; Rana Khan; Jennifer Hyndman; Gerri MacDonald; Toni Schweitzer; Andrea Sesum; Peter Showler; Maureen Silcoff; Christa Freiler (agente de liaison avec le conseil d’administration d’AJO).

1. Mot de bienvenue et introductions

Le président ouvre la séance et souhaite la bienvenue aux personnes présentes.

2. Procès-verbal du 28 septembre 2015

Le procès-verbal de la réunion du 28 septembre 2015 a été approuvé tel que modifié.

3. Présentation PowerPoint et discussion sur la planification des activités

Le président a présenté un aperçu des mises à jour d’AJO et les priorités proposées pour 2017‑2018 de la présentation PowerPoint. Il a indiqué qu’un nouveau cycle de planification des activités commence à AJO. Le calendrier des réunions du comité consultatif, qui correspond au calendrier du processus de planification des activités, se concentre sur l’analyse environnementale au printemps et sur les discussions sur de nouvelles initiatives potentielles à l’automne.

Le comité a été informé des événements récents à AJO.

Le conseil d’administration d’AJO a approuvé une proposition, dont les comités consultatifs avaient parlé à l’automne, qui vise à afficher les versions publiques des procès-verbaux du comité consultatif sur le site Web d’AJO. Aucun comité ne s’est opposé à ce projet, la plupart étant d’ailleurs enthousiastes. Les consultations avec les comités ont donné lieu à un certain nombre de suggestions que le Conseil a adoptées en tant que principes, notamment les propositions suivantes :

  • Les procès-verbaux seront remis aux comités et approuvés par ces derniers avant leur affichage;
  • Les procès-verbaux ne contiendront pas de renseignements confidentiels;
  • Les commentaires ne seront pas attribués de façon nominative et individuelle aux membres;
  • Les procès-verbaux énuméreront les noms des membres sans leurs coordonnées;
  • La présence aux réunions ne sera pas consignée.

L’objectif est d’afficher également en ligne la présentation PowerPoint générale qui est fournie aux comités. Bien que la proposition initiale comprenne la création de deux procès-verbaux, les versions publiques sont si semblables aux versions originales qu’à l’avenir, il est probable qu’une seule série de procès-verbaux sera préparée. Si des discussions confidentielles ont lieu, elles seront signalées au Conseil dans une note de service.

AJO a un nouveau président-directeur général, David Field, qui a participé à la création de l’organisme dans le cadre de sa carrière dans la fonction publique au ministère du Procureur général. M. Field a également été l’un des vice-présidents d’AJO. Il a été nommé P.-D.G après le départ à la retraite de Bob Ward en décembre.

L’élargissement de l’admissibilité à l’aide juridique continue d’être l’événement le plus réjouissant à AJO. La présentation PowerPoint illustre l’impact à ce jour des hausses globales de six pour cent qui ont été mises en place en novembre 2014 et en avril 2015 ainsi que les répercussions des mesures d’élargissement de l’admissibilité juridique introduites en juin 2015. AJO prévoit de délivrer environ 20 000 certificats supplémentaires en 2015‑2016 du fait de l’élargissement de l’admissibilité, les plus fortes augmentations étant prévues dans les domaines du droit criminel et du droit de la famille. Bien qu’il y ait également une augmentation du nombre de certificats délivrés pour des affaires de droit des réfugiés, elle ne résulte pas essentiellement de l’élargissement de l’admissibilité financière, car l’Ontario a toujours offert des services de certificats pour la plupart des affaires en droit des réfugiés. Cette hausse est plutôt due à d’autres facteurs. Vingt pour cent du nouveau financement a été alloué aux cliniques juridiques pour appuyer l’élargissement de l’admissibilité aux services des cliniques. Une troisième augmentation de six pour cent du seuil d’admissibilité entrera en vigueur le 1er avril 2016 et la province s’est engagée à financer une quatrième année. AJO espère que la province s’engagera à financer des augmentations annuelles supplémentaires dans les prévisions imprimées du nouveau budget.

AJO participe activement à plusieurs projets visant l’amélioration du système judiciaire. Le procureur général a mis en place deux tables rondes de justice, l’une portant sur le droit criminel, l’autre sur le droit de la famille, auxquelles AJO participe. Les tables rondes étudient des idées de projets pilotes et AJO espère que la mise en liberté provisoire deviendra un centre d’intérêt. Le Projet de modernisation du système de justice pénale de l’Ontario, auquel AJO participe, est lui aussi en cours. En février, AJO a été invitée à faire une présentation sur le retard dans le système de justice criminelle devant un comité sénatorial.

