F3 : Fiche de Facturation Facile

Numéro 43 - Juillet 2013



Les Services aux avocats et paiements d'Aide juridique Ontario sont heureux de vous offrir une fiche de renseignements mensuelle : la Fiche de facturation facile. Ce bulletin est un moyen de procurer aux avocats et à leurs employés des renseignements en matière de tarif et de facturation. Nous espérons qu'il pourra vous être utile.


1. Clarification des lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires


L'année dernière, Aide juridique Ontario (AJO) a mis en vigueur des lignes directrices qui visent à clarifier le processus de demande d'augmentation discrétionnaire. Les lignes directrices approuvées s'appliquent à tous les comptes soumis à partir du 26 novembre 2012.

Nouveau! En raison du nombre de demandes d'exemptions du directeur de district, AJO a modifié les lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires en droit des réfugiés et a ajouté l'intervention ministérielle comme facteur de complexité.

Veuillez télécharger les nouveaux formulaires de demande d'augmentation discrétionnaire, qui comprennent le nouveau critère, pour soumettre votre demande et effacer toutes les versions plus anciennes.

Pour de plus amples renseignements, consultez la page Lignes directrices sur les augmentations discrétionnaires à la rubrique Augmentations discrétionnaires.


2. Attribution des services aux prestataires de service dans les bordereaux


Lorsque les services d'au moins deux prestataires de service sont facturés à un compte, veuillez indiquer le nom ou les initiales de chaque prestataire de services ainsi que les services qu'il ou elle a fournis. Cette directive concerne également les auxiliaires juridiques et les stagiaires en droit. AJO n'est pas en mesure de savoir qui a fait quoi uniquement par le taux horaire.


3. Services, dépôt de documents et présence au tribunal


Sur votre compte en ligne, veuillez ventiler le temps réel, en dixième d'heure, passé par vos employés à fournir des services, y compris le dépôt de documents, la présence au tribunal et les autres services à facturer. Ces services ne sont pas des débours.


4. Davantage de communications par le biais d'Aide juridique en ligne


Le Service de la vérification et de la conformité (SVC) a maintenant recours à Aide juridique en ligne pour communiquer avec les avocats d'aide juridique.

Lorsque vous souhaitez joindre un document adressé à ce service, sélectionnez « Réponse au SVC » dans le champ Type de document. Cette mesure assurera une livraison rapide.

De plus, vérifiez périodiquement le site pour lire les avis que vous avez reçus, comme des demandes de pièces justificatives aux fins de vérification par le SVC. Si vous omettez de répondre dans les délais requis à une demande de pièces justificatives aux fins de vérification, on pourrait exiger le recouvrement du montant total du paiement du ou des comptes qui font l'objet de la vérification au moyen d'une inscription négative au paiement de vos autres comptes.

Suivez le lien pour obtenir de plus amples renseignements sur la soumission de documents.


5. Suggestions pour la facturation d'honoraires forfaitaires : même jour, même tribunal


Tout comme c'était le cas avant l'entrée en vigueur des honoraires forfaitaires, les avocats ne peuvent facturer et être payés qu'une seule fois pour leur présence à une audience donnée. En outre, AJO ne paît qu'une seule fois les honoraires forfaitaires ou le tarif horaire (pour les comptes payés au tarif horaire) pour une présence à l'audience donnée, pour un même client.

Ceci signifie que vous devez facturer la présence au tribunal soit au moyen d'honoraires forfaitaires, soit au tarif horaire — mais pas les deux — lorsque les accusations inscrites sur plus d'un certificat au nom du même client sont réglées le même jour, dans la même salle d'audience, devant le même juge.

Les conseils suivants peuvent vous aider à facturer proprement les services au tribunal qui ont été fournis le même jour :

  • Lorsque les accusations sont inscrites sur au moins deux certificats admissibles aux honoraires forfaitaires, facturez au titre du certificat qui accordera les honoraires de règlement les plus élevés. Sur les autres certificats, sélectionnez « réglé au titre d'un autre certificat ».

