F3 : Fiche de Facturation Facile

Numéro 53 - mai 2017



Transcriptions

Honoraires minimums pour les transcriptions

AJO prend en charge les coûts des transcriptions conformément aux principes énoncés dans sa politique en matière d’honoraires minimum. Le taux en vigueur pour une transcription certifiée originale est de 4,30 $ par page ou un honoraire minimum de 20,00 $ par transcription (si ce montant est plus élevé). Toute copie certifiée de la transcription supplémentaire peut être obtenue à un taux pouvant aller jusqu’à 0,55 $ par page. Lorsque les honoraires minimum s’appliquent, AJO autorisera un seul minimum de 20 $ par date d’audience, quel que soit le moment où les transcriptions sont commandées.

Transcriptions pour la Cour d’appel de l’Ontario et la Cour divisionnaire

Dans les cas où la totalité d’une transcription originale ou une partie d’une transcription est préparée avant un appel, AJO paiera une copie de la transcription au taux de 0,55 $ par page. Le transcripteur judiciaire avisera l’Imprimeur de la Reine qui fournira gratuitement les copies restantes. Pour la transcription d’une partie qui n’a pas déjà été transcrite, les honoraires qui s’appliquent sont de 4,30 $ par page. L’Imprimeur de la Reine fournira gratuitement les copies restantes en conformément au paragraphe 6.1.1 du Manuel des procédures et des normes pour les transcriptions judiciaires.

Si l’avocat n’est pas en mesure de trouver un transcripteur qui accepte les tarifs d’AJO, veuillez contacter soit les Services aux avocats et paiements soit votre gestionnaire des causes le cas échéant. 

Demandes de transcriptions à l’appui d’un processus de vérification de la conformité

Parfois, le Service de la vérification et de la conformité peut demander à l’avocat d’obtenir et d’envoyer la totalité ou une partie d’une transcription pour justifier la facturation soumise à AJO. L’avocat sera alors remboursé des honoraires de transcription pour autant que la transcription confirme l’exactitude de la facturation dont il est question.

Rappel relatif à la facturation du temps de présence à l’audience

Voici un rappel des règles d’AJO en matière de facturation du temps de présence à l’audience dans le cadre d’un certificat fourni pour une représentation devant la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR). AJO reconnait le défi que ces règles peuvent poser aux juristes, notamment dans le contexte actuel de la CISR qui connait des retards et des ajournements. Il est toutefois obligatoire de respecter le règlement.

Présence à l’audience

Pour les affaires entendues par la CISR, l’avocat peut facturer la présence à l’audience à partir du moment où le membre de la Commission arrive dans la salle d’audience et ouvre l’audience officiellement ou à partir du moment où il commence à discuter de questions préparatoires à l’audience. Le temps de présence se termine au moment où le membre de la Commission suspend l’audience. 

Les pauses qui sont prises durant une audience peuvent être incluses dans le temps de présence à l’exception de la pause pour le repas du midi. Il est possible que la pause du midi prise dans le cadre d’une audience qui dure un jour complet ne soit pas incluse en tant que temps de présence à une audience.

Action Facturée en tant que
Présence à l’audience

(le membre de la commission ouvre l’audience, les éléments de preuves sont présentés)
Présence à l’audience
Pauses pendant l’audience Présence à l’audience
Pauses pour le repas du midi N/A

Temps d’attente

Le temps passé à la CISR avant le début de l’audience, quel qu’en soit le but (par exemple, l’examen du dossier, la préparation du client, les discussions avec l’interprète, l’interaction avec le personnel de la CISR) est considéré comme faisant partie du temps de préparation et est inclus dans le maximum prévu par le tarif. L’avocat ne peut facturer le temps passé avant le début de l’audience qu’en tant que temps de préparation, et non pas en tant que temps de présence à l’audience. Le temps passé à attendre que le membre ou l’interprète arrive après l’heure de début programmée n’est pas facturable en tant que temps de présence à l’audience ; ce temps est considéré comme du temps de préparation et doit être facturé dans le cadre du maximum prévu par le tarif en matière de préparation.

Action Facturée en tant que
Temps d’attente avant le début de l’audience Temps de préparation
Temps d’attente après l’heure prévue du début de l’audience Temps de préparation
 

Ajournements

Lorsque l’avocat est présent, mais que l’affaire n’est pas entendue, sa présence ne pas peut être facturée en tant que temps de présence à l’audience, même lorsque la préparation a été effectuée en prévision et compte tenu du fait que l’instance serait entendue à la date prévue de l’audience. Le temps d’audience ne peut être facturé « si l’affaire est réglée, des preuves sont produites ou des observations présentées, autres que des observations présentées à l’appui ou à l’encontre d’un ajournement. » C’est un principe fondamental de longue date de la politique d’AJO dans tous les domaines du droit. Si une audience n’a pas lieu pas le jour prévu parce qu’un interprète n’est pas disponible ou parce qu’un membre de la Commission est malade, par exemple, aucun temps d’audience n’est facturable. Aucune heure supplémentaire n’est autorisée pour les ajournements. Elles sont traitées en tant que temps de préparation et sont incluses dans la limite d’heures ou le maximum prévu par le tarif. L’autorisation de 2 heures de « présence à un jour d’audience subséquent devant la SPR-CISR » ne doit pas être demandée ou facturée pour une présence lorsque l’audience n’a pas eu lieu et a été reportée ou ajournée.

Action Facturée en tant que
Présence à l’ajournement Temps de préparation

Augmentation discrétionnaire

Si le temps d’attente ou des ajournements excessifs entraînent un temps de facturation pour la préparation de l’avocat excédant le maximum prévu par le tarif, une demande aux Services aux avocats et aux paiements pour une augmentation discrétionnaire du maximum prévu par le tarif peut être effectuée. Ces demandes seront examinées selon la politique d’AJO.

Veuillez noter que l’approche susmentionnée correspond à celle adoptée pour d’autres domaines du droit, y compris pour les affaires d’aide juridique en droit de la famille et en droit criminel.

Temps de présence à l’audience - validation de la facturation

AJO a désormais accès aux données de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié sur la durée des audiences. En conséquence, ces renseignements peuvent être utilisés pour valider les comptes des avocats. Dans les cas où les données auxquelles AJO a accès ne concordent pas avec ce qui a été facturé, AJO peut demander le CD de l’enregistrement audio de l’audience ou d’autres moyens de vérification. 

Certificats pour les affaires devant la SPR pour plusieurs membres de la même famille

Dans le cadre de la politique d’AJO, l’avocat reçoit un certificat de sept heures destiné à la préparation du formulaire Fondement de la demande d’asile (FDA) pour tous les membres d’une même famille effectuant une demande de statut de réfugié lorsque les demandes sont jointes conformément à la règle 55 de la SPR, et ce, même si les membres de la famille arrivent séparément.

AJO reconnaît que sept heures peuvent ne pas être suffisantes pour préparer plusieurs formulaires Fondement de la demande d’asile provenant d’une même famille quand les demandes sont séparées. Si le fondement de la demande d’asile est très différent pour les différents membres de la famille, et si deux ou plusieurs exposés circonstanciés séparés sont requis, AJO peut délivrer un certificat supplémentaire de sept heures pour chaque demande séparée. Les avocats qui rencontrent cette situation doivent communiquer avec leur chargé de liste d’avocats d’AJO et expliquer en détail la raison pour laquelle chaque demande doit être effectuée de façon séparée afin de justifier la nécessité de certificats supplémentaires. Si AJO délivre initialement deux certificats pour différents membres de la famille, l’avocat ne doit pas facturer d’exposés circonstanciés séparés, à moins d’être autorisé à le faire par son chargé de liste. Si l’autorisation n’a pas été obtenue, AJO peut recouvrer les fonds facturés sur le deuxième certificat.

Dans tous les cas où les demandes FDA de membres de la famille sont jointes conformément aux Règles de la SPR, une seule autorisation pour la préparation et la participation à l’audience de la SPR sera délivrée.

Autorisations relatives aux deuxièmes conférences judiciaires préparatoires au procès obligatoires

Aide juridique Ontario (AJO) procède à un élargissement de son projet pilote pour mettre en ouvre les pratiques exemplaires de conférence judiciaire préparatoire (CJP) au procès à la Cour de justice de l'Ontario qui ont été récemment élaborées. Une des meilleures pratiques exige qu'une activité de suivi en matière de gestion de la cause ait lieu au plus tard dix semaines avant le procès.

Depuis dix mois, AJO collabore avec la Cour de justice de l'Ontario, les avocats et avocates de la défense en droit criminel et le ministère du Procureur général à un projet pilote visant à apporter un financement dans les tribunaux de la Cour de justice de l'Ontario participants lorsqu'un procès est programmé et qu'une deuxième CJP ou une procédure sensiblement similaire est programmée.

Ce projet pilote a permis d'augmenter le nombre de règlements précoces et de simplifier les procédures juridiques menant au procès. Son succès est tel qu'il sera maintenant élargi à l'ensemble de la province, à compter du 1er mars 2017. Il n'y a pas de changement aux services offerts pour les affaires admissibles depuis avril 2016 dans les tribunaux pilotes.

Les instances admissibles feront l'objet d'une autorisation de deux heures supplémentaires maximum en fonction du tarif.

Instances admissibles

Pour obtenir une autorisation pour une deuxième CJP dans un des nouveaux tribunaux, l'avocat ou avocate doit travailler au titre d'un certificat d'aide juridique et l'affaire doit avoir été mise au rôle pour une enquête préliminaire ou un procès. De plus, les critères suivants doivent être respectés :

  • La deuxième CJP ou deuxième procédure sensiblement similaire doit être fixée au 1er mars 2017 ou à une date postérieure;
  • Les parties qui assistent à la procédure doivent avoir être préparées et avoir le pouvoir de prendre des décisions importantes concernant l'affaire;
  • Le dossier a fait l'objet d'un examen rigoureux;
  • Les requêtes en vertu de la Charte que les parties présenteront au procès sont déterminées, confirmées, etc.;
  • Les positions quant au règlement possible de l'affaire, le cas échéant, ont été communiquées;
  • Une estimation du temps nécessaire pour mener l'instance à terme a été étudiée et confirmée;
  • La disponibilité et la présence des témoins sont confirmées;
  • Les questions de droit qui pourraient être soulevées dans le cadre de l'instance ont été révélées et les parties ont convenu de l'admission des faits.

Pour déterminer si une deuxième CJP ou à une deuxième « procédure essentiellement similaire » a été exigée, AJO se fondera sur la définition de la CJP (anciennement CPJ) qui se trouve au chapitre trois du Manuel du tarif et de la facturation d'AJO et sur les critères connexes énumérés ci-dessus.

Pour de plus amples renseignements sur le projet pilote relatif aux deuxièmes conférences judiciaires préparatoires au procès.

Définition de l’appellation « stagiaire en droit »

Nous apportons une clarification quant à ce que nous entendons par « stagiaire en droit » aux fins de la facturation. En effet, il y a eu quelques malentendus sur le type de personne pouvant faire l’objet d’une facturation au titre de stagiaire en droit. La définition rend compte des modifications apportées au processus d’admission au Barreau du Haut-Canada.

Un stagiaire en droit se définit de la manière suivante :

  1. Une personne qui est diplômée d’une faculté de droit agréée (common law) ou qui a un certificat de compétence et qui est candidate à l’admission au Barreau et actuellement inscrite au processus d’admission au BHC en tant que stagiaire en droit ou
  2. Un étudiant en droit dans un programme de pratique du droit pendant son placement de quatre mois ou
  3. Une personne qui a terminé sa convention de stage et qui continue d’être employée et supervisée par un maître de stage approuvé par une Convention de supervision du BHC. 

À la demande du Service de la vérification et de la conformité (SVC) d’AJO ou du Service des enquêtes, le maître de stage doit fournir une copie de la convention de stage ou obtenir le consentement du stagiaire pour permettre à AJO de vérifier le statut du stagiaire directement avec le Barreau.

Modifications au Règlement sur la dispense des frais

Récemment, le ministère du Procureur général a annoncé des modifications au Règlement sur la dispense des frais pour permettre aux clients d’Aide juridique Ontario qui reçoivent certains services juridiques d’être dispensés de s’acquitter de leurs frais judiciaires en vertu du Règlement sur la dispense des frais.

Les avocats peuvent appliquer cette dispense immédiatement pour une instance ou une cause en droit de la famille, en droit civil ou à la Cour des petites créances quand il est prévu que des frais judiciaires seront engagés. Il est recommandé que les clients soient invités à signer la dispense des frais dès le début, car la dispense ne peut être appliquée rétroactivement. Dans les mois à venir, AJO commencera à demander aux avocats de remplir un formulaire de dispense de frais pour toutes les affaires de droit de la famille et civiles, car les frais admissibles payés au tribunal ne seront plus remboursés en tant que débours à compter du 1er septembre 2017.

La nouvelle dispense des frais s’applique aux frais que le tribunal exige dans des affaires civiles et de droit de la famille ainsi que des affaires à la Cour des petites créances. Elle ne s’applique pas aux frais suivants :

  • Frais qui sont versés à une personne qui est indépendante du tribunal (p. ex., avocats, transcripteurs judiciaires autorisés, examinateurs officiels, témoins et médiateurs);
  • Frais se rapportant à des affaires criminelles;
  • Frais versés au shérif ou à l’huissier de la Cour des petites créances pour faire exécuter une ordonnance (à moins que l’ordonnance soit rendue en vertu du paragraphe 35 (3) de la Loi de 1997 sur la protection des locataires);
  • Frais exigés par le Bureau d’enregistrement des actions en divorce (Canada);
  • Frais de signification de documents;
  • Frais exigés dans le cadre d’instances de faillite en vertu de la Loi sur la faillite et l’insolvabilité;
  • Dépens que vous avez l’ordre de verser à l’autre partie.

En outre, une fois qu’une dispense des frais a été accordée, les clients d’Aide juridique Ontario et leurs témoins seront admissibles aux services d’un interprète judiciaire, et ce, gratuitement.

Pour obtenir de plus amples renseignements, visitez le site Web du ministère du Procureur général, vous y trouverez des informations pour obtenir une dispense des frais judiciaires.

Dites-nous ce que vous pensez de cette fiche et indiquez-nous les sujets que vous aimeriez voir traiter en communiquant avec le Centre d'aide aux avocats au 416 979-9934 ou au 1 866 979-993