AJO élabore des stratégies pour améliorer les services qu’elle fournit aux groupes de clients vulnérables. Les stratégies tendent à suivre un modèle général : le conseil approuve l’élaboration de la stratégie, des consultations générales sont menées, puis, en fonction de ces consultations, un plan plus détaillé est élaboré, ce plan fait l’objet de consultations, finalement, la stratégie est mise en œuvre. Les stratégies d’AJO sont résumées de la façon suivante :

  • La Stratégie de justice applicable aux Autochtones, la première stratégie destinée à améliorer les services aux clients d’AJO, entame actuellement son second volet quinquennal.

  • La nouvelle Stratégie en matière de santé mentale est sur le point d’être annoncée après trois années de consultations et d’élaboration.

  • AJO travaille actuellement à l’élaboration d’une stratégie en matière de violence familiale.

  • Le conseil d’administration d’AJO a récemment approuvé l’élaboration d’une nouvelle Stratégie pour les communautés rationalisées, ainsi que de nouvelles stratégies en matière de mise en liberté provisoire et de droit carcéral.

  • Une stratégie sur les causes types en droit carcéral a également été récemment approuvée.

Les mises à jour d’AJO et les priorités proposées pour 2017‑2018 de la présentation PowerPoint comprennent les points saillants du plan d’activités de l’année en cours, notamment un résumé des priorités du plan d’activités qui ont été examinés avec les comités lors des réunions d’automne.

AJO publiera un document et mènera une consultation sur la transparence, ce thème faisant partie des priorités du plan d’affaires de l’exercice en cours. Les réalisations d’AJO au cours de l’année écoulée comprennent, en plus de l’élargissement de l’admissibilité, l’augmentation des services de rédaction de rapports Gladue et l’élargissement de son programme de Conventions d’honoraires pour les avocats du secteur privé, qui concerne à présent huit pour cent des certificats.

Le plan d’affaires comprend également l’analyse environnementale, résumée dans les mises à jour d’AJO et les priorités proposées pour 2017‑2018 de la présentation PowerPoint. Les diapositives relatives à l’analyse environnementale montrent l’évolution du nombre d’affaires et de services d’aide juridique dans chaque domaine du droit. Par exemple, le nombre d’affaires en droit criminel a diminué pendant plusieurs années, ce qui a entraîné une diminution du nombre de certificats délivrés. L’analyse environnementale examine également les données d’AJO, montrant que les nouveaux avocats ont pris une part importante du travail d’aide juridique. La partie de l’analyse consacrée aux événements internationaux fait état des progrès dans le recours de la technologie en ligne pour fournir des services d’aide juridique. La Legal Services Society de la Colombie-Britannique met en place un système en ligne basé sur le modèle hollandais décrit dans l’analyse.

Les membres du comité ont fait part de leurs commentaires et ont fourni leurs conseils. Les opinions exprimées plus bas ne reflètent pas nécessairement les points de vue de tous les membres.

  • Le dévoilement prochain de la Stratégie en matière de santé mentale d’AJO a suscité un intérêt. La Stratégie ne devrait pas chercher à confier à un seul avocat le soin de s’occuper de toutes les questions juridiques d’un client qui a des troubles de santé mentale, car ce ne serait pas un plan applicable aux clients réfugiés. Le comité a été informé que la Stratégie ne préconiserait pas ce genre d’approche.

  • En mettant l’accent sur la transparence au cours de l’année à venir, AJO devrait être prudente quant à la divulgation de type liste SunShine des salaires des avocats des cliniques et des honoraires des avocats d’avocats privés qui proviennent de l’aide juridique. La protection des renseignements personnels soulève des préoccupations tout comme le fait que ce type de divulgation (concernant les certificats) pourrait dévoiler des renseignements sur des affaires et des clients particuliers. De plus, certains avocats pourraient décider de cesser d’effectuer du travail d’aide juridique si ce genre de divulgation devenait obligatoire.

  • On a estimé qu’une des façons d’augmenter le nombre d’avocats qui signent une convention d’honoraires avec AJO serait de réduire leurs charges administratives. Il semble que, même s’ils obtiennent une meilleure prévisibilité de leurs flux de trésorerie, les avocats qui signent une convention d’honoraires doivent faire la même quantité de travail administratif et de tâches liées aux bordereaux que les avocats qui travaillent au titre des certificats et qui n’ont pas signé de convention d’honoraires. Il est possible qu’il ne soit pas particulièrement avantageux de passer à une convention d’honoraires, sauf si l’avocat rencontre des problèmes avec la facturation. AJO doit veiller à rendre des comptes, mais doit repenser à la quantité de travail administratif que les avocats qui travaillent sous une convention d’honoraires doivent effectuer.

