F3 : Fiche de Facturation Facile

Numéro 50 - décembre 2015



Dans ce numéro de la Fiche de facturation facile, vous trouverez des renseignements sur certains nouveaux services que les avocats sont autorisés à fournir et sur les services offerts aux avocats pour les aider dans des affaires liées aux certificats ainsi que des conseils pour accélérer le processus de facturation.

Dépens, règlements et ententes de contribution

Aide juridique Ontario est souvent interrogée sur l’obligation que l’avocat peut avoir envers la question des dépens et règlements ainsi que sur l’impact d’une entente de contribution sur lesdits dépens et règlements. Il est important que les avocats protègent les intérêts d’AJO et ce qui suit constitue un rappel de la marche à suivre.

Dépens

Vous devez réclamer des dépens conformément aux Règles en matière de droit de la famille. Votre mémoire de dépens doit correspondre à votre tarif de facturation en tant qu’avocat du secteur privé et non à votre tarif d’avocat en vertu du tarif d’aide juridique.

Les dépens accordés aux clients de l’aide juridique sont la propriété d’Aide juridique Ontario : LSAJ, al. 46(4).

  • L’ordonnance d’adjudication des dépens devrait préciser que les dépens appartiennent à Aide juridique Ontario, ce qui démontrerait clairement qu’AJO est le créancier et non le client.
  • Dans les affaires de droit de la famille, lorsqu’une pension est en jeu et que des dépens sont accordés, les dépens devraient être répartis entre ce qui constituera le versement d’une pension et d’autres éléments. La partie de l’ordonnance d’adjudication des dépens qui est attribuée à la pension survivra même en cas de faillite du débiteur.
  • Dans les instances de droit de la famille, l’ordonnance d’adjudication des dépens NE DOIT PAS contenir de clause précisant que le BOF la mettra en application ou percevra les dépens accordés aux clients de l’aide juridique.
  • Le Bureau des obligations familiales (BOF) ne recouvre PAS les dépens au nom d’Aide juridique Ontario. Le BOF ne reconnaît aucune cession que le client aurait effectuée à AJO.

L’avocat est tenu de prendre toutes les mesures appropriées pour protéger les intérêts qu’AJO peut détenir dans un quelconque dépens ou recouvrement par le client conformément à la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique.

Cession de jugement pour les dépens

Envoyez une copie de toute approbation ou ordonnance des dépens obtenue des Services aux avocats et paiements, avec la cession de jugement pour les dépens signée.

L’avocat d’un client de l’aide juridique doit obtenir du client une cession du jugement pour les dépens pour toutes les ordonnances d’adjudication des dépens rendues. Demandez à votre client de signer la cession au moment où l’ordonnance est rendue.

  • Les SAP peuvent demander que l’avocat consigne les documents concernés pour déposer un bref de saisie-exécution ou un avis de saisie-arrêt.
  • Une autorisation supplémentaire de trois (3) heures est prévue par le tarif pour la préparation de l’évaluation du mémoire de dépens, l’obtention de la cession des dépens et le dépôt de l’exécution, ainsi que la présence à ces instances.

Ententes de contribution

Certains clients sont tenus de signer des ententes de contribution avec AJO afin de recevoir un certificat. Le client est responsable du coût total et réel des services d’aide juridique, à moins que l’entente de contribution ne soit plafonnée à un montant particulier. L’entente de contribution peut exiger du client qu’il fasse des paiements mensuels, l’entente peut également être garantie par un privilège sur les intérêts que le client peut détenir dans des biens immobiliers.

  • L’avocat doit informer AJO s'il estime que le coût des services juridiques dépassera le montant prévu dans l’entente de contribution pour permettre à AJO de déterminer si une modification de l’entente de contribution est nécessaire.
  • Une demande d’augmentation discrétionnaire d’un compte qui dépasse le tarif est requise même si une entente de contribution a été signée.
  • Les autorisations de propriété ne peuvent être accordées en l’absence d’une entente de contribution dûment signée et de l’enregistrement d’un privilège, sauf si cette démarche suit le protocole d’AJO en matière de violence familiale qui permet un enregistrement différé dans certains cas.

Dispositions de l’article 47

Conformément à l’article 47 de la Loi sur les services d’aide juridique, à la suite de services d’aide juridique qu’elle fournit, AJO a une première charge contre les intérêts de l’argent ou d’autres biens qu’un client de l’aide juridique récupère ou auxquels il a droit grâce aux services d’aide juridique qu’il a reçus. Cette charge existe même dans le cas où le certificat d’aide juridique a été émis sans qu’une entente de contribution ait été exigée.

Au début d’une procédure de droit de la famille, si l’égalisation des biens est en jeu ou si le paiement de sommes forfaitaires ou d’arriérés de pension alimentaire peut devoir être versé, votre client doit signer une directive, conformément à l’article 47, qui vous autorise à retenir dans des fonds en fiducie l’argent reçu par voie de règlement amiable ou de jugement. La directive doit être signifiée à la partie adverse au moment opportun pour assurer que les sommes d’argent provenant d’un règlement ne soient pas directement payées à votre client. Aucun fonds ne doit être versé à votre client sans l’autorisation écrite d’un liquidateur des comptes juridiques. Veuillez soumettre votre demande de dégagement des fonds par le biais d’Aide juridique en ligne aux Services aux avocats et paiements pour obtenir la marche à suivre.

Privilèges

Aide juridique Ontario peut enregistrer un privilège sur le titre d’une propriété lorsque le demandeur a signé une entente de contribution. Ce pouvoir lui est conféré par l’article 48 de la Loi sur les services d’aide juridique :

48. (1) Si la personne qui est propriétaire d’un bien-fonds en Ontario ou qui a un intérêt sur celui-ci s’est engagée à contribuer au paiement du coût des services d’aide juridique qui ont été fournis à elle ou à la personne à l’égard de laquelle elle est la personne responsable, la Société peut enregistrer un avis de privilège, pour un montant équivalant à la somme que la personne s’est engagée à payer, sur le bien-fonds de celle-ci au bureau d’enregistrement immobilier compétent.

Factures pour les débours de tiers

Publié initialement dans le numéro 44 de la Fiche de facturation facile

Veuillez ventiler tous les débours dans votre compte détaillé. Les avocats ne peuvent facturer les débours de tiers que s’ils ont une facture pour ces débours. Lorsque vous facturez des débours en ligne, veuillez annexer toutes les factures de tiers (les reçus et les chèques oblitérés ne constituent pas une facture) et assurez-vous qu’elles comportent :

  • la date de facturation;
  • le nom, le titre (les qualifications), l’adresse et le numéro de téléphone du tiers qui a fourni les services;
  • le nom du client d’AJO à qui les services ont été fournis;
  • une description des services fournis au client d’AJO, notamment les dates de prestation des services et une ventilation des frais (c.-à-d. taux horaire, taux à la page, nombre de mots, etc.);
  • la TVH (séparée de façon claire);
  • le cas échéant, le numéro d’inscription au registre des entreprises ou le numéro de TPS/TVH.

Question sur l’auto-identification autochtone (QAIA)

À compter du 1er juin 2016, tous les prestataires de service d’aide juridique devront demander aux clients s’ils s’identifient en tant qu’autochtones et consigner cette information sur la page de l’état de compte de l’avocat de service.

La Question sur l’auto-identification autochtone (QAIA) est une question normalisée qui doit servir de point de contact pour les services d’aide juridique. Elle donne à chaque client l’occasion de s’identifier en tant qu’autochtone, c.-à-d. en tant que membre des Premières nations, métis ou inuit, quel que soit son statut juridique ou son lieu de résidence. Cette information devra être consignée pour chaque client sur la page de l’état de compte de l’avocat de service.

À compter du 16 mai 2016, tous les avocats pourront accéder à un bref cours en ligne sur l’identité autochtone et la question de l’auto-identification autochtone. Pour de plus amples renseignements concernant la question sur l’auto-identification autochtone, la politique en matière d’identité autochtone, les formations et autres ressources d’AJO, veuillez consulter www.legalaid.on.ca/QAIA.

