Comités consultatifs du conseil d'administration

Réunion du comité consultatif sur les services en français d’Aide juridique Ontario du 5 octobre 2015

Membres du comité

John McCamus (président); Patrice Cormier; Marie-Claude Gaudreault; Josée Guindon; Madeleine Hébert; Ayana Carla Hutchinson; Marie-Josée Lafleur; Andrée-Anne Martel; Christophe Mutonji; Vicky Ringuette; Christian St-Onge; Leonie Tchatat; Aly Alibhai (liaison avec le conseil d’administration d’AJO).

1. Mot de bienvenue et présentations

Le président a ouvert la séance et accueilli les membres du comité.

2. Procès-verbal de la réunion du 31 mars 2015

Le procès-verbal de la réunion du 31 mars 2015 a été adopté tel que modifié.

3. Présentation PowerPoint et discussion sur la planification des activités d’AJO

Le président a présenté les faits saillants de la présentation, en commençant par des mises à jour sur les projets. L’élargissement de l’admissibilité aux services d’aide juridique et le nouveau financement fourni par la province pour appuyer cet élargissement sont des faits notables pour AJO.

Avant les récentes mesures d’élargissement, les seuils d’admissibilité à l’aide juridique étaient extrêmement bas et ils n’avaient pas changé en près de 20 ans. AJO a soumis une proposition d’affaires à la province demandant un financement pour appuyer une série de hausses qui amèneraient les seuils d’admissibilité au niveau de la mesure du faible revenu sur une période de huit à dix années. Le gouvernement a accepté la demande et approuvé le plan d’AJO d’élargir les critères juridiques aussi bien que financiers de l’admissibilité pour que davantage de types d’affaires donnent lieu à une assistance juridique. AJO croit qu’elle délivrera 20 000 certificats de plus cette année en raison de l’admissibilité élargie.

Conformément à la tendance traditionnelle d’attribution du financement au système des cliniques, 20 pour cent du nouveau financement pour l’élargissement de l’admissibilité ont été alloués aux cliniques juridiques et aux sociétés étudiantes d’aide juridique (SEAJ) pour appuyer l’élargissement de l’admissibilité aux services des cliniques et des SEAJ. Des consultations ont été menées auprès des cliniques et des SEAJ pour établir les priorités, notamment redresser les déséquilibres du financement en allouant davantage de fonds aux cliniques qui ont un plus grand nombre de personnes à faible revenu dans leur zone de service.

Les cliniques de la province continuent leur travail sur les projets de transformation. Un grand projet de transformation qui avait été proposé par un comité d’employés des cliniques de la région du Grand Toronto (RGT) n’a pas été réalisé en raison de l’absence d’un consensus, mais des groupes de cliniques plus petits se réunissent pour développer d’autres idées. AJO continue d’appuyer la transformation des cliniques.

La procureure générale a établi une Table ronde sur la justice ainsi que deux tables rondes secondaires qui mettent l’accent sur le droit de la famille et sur le droit criminel, et AJO de même que d’autres intervenants se sont investis dans ce projet.

AJO continue de mettre l’accent sur les stratégies à l’intention des clients :

  • La Stratégie de justice applicable aux Autochtones (SJAA) en a été la première. Les projets courants de la SJAA comprennent les services de rédaction de rapports Gladue et le soutien aux services locaux dans les communautés;

  • La deuxième stratégie à l’intention des clients élaborée par AJO est la Stratégie en matière de santé mentale (SMSM). Certains projets de la SMSM sont en cours de réalisation et il est prévu que le plan formel de la SMSM sera bientôt rendu public;

  • En février 2015, le conseil d’administration d’AJO a approuvé l’élaboration d’une troisième stratégie : la Stratégie en matière de violence familiale (SMVF). Le personnel d’AJO a reçu une formation de sensibilisation à la violence familiale et un document de consultation sur l’élaboration de la stratégie a été affiché sur le site Web d’AJO; le lien au document est donné dans la présentation PowerPoint;

  • Plus récemment, AJO a commencé à travailler à l’élaboration de la Stratégie à l’intention des communautés racialisées (SICR), en accord avec sa stratégie de soutien d’autres communautés vulnérables. Une présentation sur la SICR a été faite récemment à l’Association des avocats noirs du Canada et AJO a reçu une demande d’offrir la présentation en français, étant donné qu’il y a une forte représentation de Francophones dans cette communauté.