4. Mises à jour et discussions sur les services en droit de l’immigration et des réfugiés

Le directeur général de projet, Services aux réfugiés et aux immigrants de la RGT (région du Grand Toronto) a fait part au comité des derniers développements concernant les priorités d’AJO en matière de services aux réfugiés et aux immigrants.

Les nouvelles normes de qualité des services sont désormais mises en place à 95 pour cent et un nouveau système de gestion de la liste des avocats qui offrent des services en droit des réfugiés assure un meilleur contrôle et un meilleur soutien. Il y a trois chargés de liste d’avocats, chacun d’entre eux étant responsable de 110 à 120 avocats.

AJO continue de développer son programme de conventions d’honoraires dans le domaine du droit de l’immigration et des réfugiés. Six conventions d’honoraires ont été renouvelées et six autres sont à l’étude.

AJO continue d’améliorer sa formation pour le personnel et les avocats du secteur privé. Onze modules de formation en ligne ont été créés et dix séances de formation en personne ou diffusées en direct sur le Web ont été dispensées. Le programme de mentorat continue de croître, avec 22 mentors et 40 mentorés.

Bien que l’élargissement de l’admissibilité financière n’ait pas eu beaucoup d’impact sur les certificats de droit des réfugiés, plusieurs améliorations de l’admissibilité juridique ont élargi l’accès à la justice dans ce domaine. L’admissibilité juridique a été élargie pour les demandes fondées sur des motifs d’ordre humanitaire, les sursis à l’exécution, les appels à la Section d’appel des réfugiés (SAR) et les requêtes en habeas corpus pour les détenus de longue durée.

AJO a amélioré la communication et les relations avec les intervenants par le biais de réunions et de communications régulières. La Refugee Lawyers Association (RLA) a été remerciée pour son soutien pour avoir permis la diffusion des mises à jour d’AJO grâce à sa liste de distribution.

L’une des priorités d’AJO est de gérer son programme de réfugiés dans les limites de son budget et AJO s'inquiète des coûts qui ne cessent d’augmenter. Les coûts des certificats sont nettement supérieurs aux prévisions, la plus forte augmentation concernant la Section d’appel des réfugiés. L’avis du comité est sollicité quant aux moyens de limiter les coûts.

Les faits nouveaux sur la mise en œuvre des nouvelles normes des listes d’avocats ont été exposés en détail. Le processus a commencé en 2013 avec des consultations. Il est presque terminé. Trois cent quatre-vingt-trois avocats ont effectué une demande d’inscription ou de réinscription, la plupart issus de la RGT. La liste comptait 444 avocats avant la mise en place du processus de conformité. Au 9 mars 2016, les demandes de 259 avocats avaient été approuvées, certaines avec l’obligation de respecter des conditions.

Une évaluation indépendante sera effectuée et AJO en suivra les résultats. AJO cherchera à obtenir de meilleurs résultats pour les clients en première instance. Elle vise également à améliorer les connaissances des avocats inscrits sur ses listes et le soutien qui leur est apporté ainsi qu’à réduire les coûts pour l’organisme.

AJO a constaté que l’enseignement le plus important tiré de ce processus est que le contrôle de la qualité doit être perpétuel.

En ce qui concerne les prochaines étapes, environ dix procédures de radiation sont en cours ou à venir. AJO continuera de recueillir les commentaires des clients et de communiquer avec les intervenants et elle étudiera sur quelle liste elle concentrera ses efforts ensuite.

Les membres sont priés de communiquer avec AJO si des problèmes de qualité sont portés à leur attention. Les clients, les fournisseurs de services et les organismes peuvent utiliser le processus de traitement des plaintes d’AJO ou appeler la ligne d’assistance sur les règles d’éthique anonyme d’AJO pour signaler un cas. Des courriels peuvent également être adressés au directeur général de projet, Services aux réfugiés et aux immigrants de la RGT. Des dispositions peuvent être prises pour une rencontre en personne avec le personnel d’AJO et un interprète, au besoin.

Les membres du comité ont fait part de leurs commentaires et ont fourni leurs conseils. Les opinions exprimées plus bas ne reflètent pas nécessairement les points de vue de tous les membres.

  • Les membres ont indiqué qu’ils continuaient de soutenir le projet relatif aux normes de qualité des services en droit des réfugiés. Les efforts déployés par AJO en matière de qualité des services, qui incluent les nouvelles normes de qualité pour les avocats inscrits sur les listes d’avocats et le processus d’examen par les pairs ainsi que ses initiatives d’orientation, de formation et de mentorat, constituent tous de bonnes nouvelles. Le matériel de formation a été décrit comme étant excellent. La qualité est un problème de longue date dans le domaine du droit des réfugiés. Souvent, les problèmes de qualité sont plus liés au manque d’effort qu’à un manque de compétence.