Mise à jour relative à la facturation : soumettre des comptes quand deux affaires admissibles aux honoraires forfaitaires d’un même client sont réglées ensemble

AJO met à jour son processus de facturation pour mettre un terme aux erreurs de double facturation dans le cadre d’affaires admissibles aux honoraires forfaitaires.

Les processus internes de vérification et de collecte des données d’AJO ont permis de déterminer que l’organisme récupère environ 250 000 $ par an auprès des avocats qui ont effectué une double facturation pour des services fournis dans le cadre d’affaires admissibles aux honoraires forfaitaires réglées ensemble.

Pour qu’AJO détermine qu’un compte a fait l’objet d’une double facturation dans le cadre d’honoraires forfaitaires, les éléments suivants doivent s’appliquer :

  • Un avocat possède au moins deux certificats autorisant des services relatifs à des accusations criminelles pour un client;
  • Le tribunal règle ces deux accusations ensemble, au titre d’un règlement global pour ce client, le même jour, dans la même salle d’audience ou devant le même juge, à peu près à la même heure.

Pour éviter ce genre d’erreurs de facturation, à compter du 8 mai 2016 :

  • Si vous soumettez par le biais d’Aide juridique en ligne deux comptes d’honoraires forfaitaires pour des affaires réglées en même temps, AJO ne paiera les honoraires forfaitaires relatifs au règlement que pour le certificat admissible aux honoraires forfaitaires les plus élevés, plus les facteurs d’amélioration distincts comme les enquêtes sur le cautionnement et les débours pour les deux comptes;
  • Si vous facturez sur un nouveau compte les mêmes honoraires forfaitaires relatifs au règlement que ceux qui vous ont été payés dans le cadre d’un autre compte soumis antérieurement, AJO ne paiera que les facteurs d’amélioration et les débours du nouveau compte; vous ne recevrez aucun paiement supplémentaire pour le nouveau compte.

En conséquence, en cas de double facturation dans le cadre d’affaires admissibles aux honoraires forfaitaires, l’avis de dépôt que vous recevrez le mentionnera et indiquera clairement le certificat qui est traité comme un « double ».

Dans les rares cas où vous estimeriez qu’il a été déterminé à tort que vous avez effectué une double facturation, veuillez fournir une explication écrite aux Services aux avocats et paiements pour justifier le paiement du deuxième compte.

Renseignements supplémentaires

Dépens, règlements et ententes de contribution

Cession de la saisie d’argent

Rappel : Si votre client a signé une entente de contribution qui comprend une cession de la saisie d’argent, une demande d’ordonnance de restitution de l’argent saisi doit être faite lorsqu’il est raisonnable de croire que les fonds seront restitués au client. Le certificat comprendra une directive : l’avocat doit déposer un avis de demande d’une ordonnance de restitution concernant les sommes saisies par la police, le cas échéant.

Rapports médicaux effectués par des spécialistes pour les affaires présentées devant la CISR

AJO reconnaît qu’il existe des circonstances où le coût d’un rapport médical d’un spécialiste (par ex. d’un psychiatre, d’un psychologue) peut dépasser la limite de 300 $ autorisée par le tarif. Dans de telles circonstances, l’avocat doit fournir une explication à l’appui de la demande d’autorisation de dépassement de la limite de 300 $ autorisée par le tarif par le biais d’Aide juridique en ligne.

AJO tiendra compte de facteurs tels que la disponibilité limitée de spécialistes, la nécessité d’obtenir un rapport dans les plus brefs délais, le fait que le spécialiste doit se rendre au centre de détention, et la complexité du traumatisme du client, ainsi que d’autres motifs légitimes. Une note du spécialiste n’est pas exigée.

AJO s'efforcera de répondre dans les deux jours ouvrables suivant la réception de toute demande d’autorisation de dépassement de la limite de 300&bsp;$ pour les rapports médicaux de spécialistes.

Dites-nous ce que vous pensez de cette fiche et indiquez-nous les sujets que vous aimeriez voir traiter en communiquant avec le Centre d'aide aux avocats au 416 979-9934 ou au 1 866 979-993