La mise en liberté sous caution est un autre domaine dans lequel AJO a concentré ses efforts. Récemment, de nouveaux services relatifs aux mises en liberté sous caution ont été mis en place dans le cadre de l’élargissement de l’admissibilité. AJO a d’autres idées et elle souhaiterait en faire davantage pour s’attaquer aux problèmes du système de mise en liberté sous caution, peut-être dans la cadre d’une collaboration avec le ministère du Procureur général.

En outre, AJO souhaite également élaborer un plan pour améliorer les services aux détenus. La Queen’s Prison Law Clinic a reçu un financement supplémentaire et elle étend également ses services.

Le travail sur les causes types est un domaine qui touche à la fois AJO et les cliniques. AJO a apporté des améliorations au soutien aux causes types par le biais du Comité sur les causes types et les recours collectifs. En outre, AJO a fourni un financement de 100 000 $ sur deux ans pour appuyer le travail d’enquête de l’Association in Defence of the Wrongly Convicted (AIDWYC). La Journée pour la prévention des condamnations injustifiées, le 2 octobre 2015, a été l’occasion de féliciter l’AIDWYC pour ses réalisations et son travail remarquable.

Lors de l’élaboration de son plan d’activités de 2016-2017, AJO a tenu compte des facteurs environnementaux, y compris la situation financière. Le nouveau financement pour l’élargissement de l’admissibilité est une bonne nouvelle, mais il y aura des défis à surmonter tant pour AJO que pour le ministère du Procureur général étant donné que le province a pour objectif d’éliminer son déficit. Les priorités de la province seront prises en compte et le plan des activités montrera que les priorités d’AJO s'alignent sur celles de la province. Les tendances relatives aux clients et aux services seront également prises en compte dans l’analyse environnementale du plan des activités. Une tendance notable est la chute du nombre des accusations criminelles portées devant la Cour de justice de l’Ontario. Lors de la plus récente retraite du conseil d’administration d’AJO, Tony Doob, professeur à l’Université de Toronto, a fait une présentation à ce sujet. Plusieurs personnes pensent que la raison de cette chute est la diminution du pourcentage de jeunes de sexe masculin dans la population, mais son travail n’a pas fait ressortir de lien direct avec les données démographiques.

Les priorités en 2016-2017 comprendront la poursuite de la mise en œuvre de l’élargissement de l’admissibilité. Le lancement de la deuxième vague de projets pour l’élargissement des critères juridiques d’admissibilité se fera lorsqu’il y aura suffisamment de données sur les coûts des projets de la première vague. Au cours de l’année à venir, AJO continuera également à élaborer et mettre en œuvre ses stratégies pour améliorer le soutien aux personnes vulnérables. Le soutien aux projets de transformation des cliniques continuera et AJO poursuivra sa consultation auprès des intervenants et améliorera sa relation avec les avocats du secteur privé. Parmi les autres projets du plan des activités de cette année, on compte l’accent sur la transparence et l’étude d’une éventuelle réforme du tarif.

4. Mise à jour et discussion sur les SEF

La chef de programme, Services en français, a fait part des dernières mises à jour au sujet des services en français (SEF) au comité.

AJO continue de favoriser la sensibilisation, la formation et la capacité en matière de SEF. Le recrutement de personnel bilingue est un élément important et le développement des compétences en français est favorisé par le biais de différents cours et autres possibilités de formation en français. Les SEF collaborent avec le Service des ressources humaines d’AJO pour intégrer le français à la formation du personnel d’AJO. Cette année, 14 avocats d’AJO se sont inscrits à la formation de l’Institut de développement professionnel en langue française (FLIPD) du ministère du Procureur général (MPG) à l’intention des avocats en droit criminel. Le cours comprendra un atelier propre à AJO.

