Comités consultatifs du conseil d'administration

Réunion du comité consultatif en droit de l’immigration et des réfugiés d’Aide juridique Ontario du 28 septembre 2015

Membres du comité

John McCamus (président); Deyanira Benavides; Raoul Boulakia; Debbie Douglas; Rana Khan; Jennifer Hyndman; Gerri MacDonald; Toni Schweitzer; Andrea Sesum; Peter Showler; Maureen Silcoff; James McNee (liaison avec le conseil d’administration d’AJO).

1. Mot de bienvenue et introductions

Le président ouvre la séance et souhaite la bienvenue aux personnes présentes.

2. Procès-verbal de la réunion du 26 mars 2015

Le procès-verbal de la réunion du 26 mars 2015 a été approuvé.

3. Présentation PowerPoint et discussion sur la planification des activités d’AJO

Les réunions d’automne offrent à AJO une occasion de parler des derniers développements et de prendre conseil auprès des comités consultatifs concernant les idées qui peuvent figurer dans le plan d’affaires de l’année suivante.

Le président a donné une vue d’ensemble de la présentation Powerpoint sur la Mise à jour concernant les projets actuels et futurs d’AJO.

L’événement le plus enthousiasmant depuis de nombreuses années à AJO a été l’élargissement de l’admissibilité aux services d’aide juridique. L’analyse de rentabilisation présentée par AJO au gouvernement en vue d’obtenir une hausse du financement afin de soutenir cet élargissement a été acceptée, et la province s’est maintenant engagée à financer quatre augmentations des seuils d’admissibilité financière annuelles de six pour cent, ces derniers demeurant inchangés depuis de nombreuses années. La province a également confirmé que l’élargissement de l’admissibilité pourrait inclure l’élargissement de l’admissibilité juridique, autrement dit des types d’affaires admissibles à l’aide juridique, et plusieurs projets liés à admissibilité juridique ont été mis en œuvre en juin 2015. À l’heure actuelle, AJO semble être sur la bonne voie pour dépenser le nouveau financement, car faute d’être utilisé pour fournir des services à de nouveaux clients, il devra être remboursé à la province. L’influence des nouveaux projets liés à l’admissibilité sur la délivrance des certificats figure aux diapositives 5 à 8 du diaporama. AJO croit qu’elle délivrera 20 000 certificats de plus cette année en raison de l’admissibilité élargie.

Une part proportionnelle du nouveau financement a également été fournie aux cliniques d’aide juridique et aux sociétés étudiantes d’aide juridique (SEAJ), pour les aider à offrir plus de services du fait de l’élargissement de l’admissibilité. Par suite d’une vaste consultation avec les cliniques, une plus grande part de ce financement a été allouée à des cliniques dont les zones de service avaient connu une augmentation plus importante du nombre de résidents à faible revenu. Entretemps, AJO continue de soutenir le travail de transformation des cliniques juridiques.

En ce qui concerne les autres éléments notables, AJO continue de travailler sur des stratégies à l’attention de ses clients :

  • La première est la Stratégie de justice applicable aux Autochtones (SJA). Grâce à la SJA, AJO a mis en œuvre un certain nombre de projets, notamment l’élargissement des services de rédaction de rapports Gladue dans toute la province;

  • Le plan d’action concernant la Stratégie en matière de santé mentale est sur le point d’être rendu public;

  • AJO a commencé à travailler sur l’élaboration d’une Stratégie en matière de violence familiale. Un document de consultation pour la Stratégie en matière de violence familiale a été affiché sur le site Web d’AJO.

AJO a également travaillé sur l’élargissement de ses services de mise en liberté provisoire, dans le cadre de l’élargissement de l’admissibilité, et a fait progresser d’autres idées pour résoudre les problèmes du système de libération provisoire. Des mesures importantes ont été prises pour améliorer le soutien qu’AJO apporte aux causes types par le biais du Comité des recours collectifs et des causes types.

En termes de planification pour 2016-2017, AJO étudie les facteurs environnementaux pertinents, notamment la situation financière, les priorités provinciales et les tendances en matière de services ainsi que celles relatives aux clients. De nouveaux fonds ont été fournis pour l’élargissement de l’admissibilité, mais AJO tout comme la province fait face à des défis financiers. Les priorités établies pour le ministère du Procureur général dans la lettre de mandat de la première ministre correspondent au travail effectué par AJO. Les tendances concernant les clients et les services suivies par AJO font état d’une augmentation du nombre de certificats en droit des réfugiés. Bien que le nombre ait chuté abruptement suite à l’introduction d’une nouvelle législation en 2012, le nombre est actuellement en hausse et pourrait atteindre 7 500 certificats cette année.

Les priorités d’AJO pour l’année à venir comprendront la mise en œuvre de la prochaine augmentation de six pour cent de l’admissibilité financière, la poursuite des consultations sur les projets liés à l’admissibilité, les stratégies d’AJO visant les clients prioritaires, le soutien au projet de transformation des cliniques, et de nouveaux projets potentiels liés à la transparence et à la réforme du tarif.

4. Le point sur les services aux réfugiés

Le directeur du BDR, directeur général de projet, Services aux réfugiés et aux immigrants de la RGT (Région du Grand Toronto), a fait part au comité des derniers développements concernant les priorités d’AJO en matière de services aux réfugiés.

L’élargissement de l’admissibilité a permis la création ou l’élargissement de l’admissibilité à des certificats relatifs à :

  • Des demandes fondées sur des motifs d’ordre humanitaire, de sursis à l’exécution de l’ordonnance d’expulsion et de demandes de report de l’exécution de renvoi;
  • Des demandes portées devant la Section de la protection des réfugiés (SPR);
  • Des enquêtes pour lesquelles un certificat valable pour 16 heures de services est désormais disponible pour une gamme de circonstances qui sortent du cadre des affaires régulières; AJO confirmera si ces certificats comprennent la présence au tribunal.

Le financement de la Section d’appel des réfugiés a été rendu permanent.

AJO continue de développer la formation et les appuis pour le personnel et les avocats du secteur privé travaillant dans le domaine du droit des réfugiés. Douze modules de droit substantiel et un manuel de bonnes pratiques concernant la SPR ont été élaborés. Des séances d’orientation trimestrielles des avocats nouvellement inscrits sur les listes ont vu le jour, la première séance ayant lieu en novembre. Les avocats du secteur privé montrent leur intérêt pour le programme d’assistance d’AJO.

Un certain nombre d’initiatives contribuent à simplifier la prise de décision d’AJO :

  • AJO est désormais dotée d’une année d’expérience en matière de conventions d’honoraires. Les examens de fin de contrat et les renouvellements commencent et AJO cherche à élargir le programme;

  • AJO a apporté des améliorations à la facturation des services de traduction;

  • AJO a amélioré et simplifié le processus de demande de contrôle judiciaire (JR) et les services de préparation du formulaire d’évaluation du fondement de la demande d’appel à la SAR;

  • Une liste d’avocats pour les dossiers d’appels a été créée et les certificats de quatre heures pour une opinion ont été réintroduits.

La mise en place du renforcement des normes de qualité des services en droit des réfugiés et de l’immigration suit son cours. Il y avait 350 candidats et l’examen de la conformité aux normes de qualité des services de 185 d’entre eux a été traité à ce jour, le reste sera traité d’ici la fin d’octobre. Ceux qui ne répondent pas aux normes verront leur nom radié des listes. Le nouveau comité d’examen par les pairs, qui fait des recommandations sur l’inscription et le maintien sur les listes, s’est réuni trois fois et les réunions se sont bien passées. De nouveaux postes de chargé(e)s de liste ont également été créés pour que les candidats sélectionnés aident AJO à gérer les listes d’avocats. Chaque chargé de liste se voit attribuer un groupe d’avocats inscrits sur les listes d’avocats d’AJO.

AJO étudie certains services, notamment les services d’interprétation et de traduction, pour voir s’ils peuvent être dispensés de manière plus efficace par rapport au coût. La stratégie en matière de causes types continue à être déployée et AJO continue de consulter et de travailler avec les intervenants.

AJO a demandé à recevoir des suggestions, points de vue et commentaires sur la façon de procéder pour répondre à la crise mondiale des réfugiés, et sur la délivrance de certificats pour le programme de traitement accéléré des dossiers de demande à la Section de la protection des réfugiés de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR).

Les membres du comité ont fait part de leurs commentaires et ont donné des conseils :

  • Le président a noté que les commentaires positifs d’un membre du comité sur le nouveau processus d’examen par les pairs d’AJO et la composition du comité d’examen par les pairs avaient été transmis avant la réunion;

  • Les membres ont convenu que le nouveau processus d’examen par les pairs fonctionnait bien. Il a été décrit par un membre comme étant un processus très utile qui améliorera grandement la qualité de la représentation pour les clients vulnérables. Il a été suggéré que le modèle d’examen par les pairs pourrait tout aussi bien fonctionner dans d’autres domaines de pratique;

  • En ce qui concerne la mise en œuvre de mesures possibles à la crise mondiale des réfugiés, il a été suggéré qu’AJO contacte le représentant du Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés à Ottawa. Il a également été suggéré qu’AJO envisage de financer les demandes de mandamus pour forcer le traitement d’une affaire qui a été reportée indéfiniment;

  • Parmi les suggestions, il a été proposé qu’AJO envisage d’envoyer des avocats du Bureau des Réfugiés dans les centres de surveillance pour fournir des renseignements et des conseils aux personnes détenues. Le Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés a discuté de cette idée avec l’Agence des services frontaliers du Canada et a déjà lancé un projet pilote dans le cadre duquel des étudiants en droit se rendent dans de tels centres pour donner des séances d’initiation et d’information. Ce projet mériterait d’être élargi pour y inclure des avocats capables de fournir des conseils juridiques;

  • Les membres du conseil d’administration ont estimé que le traitement accéléré des dossiers avait été introduit pour répondre au fait que le public demandait à ce que des mesures soient prises quant à la crise des réfugiés syriens. Il a été suggéré qu’AJO cherche à promouvoir avec une plus grande efficience et efficacité en demandant à la CISR d’étendre le processus accéléré à un plus grand nombre d’affaires. Les dossiers qui font l’objet d’un traitement accéléré ne nécessitent pas d’audiences et sont donc moins coûteux pour AJO. Cependant, les membres du CA ont également informés que, dans le cadre du nouveau système, huit heures pourraient se révéler insuffisantes pour effectuer le traitement accéléré d’un dossier, car il y a beaucoup de formulaires à remplir afin de faire en sorte que le dossier lui-même soit considéré comme admissible au traitement accéléré.

5. Consultation sur l’affichage public des procès-verbaux des réunions du comité consultatif

Le président a informé le comité qu’une proposition visant à afficher à l’avenir sur le site Web d’AJO les noms des membres du comité consultatif, les versions publiques des procès-verbaux du comité, et tout ou partie des documents de la réunion était à l’étude. AJO souhaite recueillir les commentaires de tous les comités consultatifs. Toute information considérée comme étant confidentielle sera retirée des versions publiques des procès-verbaux avant que ces derniers ne soient affichés, et les commentaires ne seront pas attribués à des membres individuels. Les membres pourront être en mesure de voir la version publique proposée des procès-verbaux avant qu’AJO ne les affiche.

Bien que personne ne se soit activement opposé à la proposition, les membres ont soulevé plusieurs mises en garde. Avant de procéder à la mise en œuvre de cette proposition, AJO doit s’assurer que cette mesure est nécessaire. Cela créera du travail supplémentaire pour AJO et ne dissuadera pas les personnes qui sont déterminées à obtenir la divulgation de certaines informations, car elles savent que les procès-verbaux publics ne constituent pas la version complète desdits procès-verbaux et elles chercheront à accéder aux versions qui montrent les endroits où le caviardage a été effectué. Les membres du public ne comprendront pas nécessairement le contexte, les commentaires figurant dans les procès-verbaux peuvent donc être pris hors contexte.

Les commentaires ne doivent pas être attribués à des membres individuels, bien que dans certains cas, le fait de connaitre les noms et les affiliations des membres pourra servir à identifier la source de certains commentaires. Le fait de rendre les discussions du comité publiques pourrait nuire à la spontanéité des discussions.

Le fait d’avoir deux versions pour chaque procès-verbal et mettre les versions remaniées sur le site Web d’AJO pourrait induire en erreur : AJO devrait afficher un avertissement qui indique clairement que ce sont des procès-verbaux publics qui ont été modifiés « conformément aux exigences de la règlementation en matière d’accès à l’information ». AJO pourrait également créer une seule version des procès-verbaux qui pourrait être affichée sans problème.

Si AJO veut effectuer le travail plus tard dans le cas où de futures demandes d’accès à l’information sont faites, AJO pourrait envisager de préparer des versions surlignées pour son propre usage, montrant quelles informations devraient être expurgées avant de divulguer les procès-verbaux.

6. Autres questions

Aucune question n’a été soulevée.

7. Mesures

  1. AJO confirmera si les certificats de 16 heures pour les questions d’enquête, notamment pour les affaires de révocation de la citoyenneté et celles relevant de l’article 44 pour des demandes pour considérations d’ordre humanitaire, nécessitent la présence de l’avocat au tribunal. Réponse : La présence n’est pas comprise dans les 16 heures de services du certificat. Les avocats peuvent facturer leur temps de présence en plus des 16 heures.

  2. AJO communiquera avec le Haut Commissariat des Nations unies pour les réfugiés pour discuter des idées potentielles afin de répondre à la crise des réfugiés, ainsi que pour discuter d’un projet qui consisterait à envoyer des avocats dans les centres de détention correctionnels pour fournir des informations et des conseils juridiques aux détenus. Réponse : Une première rencontre a eu lieu avec le représentant de l’UNHCR et d’autres personnes au cours de laquelle il a été question de la crise des réfugiés et de l’offre de conseils juridiques et d’information dans les centres de surveillance.

  3. AJO fera un rapport des commentaires et remarques de l’ensemble de ses comités consultatifs au sujet de la proposition d’affichage public.