Protection de la vie privée

AJO et les 10 principes de la vie privée

Protection de la vie privée

L'Association canadienne de normalisation (CSA) a élaboré un code type sur la protection des renseignements personnels qui a été reconnu en tant que norme nationale en 1996. Les dispositions de ce code ont été incorporées dans la législation fédérale relative à la protection de la vie privée, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ).

Aide juridique Ontario est assujettie aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP) et, à ce titre, elle n'est pas assujettie à la LPRPDÉ. Néanmoins, le personnel de l'aide juridique devrait connaître les 10 principes de protection de la vie privée et la façon dont ils s'appliquent à l'aide juridique, en raison de leur importance en tant que norme reconnue pour la protection des renseignements personnels.

Les 10 principes du code sont les suivants :

  1. Responsabilité : Une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s'assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.
  2. Détermination des fins de la collecte des renseignements : Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l'organisation avant la collecte ou au moment de celle-ci.
  3. Consentement : Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
  4. Limitation de la collecte : L'organisation ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et doit procéder de façon honnête et licite.
  5. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation : Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.
  6. Exactitude : Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
  7. Mesures de sécurité : Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
  8. Transparence : Une organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.
  9. Accès aux renseignements personnels : Une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. Il sera aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées.
  10. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes : Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec le ou les personnes responsables de les faire respecter au sein de l'organisation concernée.

Comment ces principes s'appliquent-ils à Aide juridique Ontario?

  1. Accountability: AJO a nommé une coordinatrice qui est responsable des questions liées à la protection de la vie privée visées par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP). Vous pouvez contacter la coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée par

    courrier

    Aide juridique Ontario
    Atrium on Bay
    40, rue Dundas Ouest,
    bureau 200

    Toronto
    Ontario
    M5G 2H1

    courriel: fippa@lao.on.ca

    Télécopieur: 416 979-7338

  2. Responsabilité : Aide juridique Ontario a désigné une coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée qui gère toutes les questions en rapport avec ce sujet. Il s'agit de Linda Hall, directrice aux appels et à l'information, que vous pouvez joindre au 416 979-2352.
  3. Détermination des fins de la collecte de renseignements : Aide juridique Ontario a déterminé les fins auxquelles elle recueille des renseignements personnels par le biais de la déclaration figurant dans le formulaire de demande d'aide juridique, dans l'entente de contribution et dans les autres documents où des renseignements personnels sont recueillis.
  4. Consentement : Les dispositions de la LAIPVP n'exigent pas qu'Aide juridique Ontario obtienne le consentement des personnes intéressées pour toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels, sous réserve qu'un avis approprié figure dans la déclaration en vertu de la LAIPVP. Néanmoins, Aide juridique Ontario demande le consentement de l'auteur de la demande d'aide juridique avant de divulguer ses renseignements à des tierces parties dans le cadre de la vérification de son admissibilité financière. De plus, Aide juridique Ontario limite la divulgation de renseignements personnels aux situations appropriées prévues par la LAIPVP et la Loi sur les services d'aide juridique (LSAJ).
  5. Limitation de la collecte : Aide juridique Ontario ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins de ses activités et au fonctionnement approprié de l'aide juridique. De plus, Aide juridique Ontario s'est engagée à réexaminer la collecte de tous les renseignements personnels à la suite de la mise en ouvre du nouveau projet de technologie de l'information (le projet TSN). À cette occasion, nous examinerons tous les renseignements personnels recueillis et analyserons les fins de cette collecte, afin de nous assurer de ne recueillir que les renseignements nécessaires.
  6. Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation : Aide juridique Ontario ne peut divulguer de renseignements personnels que conformément aux dispositions de la LSAJ et de la LAIPVP. Même si le consentement de la personne concernée n'est pas requis dans tous les cas, la divulgation en est limitée aux fins indiquées dans la déclaration selon la LAIPVP. L'utilisation et la divulgation doivent se limiter aux fins spécifiées ou à une fin compatible qui doit être raisonnablement prévisible. Comme la plupart des renseignements recueillis par l'aide juridique sont protégés par le secret professionnel de l'avocat, en termes pratiques cela signifie que nous ne pouvons divulguer que très peu de renseignements sans le consentement de la personne concernée.
  7. Exactitude : Avec la mise en ouvre du TSN en mai 2004, Aide juridique Ontario dispose désormais de renseignements plus cohérents au sein de l'organisme. Lorsqu'une région ou un service enregistre des renseignements personnels (nouveaux ou corrigés), tout le personnel de l'aide juridique aura immédiatement accès à cette information.
  8. Mesures de sécurité : Aide juridique Ontario a récemment lancé une étude d'évaluation des risques afin d'examiner la sécurité de ses enregistrements électroniques. À la suite de cette étude, nous prenons des mesures pour améliorer nos moyens de sauvegarde informatique et obtenir le niveau approprié de sécurité. Aide juridique Ontario a aussi une politique de sécurité pour la protection des dossiers en format papier conservés par ses bureaux.
  9. Transparence : Le public peut, sur demande, consulter les politiques d'Aide juridique Ontario relatives aux renseignements personnels. Notre site Web contient aussi certains renseignements sur la protection de la vie privée.
  10. Accès aux renseignements personnels : Aide juridique Ontario respecte les dispositions de la LAIPVP lorsqu'elle reçoit une demande d'accès. Elle a pour politique que, de façon générale, les clients de l'aide juridique peuvent accéder à leurs propres dossiers, sous réserve des quelques exceptions prévues à la LAIPVP et à la LSAJ. Aux termes de la LAIPVP, quiconque a le droit de demander qu'une rectification soit apportée aux renseignements personnels qu'Aide juridique Ontario possède à son sujet. Si Aide juridique Ontario ne satisfait pas à cette demande, un avis de désaccord sera joint au dossier, en utilisant la section des remarques et pièces jointes du fichier du client dans le TSN.
  11. Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes : Aide juridique Ontario a une politique relative aux plaintes qui s'applique quel que soit le sujet de la plainte. Le personnel a reçu l'instruction de transmettre les plaintes concernant la protection de la vie privée à la coordonnatrice de la protection de la vie privée et de l'accès à l'information qui a l'expertise voulue dans ce domaine et peut conseiller le personnel quant aux mesures à prendre pour traiter ces plaintes.

On encourage le personnel de l'aide juridique à appliquer ces principes pour tout ce qui a trait aux renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations à ce sujet, veuillez communiquer avec la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée.