F3 : Fiche de Facturation Facile

Numéro 54
novembre 2018


Transcriptions pour la Cour d'appel et la Cour divisionnaire

La Cour d'appel de l'Ontario a récemment publié la décision du juge d'appel Watt dans l'affaire R. c. C.G. ONCA 751, qui portait sur une motion en vue d'obtenir des directives relatives aux honoraires à payer aux transcripteurs judiciaires autorisés pour des copies de transcriptions destinées à des appels à la Cour d'appel et à la Cour divisionnaire de l'Ontario. En particulier, la décision mettait l'accent sur les honoraires de transcription dans le cas où une transcription originale de l'enregistrement du procès avait déjà été préparée.

La décision impose au transcripteur judiciaire autorisé l'obligation de donner un avis à la partie qui commande la transcription de l'enregistrement du procès de son intention de facturer 0,55 $ par page pour la production d'une copie de la transcription destinée à un appel et d'obtenir l'accord de la partie qui commande la transcription avant d'accepter la commande. Si le transcripteur judiciaire autorisé n'est pas prêt à utiliser l'Imprimeur de la Reine, qui prépare les copies gratuitement pour la partie qui commande la copie ou pour le transcripteur judiciaire autorisé, pour produire les copies nécessaires à l'appel, la partie qui fait la commande est libre de choisir un autre transcripteur judiciaire autorisé afin d'obtenir la copie de la transcription de l'enregistrement du procès.

En l'absence de l'avis à la partie qui commande et du consentement de cette dernière, les copies de la transcription nécessaires pour l'appel seront préparées par l'Imprimeur de la Reine, sans frais pour le transcripteur judiciaire autorisé ou la partie qui fait la commande.

Les avocats qui commandent une transcription de l'enregistrement du procès au cours du procès devraient savoir que le choix d'un transcripteur judiciaire autorisé pour préparer cette transcription aura des incidences directes sur les coûts futurs de transcription si un appel devenait nécessaire. Comme Aide juridique Ontario est liée par son mandat d'utiliser les fonds publics d'une manière responsable au nom de ses clients à faible revenu, les avocats autorisés à commander une transcription de l'enregistrement du procès au cours d'un procès ou pour une opinion juridique, dans le cadre d'un certificat d'aide juridique, ne doivent commander la transcription qu'auprès d'un transcripteur judiciaire autorisé qui accepte d'utiliser l'Imprimeur de la Reine pour des transcriptions destinées à un appel. Désormais, Aide juridique Ontario avisera les avocats de cette exigence, dans ses autorisations futures de commande de transcriptions.

Dans les cas où la totalité d'une transcription originale ou une partie d'une transcription est préparée avant un appel, la politique d'AJO ne change pas. AJO continuera de payer une copie de la transcription déjà préparée au taux de 0,55 $ par page de copie. Le transcripteur judiciaire avisera l'Imprimeur de la Reine qui fournira gratuitement les copies restantes.

Identifiant de soumission d'un compte

Aide juridique en ligne est un système de paiement automatisé qui permet aux avocates et avocats inscrits sur les listes d'avocats d'AJO de générer eux-mêmes le paiement de leurs factures dans le cadre d'un certificat d'aide juridique sans être obligés de soumettre d'abord leurs factures à l'examen du personnel d'AJO. Grâce au système de paiement automatisé, AJO est en mesure de régler environ 75 % des comptes automatiquement dans un délai de 21 jours. En raison du système de paiement automatisé, les avocates et avocats ont l'obligation de vérifier l'exactitude de leurs comptes et AJO exige qu'ils passent en leurs dossiers détaillés et leur compte en ligne pour s'assurer qu'ils sont exacts avant de soumettre leurs factures.

AJO est consciente du fait que pour des raisons d'efficacité administrative, la saisie des comptes en ligne est souvent déléguée à du personnel de soutien. Lorsque la saisie du compte en ligne a été déléguée, le membre du personnel qui entre les données dans le système doit sélectionner le bouton radio « Soumis par : » et doit indiquer ses propres nom, numéro de téléphone et courriel. Le nom qui est indiqué doit être le nom du membre du personnel qui saisit les données et non le nom du cabinet ou de l'avocate ou avocat. Veuillez noter que ces renseignements n'apparaîtront pas lorsqu'une copie client du compte est imprimée du système Aide juridique en ligne.