  • AJO devrait étudier s’il est possible que le processus de réinscription sur les listes en droit des réfugiés ait découragé des avocats de haut calibre chevronnés de se réinscrire. Le nombre d’avocats inscrits sur la liste en droit des réfugiés a considérablement diminué, passant de 444 à 259. L’ancienne liste n’avait pas de processus de conformité, on pouvait donc s’attendre à une baisse, mais cette diminution pose un problème d’accès à la justice si de bons avocats ont été refroidis par le processus et ont décidé de ne pas présenter de demande de maintien sur les listes. La RLA, ou un groupe de membres de la RLA également membres du comité d’examen par les pairs, seraient disposés à collaborer avec AJO pour trouver des idées pour déterminer qui sont ces avocats et communiquer avec eux.

  • Il a été suggéré que, à titre de mesure provisoire, AJO envisage de reporter la radiation des listes pour les avocats qui pourraient tirer parti du mentorat.

  • Lors de l’évaluation de son projet de conformité aux normes de qualité des services en droit des réfugiés et de l’immigration, AJO doit veiller à ne pas confondre les résultats obtenus et une représentation juridique de qualité. D’autres facteurs, y compris le pays d’origine d’un client (il peut y avoir des écarts considérables d’un pays à l’autre) et les décisions des membres de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR) peuvent avoir une incidence sur le résultat, et le taux de « succès » d’un avocat peut être supérieur à celui d’un autre sans aucun lien avec la qualité de la représentation.

  • Les membres se demandent s’il est difficile pour les clients qui ne parlent pas anglais ou français de porter plainte auprès d’AJO et si, dans ce cas, un avocat ou un organisme devrait formuler la plainte au nom du client. Il a également été souligné que la page de la ligne d’assistance anonyme sur les règles d’éthique et la conformité d’AJO pour signaler des problèmes de qualité ne semble pas très conviviale et demande aux personnes de se connecter avec un identifiant et un mot de passe.

  • Pour contrôler le coût des services aux réfugiés, les membres ont apporté les suggestions suivantes :

    • Il a été suggéré que les nouvelles normes qui régissent les avocats inscrits sur les listes d’avocats d’AJO et les mesures de soutien de la qualité peuvent aider AJO à réduire les coûts en éliminant la nécessité de reprendre les affaires qui ont été mal gérées. Toutefois, il existe probablement en aval des économies qui ne seront pas réalisées immédiatement.

    • Il a été suggéré qu’AJO réduise ses coûts de traduction en passant à un service de traduction centralisé. D’autres économies d’échelle pourraient être trouvées si le service était offert partout et pas seulement aux avocats en droit des réfugiés. La qualité est fréquemment un problème avec les traducteurs. De plus, les traductions sont souvent demandées à la dernière minute dans le domaine du droit des réfugiés, car les clients ont tendance à apporter leurs documents le jour de l’échéance. Bien qu’il puisse ne pas être logique d’avoir des traducteurs salariés, il serait peut-être possible de mettre en place une stratégie qui fonctionne. Idéalement, AJO, mais aussi les services sociaux, les tribunaux et la police pourraient regrouper leurs services de traduction en un seul endroit; un tel carrefour serait en mesure de résoudre les problèmes de qualité et de réduire les coûts.

  • Les membres estiment que le nombre de réfugiés qui arrivent au Canada continuera d’augmenter. L’Alliance pour l’aide juridique durable (AAJD) a écrit au gouvernement fédéral pour demander davantage de financement pour les services aux réfugiés et pour les groupes de clients vulnérables. Il a été suggéré qu’AJO envisage une demande de financement conjointe plutôt que de gérer le besoin d’un financement fédéral supplémentaire seule. De plus, s’il est possible de mobiliser les gens et de faire quelque chose d’une manière plus publique qui attire l’attention, les résultats peuvent être très positifs.

5. Mesures

  1. AJO examinera l’accessibilité de son processus de traitement des plaintes du point de vue d’un client qui ne parle ni l’anglais ni le français.

  2. AJO passera en revue les membres actuellement inscrits sur les listes d’avocats et examinera la question de savoir si le processus de réinscription a entraîné la perte d’avocats de haute qualité qui n’ont pas effectué de demande de maintien de leur nom sur les listes. Une communication détaillée aux avocats du secteur privé sera préparée.

6. Autres questions

Aucune question n’a été soulevée.