F3 : Fiche de Facturation Facile

Numéro 44 - Décembre 2013



Les Services aux avocats et paiements d'Aide juridique Ontario sont heureux de vous offrir une fiche de renseignements mensuelle : la Fiche de facturation facile. Ce bulletin est un moyen de procurer aux avocats et à leurs employés des renseignements en matière de tarif et de facturation. Nous espérons qu'il pourra vous être utile.


Exemptions discrétionnaires accordées par le directeur régional du district


  • Les avocats peuvent demander qu’un certificat autorisant des accusations admissibles aux honoraires forfaitaires soit exempté du programme de facturation d’honoraires forfaitaires en présentant une demande écrite au directeur régional du district. Un tarif s’appliquera aux affaires qui ont été exemptées du programme d'honoraires forfaitaires.
  • Des exemptions ne peuvent être accordées que dans des circonstances exceptionnelles, telles que des ressources exceptionnelles que le ministère public consacre à la poursuite, une divulgation inhabituelle, un nombre d'accusations très élevé, la probabilité d'instances multiples, la nouveauté des faits ou des arguments juridiques ou la durée de la procédure de détermination de la peine.
  • Les avocats doivent demander une exemption dès qu’ils constatent qu’elle leur est nécessaire et avant de soumettre leur compte.


Honoraires forfaitaires pour la présence de stagiaires en droit lors du retrait ou de la suspension de toutes les accusations


  • Les avocats peuvent maintenant recevoir des honoraires forfaitaires pour la présence d’un stagiaire en droit à une audience de retrait ou de suspension de toutes les accusations autorisées au criminel, sous certaines conditions :
    • l’avocat doit avoir négocié le retrait ou la suspension des accusations;
    • le ministère public doit avoir préalablement accepté par écrit de retirer ou de suspendre toutes les accusations autorisées au criminel.
  • Cette nouvelle règle ne vise que les stagiaires en droit présents à l’audience et s’applique uniquement dans le cas de retrait ou de suspension de toutes les accusations au criminel. Elle ne s'applique pas aux plaidoyers de culpabilité ni aux audiences de détermination de la peine.
  • Au moment de soumettre votre compte en ligne, veuillez :
    • allouer les honoraires forfaitaires relatifs au règlement à l’avocat inscrit sur la liste qui a fourni les services pour la négociation du retrait ou de la suspension avec le ministère public et qui a demandé au stagiaire d’être présent à l’audience de retrait ou de suspension. Il peut s’agir de l’avocat qui a accepté le certificat ou de son mandataire qui est inscrit sur la liste d’AJO;
    • annexer la confirmation écrite du retrait par le ministère public;
    • inscrire au dossier le nom du stagiaire en droit et sa présence à l’audience.


Soumission en ligne d’une demande de budget de gestion d’une cause de niveau intermédiaire




Cession de jugement pour les dépens


  • La Loi stipule que les dépens accordés à une partie bénéficiant de l’aide juridique appartiennent à AJO. Si des dépens sont accordés à un client, les avocats doivent faire signer au client une cession de jugement pour les dépens. Consultez l’acte de cession de jugement pour les dépens sur le site Web d’AJO.
  • Les dépens accordés aux clients de l’aide juridique dans les instances de droit familial ne doivent pas être perçus ou recouvrés par le Bureau des obligations familiales.
  • Il est préférable de demander que les dépens soient accordés séparément des autres sommes. De plus, lorsque cela est possible, l’ordonnance d’adjudication des dépens devrait préciser que les dépens appartiennent à AJO, ce qui démontrerait clairement qu’AJO est le créancier et non le client.
  • Sur le portail, veuillez :
    • annexer ou envoyer l’acte de cession de jugement pour les dépens;
    • annexer ou envoyer une copie de l’ordonnance d’adjudication des dépens, le cas échéant;
    • inscrire le montant des dépens accordés au moment de soumettre votre compte.


Comment remédier aux erreurs dans les factures en ligne


  • Si vous commettez une erreur au moment de soumettre un compte en ligne, veuillez téléphoner immédiatement au Centre d’aide aux avocats (CAA). Bien souvent, le CAA peut corriger les erreurs qui ont été décelées le jour où elles ont été commises. Cependant, le système traite et bloque les comptes (avec les erreurs) le soir, et ceux-ci ne peuvent plus être modifiés.
  • Si vous ne vous rendez pas compte de l’erreur le jour même, veuillez en aviser les SAP par écrit par l’intermédiaire du portail. Les SAP apporteront la correction au moment de régler le compte.
  • Si le compte ne concorde pas et comporte des exceptions, le délai de traitement est de 60 jours en moyenne.