Si c'est l'avocate ou avocat qui a accepté le certificat d'aide juridique qui soumet le compte, il lui suffit de sélectionner le bouton radio « Soumis par l’avocat(e) qui a accepté le certificat ».

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Avis de dépens et d'ententes de règlement en ligne

Les dépens qui sont adjugés par le tribunal appartiennent à AJO (par. 46 (4) de la Loi sur les services d'aide juridique). Si des dépens sont adjugés, mais qu'ils n'ont pas été recouvrés, il est de la responsabilité de l'avocate ou avocat de protéger les intérêts d'AJO.

Lorsqu'ils présentent leurs comptes, les avocates et avocats sont tenus de déclarer les montants obtenus dans le cadre d'une entente de règlement ainsi que les dépens adjugés, même si ces montants n'ont pas été versés et/ou reçus. Les dépens et les montants de règlement, payés ou non, doivent être déclarés au moment de la présentation des comptes. Les fonds détenus en fiducie, dépens adjugés, fonds de règlement et tout autre fonds visé par un litige (p. ex., dans une affaire de droit de la famille) devraient être déclarés au moment de la présentation des comptes.

Les avocates et avocats sont obligés d'aviser immédiatement AJO des dépens adjugés et des montants de règlement obtenus, même si le paiement n'a pas encore été effectué.

Montants pas recouvrés

Le bouton radio « Oui » devrait être sélectionné si des dépens ont été adjugés ou si un montant de règlement a été fixé, en indiquant le montant dans le champ prévu à cet effet.

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Montants recouvrés

Le bouton radio « Oui » devrait être sélectionné si des dépens ont été adjugés ou si un montant de règlement a été fixé, en indiquant le montant dans le champ prévu à cet effet. Tout montant détenu en fiducie doit être indiqué dans le champ prévu à cet effet. Remarque : des montants différents peuvent être entrés dans les champs « Montant accordé » et « Montant en fiducie » afin de refléter un recouvrement partiel d'un montant adjugé.

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Si l'avocate ou avocat n'a pas l'intention de facturer un compte, le montant de dépens ou le montant de règlement doit être signalé aux Services aux avocats et paiements (SAP) en utilisant l'onglet de communication sur le système Aide juridique en ligne. Elle ou il doit signaler les dépens adjugés et le montant obtenu par règlement, qu'ils aient été payés ou non.

Si des dépens adjugés n'ont pas encore été payés, veuillez inclure :

  • L'ordonnance adjugeant les dépens;
  • La cession du jugement pour les dépens en faveur d'AJO (si les dépens ne sont pas payables directement à AJO);
  • La lettre au débiteur des dépens visés par le jugement l'avisant que les dépens appartiennent à AJO et, le cas échéant, une copie de la cession du jugement pour les dépens;

Si le montant visé par une entente de règlement n'a pas encore été payé, veuillez remettre aux SAP le procès-verbal de transaction et/ou l'ordonnance ou la page d'inscription pertinente.

Les mesures décrites ci‑dessus faciliteront le traitement des comptes qui sont « sous examen » pour la seule raison que des dépens ou un montant de règlement ont été déclarés et assureront que des instructions concernant les ententes de règlement sont fournies dans les meilleurs délais.

Pour de plus amples renseignements sur les dépens et les contributions, veuillez consulter le chapitre 6 du Manuel du tarif et de la facturation ainsi que le numéro de mai 2016 de F3.

Tutoriels sur la facturation

Aide juridique Ontario prépare des vidéos informatives sur la facturation à l'appui du Manuel du tarif et de la facturation. La première de ces vidéos, intitulée « Comptes civils » peut être visionnée sur notre site Web.

Comptes civils

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Dites-nous ce que vous pensez de cette fiche et indiquez-nous les sujets que vous aimeriez voir traiter en communiquant avec le Centre d'aide aux avocats au 416 979-9934 ou au 1 866 979-993


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