L’amélioration des services en français est une autre priorité. Grâce au financement sur cinq ans du projet Ontario-Canada, AJO collabore avec ses partenaires, l’Association des juristes d’expression francophones de l’Ontario (AJEFO), Justice for Children and Youth (JUST) et le Centre francophone de Toronto (CFT), à l’amélioration de l’accès à des services juridiques en français pour les Jeunes de l’Ontario. Les initiatives de ce projet comprennent des sondages auprès des étudiants du secondaire pour mieux connaître leurs besoins et l’élaboration de documents de promotion pour augmenter la sensibilisation.

Les cliniques juridiques ont réalisé d’importants progrès relativement à leur capacité à offrir des services en français. AJO collabore avec les cliniques pour les aider à recruter davantage de personnel bilingue, notamment des parajuristes et des stagiaires en droit.

AJO participe au projet pilote d’accès à la justice du palais de justice d’Ottawa. Le projet est le fruit d’une recommandation du Comité directeur de la magistrature et du barreau en réponse au rapport Accès à la justice en français. Ce rapport est affiché sur le site Web du MPG.

L’accent continue de porter sur l’intégration des SEF dans la planification et la mise en œuvre des plans d’AJO. Deux séances de formation sur l’intégration des SEF pour les gestionnaires d’AJO responsable de la planification ont eu lieu. Les structures ont été mises en place pour faire en sorte que les bonnes questions sont posées chaque fois qu’un processus de planification est amorcé.

La reddition de compte et la consultation sont des aspects importants sur lesquels les SEF d’AJO mettent l’accent. AJO consacre des efforts à augmenter sa capacité à mesurer la prestation des services en français et elle a fait des progrès à l’endroit de l’offre active de services en français. La consultation avec la communauté francophone est un élément important de l’élaboration et de la mise en œuvre de toutes les stratégies d’AJO à l’intention des clients ainsi que de l’appui d’AJO à la transformation des cliniques puisque même si les besoins auxquels il faut répondre peuvent être les mêmes, les exigences en matière de ressources et les approches peuvent varier. Les analyses environnementales et la collection de données viennent aussi appuyer AJO dans ces domaines.

À l’avenir, AJO continuera de mettre l’accent sur l’amélioration de sa capacité, le recrutement de personnel bilingue et l’intégration des SEF à la planification et à la mise en œuvre des initiatives d’élargissement de l’admissibilité et des services d’aide juridique pour les clients vulnérables. En outre, AJO continuera d’appuyer le plan de la province en matière de SEF dans le secteur de la justice. Markham a été nommée la 26e région désignée bilingue, conformément à la Loi sur les services en français (LSEF) et AJO fera partie de l’équipe du secteur de la justice qui tiendra compte de cette nouvelle désignation. De plus, AJO continuera à collaborer avec les intervenants, ses partenaires et les cliniques juridiques dans l’année qui vient.

Une question a été soulevée concernant le rôle que jouent les membres du comité et la portée de leurs commentaires et conseils. Les documents fournis aux membres du comité peuvent donner l’impression que la planification d’AJO est un fait accompli. Le président a répondu qu’AJO sollicite les conseils et commentaires des membres des comités à l’égard des projets existants tout aussi bien que des projets futurs. Le plan des activités n’a pas encore été achevé et rien n’est définitif. AJO a besoin que les membres lui disent si elle a omis un ou plusieurs éléments ou si elle s’est engagée sur la mauvaise voie. Les membres sont encouragés à faire connaître leur rétroaction ou leurs commentaires au cours des réunions ainsi qu’entre les réunions par courriel au conseiller en politiques d’AJO qui prête son concours aux comités consultatifs.

Des membres du comité ont communiqué leurs commentaires et conseils :

  • Il a été suggéré qu’AJO étudie la possibilité de modifier les formulaires que les avocats de service rémunérés à la journée utilisent lors de la prestation de services aux clients dans les palais de justice de manière à ce qu’il y ait une case à cocher si le client souhaite recevoir des services en français. Sur les formulaires utilisés par les avocats de services à London, il n’y a pas d’endroit pour saisir ce renseignement. Ce serait un moyen facile pour AJO de savoir combien de clients des avocats de service préféreraient recevoir des services en français;

  • Une question a été soulevée concernant la finalisation des contrats visant à faire passer les conseils juridiques sommaires en français par téléphone par les cliniques juridiques de l’état de projet à celle de programme. Ce changement aura lien sous forme d’addenda aux contrats existants signés par les cliniques participantes et leur ébauche est à l’étude;