Les infractions et les façons de les éviter


  • Afin d’éviter les infractions et le recouvrement éventuel des honoraires et des débours, veuillez vous assurer de soumettre les comptes correctement et de fournir tous les documents qui peuvent vous être demandés.
  • Les avocats peuvent transmettre les documents au Service de la vérification et de la conformité (SVC), sur le portail, en choisissant le type de document « Réponse au SVC ».
  • Pour toute question au sujet d’une vérification par le SVC, veuillez communiquer avec le département au 416-979-2352, poste 6530.

Les cinq principales infractions relevées par le SVC, de juillet à septembre 2013
(selon les résultats des examens aléatoires et ciblés)

Orjet principal

Nombre

Montant

Commentaires

1. Criminel

115

115 273,98 $

FORFAITAIRES – Travail facturé au regard d’un autre certificat admissible aux honoraires forfaitaires (facturation en double)

2.Criminel

59

28 607,86 $

Omission de fournir les livres et registres appropriés

3. Civil

77

17 719,89 $

Factures non fournies pour les débours

4. Criminel

14

16 294,38 $

FORFAITAIRES – Travail facturé au regard d’un autre certificat (taux horaire) (facturation en double)

5. CriminelCRIMINAL

12

10 984,37 $

FORFAITAIRES - Nom du fournisseur remplacé ou incorrect (facturation en son propre nom pour la présence d’autres personnes [mandataires ou étudiants] ou facturation pour des mandataires en leur propre nom)


  1. Lorsque plusieurs accusations autorisées par différents certificats sont réglées ensemble (c.-à-d. par le même tribunal, le même jour), les avocats ne peuvent facturer des honoraires pour leur présence en cour qu'une seule fois. Lorsque les accusations qui sont réglées ensemble sont inscrites sur au moins deux certificats admissibles aux honoraires forfaitaires, les avocats devraient établir une facture pour le règlement :

    1. soit au titre du certificat qui accordera les honoraires de règlement les plus élevés;
    2. soit, si un groupe d’accusations fait l’objet d’un compte selon le taux horaire normal, au titre d’un certificat payé selon le taux horaire.
  2. Les avocats sont tenus de fournir des bordereaux et tout autre document justificatif pour le paiement de leur compte en ligne (notamment les renseignements judiciaires). Si les avocats ne peuvent fournir ces documents sur demande, AJO peut recouvrer la totalité du montant non vérifié.

  3. Les avocats sont tenus de fournir des factures pour les débours qui comportent :

    • les coordonnées du fournisseur de services;
    • des détails quant à la date et à l’heure de la prestation des services;
    • des renseignements et des détails suffisants permettant d’établir clairement la nécessité de ce genre de débours.

    Si les avocats ne fournissent pas ces renseignements, le montant versé pourrait être recouvré.

  4. Si les services sont facturés au titre d’un autre certificat admissible à un tarif horaire, la situation est la même que dans le premier cas ci-dessus.

  5. Le versement d’honoraires forfaitaires vise à couvrir la présence de l’avocat au tribunal afin de mener et de conclure une procédure visée par des honoraires forfaitaires. Le compte doit indiquer le nom de l’avocat qui était présent lors du prononcé de la décision finale, et non celui de l’avocat qui a accepté le certificat ou qui a monté le dossier. Indépendamment de la nouvelle règle visant les stagiaires en droit (voir ci-dessus), seul un avocat inscrit sur la liste peut fournir des services en vue d’un règlement. Si la présence de l’avocat ne peut être confirmée par le bordereau ou les renseignements judiciaires, AJO recouvrera la totalité des honoraires forfaitaires.



Factures pour les débours de tiers


Veuillez ventiler tous les débours dans votre compte détaillé. Les avocats ne peuvent facturer les débours de tiers que s’ils ont une facture pour ces débours. Lorsque vous facturez des débours en ligne, veuillez annexer toutes les factures de tiers (les reçus et les chèques oblitérés ne constituent pas une facture) et assurez-vous qu’elles comportent :

  • la date de facturation;
  • le nom, le titre (les qualifications), l’adresse et le numéro de téléphone du tiers qui a fourni les services;
  • le nom du client d’AJO à qui les services ont été fournis;
  • une description des services fournis au client d’AJO, notamment les dates de prestation des services et une ventilation des frais (c.-à-d. taux horaire, taux à la page, nombre de mots, etc.);
  • la TVH (séparée de façon claire);
  • le cas échéant, le numéro d’inscription au registre des entreprises ou le numéro de TPS/TVH.


Dites-nous ce que vous pensez de cette fiche et indiquez-nous les sujets que vous aimeriez voir traiter en communiquant avec le Centre d'aide aux avocats au 416 979-9934 ou au 1 866 979-993