  • Il a été rapporté que la mesure de Postes Canada visant la livraison du courrier dans des boîtes postales communautaires plutôt qu’à domicile a un effet négatif sur les clients à faible revenu qui déménagent souvent et pour lesquels obtenir une boîte dans les nouvelles boîtes postales communautaires n’est pas une priorité. Ces personnes ne reçoivent pas leur courrier. Au lien de retourner le courrier non livré à l’expéditeur, Canada Poste l’accumule dans une salle, ce qui a pour résultat que l’expéditeur croit que le courrier a été livré. Si, par exemple, un avis du propriétaire de quitter les lieux n’est pas livré au client, ce dernier ne saura pas que l’huissier viendra pour changer les serrures;

  • Des problèmes concernant l’accès aux services juridiques dans la région d’Ottawa ont été mentionnés. Les personnes résidant en Ontario mais qui sont arrêtées au Québec n’ont pas accès à un numéro sans frais, 1 800, pour contacter le centre d’appel d’AJO et faire une demande d’aide juridique. Les avocats qui exercent au Québec et qui ont des clients qui viennent les voir pour faire une demande d’aide juridique ont le même problème;

  • Les membres ont rapporté qu’il n’était plus possible de déposer une demande d’aide juridique en personne auprès des avocats de service des palais de justice d’Ottawa et que cela causait des problèmes. Les personnes détenues accusées d’infractions criminelles finissent par être incarcérées plus longtemps parce qu’ils ne savent pas comment faire une demande d’aide juridique et sont renvoyées en détention. Les clients en droit de la famille aussi font face à des retards parce qu’ils doivent faire leur demande d’aide juridique par téléphone au lieu de recevoir des conseils de l’avocat de service concernant la demande; parfois le centre d’appel ne leur délivre pas le bon certificat et ils doivent recommencer. Les clients qui ont des troubles de santé mentale sont particulièrement touchés parce qu’ils ne sont pas capables de faire une demande sans de l’aide en personne;

  • Il a été mentionné que le temps d’attente au centre d’appel constitue un problème. Des temps d’attente de 45 minutes ont été rapportés comme étant la moyenne maintenant et il a même été rapporté à un membre du comité que le temps d’attente avait été de 90 minutes.

5. Consultation sur l’affichage public des procès-verbaux des réunions du comité consultatif

Le comité a été consulté au sujet d’une proposition visant à afficher des renseignements relatifs aux comités consultatifs sur le site Web d’AJO. Récemment, AJO a reçu une demande d’accès à l’information concernant les procès-verbaux antérieurs d’un des comités consultatifs et ces derniers sont maintenant affichés sur le site Web d’AJO, comme c’est le cas pour toutes les demandes d’accès à l’information. Le conseil d’administration étudie la possibilité de rendre publics les procès-verbaux de toutes les réunions futures des comités ainsi que d’autres renseignements concernant les comités. Cette décision dépendra de la rétroaction des membres des comités. Les renseignements seraient affichés sur une page du site consacrée aux comités et elle afficherait probablement le mandat des comités, les documents pour les réunions comme les présentations PowerPoint et la version publique des procès-verbaux des réunions, y compris le nom des membres.

La réponse des membres a été positive. Les membres sont d’avis que l’affichage des renseignements relatifs aux comités verbaux respectait la tendance du gouvernement vers l’ouverture. Un membre a fait remarquer que de nos jours « transparence » est un mot clé du discours de chaque ministère, municipalité et organisme.

Les membres ont convenu que les renseignements confidentiels devaient être protégés et que les commentaires ne devraient pas être attribués à un membre en particulier. De plus, il a été suggéré que la version publique des procès-verbaux devrait simplement énumérer les membres du comité sans indiquer qui était présent et qui ne l’était pas.

6. Mesures

AJO contactera le directeur général du district de Hamilton au sujet de l’utilisation du formulaire des avocats de service pour saisir des données sur les clients des avocats de service qui demandent de recevoir des services en français.

7. Autres questions

Aucune autre question n’a été soulevée.