  • Si, pour un même client des accusations autorisées par un certificat admissible aux honoraires forfaitaires et d'autres autorisées par un certificat au tarif horaire sont réglées ensemble, facturez le règlement au titre du certificat payé selon le tarif horaire et joignez les bordereaux détaillés comme requis pour tout compte facturé au tarif horaire.

  • Si vous avez facturé des services au tarif horaire, vous ne pouvez facturer ces services sous forme d'honoraires forfaitaires au titre d'un autre certificat pour le même client. Par exemple, les observations Gladue qui ont été facturées au tarif horaire ne peuvent pas être facturées aussi au moyen d'honoraires forfaitaires.

  • De même, si vous avez facturé la présence au tribunal au moyen d'honoraires forfaitaires, vous ne pouvez pas facturer au tarif horaire cette présence au tribunal pour un même client. Par exemple, la présence au tribunal pour une enquête sur le cautionnement pour laquelle des honoraires forfaitaires pour enquête sur le cautionnement ont été facturés au titre d'un certificat ne peut pas être aussi facturée au tarif horaire au titre d'un certificat selon le tarif horaire.

  • Les honoraires (forfaitaires ou selon le tarif) pour une même présence au tribunal en raison d'une enquête sur le cautionnement ou d'une CPJ ne peuvent pas être facturés au titre de plus d'un certificat. Si vous avez facturé l'enquête sur le cautionnement ou la CPJ au moyen d'honoraires forfaitaires, ne choisissez aussi pas « Enquête sur le cautionnement » ou « CPJ » au compte au titre du certificat selon le tarif horaire.

  • Facturez les services fournis des jours différents au titre de leurs certificats respectifs sous forme de comptes provisoires.

    Vous pouvez facturer les procédures préalables au procès différentes et tenues séparément — comme l'enquête sur le cautionnement et la CPJ — si vous avez mené et complété ces procédures un jour différent et si elles sont autorisées par différents certificats même si en fin de compte les accusations ont été entendues et réglées ensemble.

    Vous ne pouvez pas sélectionner « accusations entendues séparément » lorsqu'il n'y a qu'un seul groupe d'accusations sur le certificat.

  • Les honoraires forfaitaires sont fondés sur votre présence au tribunal — c'est-à-dire, mener et conclure une procédure judiciaire — non pas sur le temps de préparation. Dans les cas où les accusations autorisées par différents certificats sont réglées ensemble, vous ne pouvez facturer les honoraires pour le règlement des accusations autorisées qu'une seule fois.


Dates limites de facturation

Si vous avez des questions au sujet des dates limites de facturation, consultez la page Conseil sur le respect des dates limites de facturation des services au titre d'un certificat.


6. Difficultés à ouvrir les formulaires en version PDF


Adobe fait en sorte que les personnes qui utilisent un lecteur PDF d'une tierce partie ne puissent pas ouvrir les formulaires complexes comme ceux d'AJO. Certains navigateurs Web comme Firefox et Chrome ont un lecteur PDF intégré, ce qui signifie qu'un message d'erreur pourrait s'afficher lorsque vous essayez d'ouvrir un document PDF lorsque vous utilisez un de ces navigateurs. Si cela vous arrive et que le lecteur Adobe Acrobat est installé sur votre ordinateur, vous pouvez résoudre le problème de manière suivante :

  1. Cliquez à droite sur le lien
  2. Sélectionnez « Enregistrez le lien sous... »
  3. Enregistrez une copie du fichier à un endroit dont vous vous souvenez
  4. Utilisez Adobe Acrobat pour ouvrir le fichier

Rendez-vous au Catalogue des formulaires pour télécharger le lecteur pour les formulaires du site Web d'AJO en format Adobe Acrobat PDF et Microsoft Word.


Dites-nous ce que vous pensez de cette fiche et indiquez-nous les sujets que vous aimeriez voir traiter en communiquant avec le Centre d'aide aux avocats au 416 979-9934 ou au 1 866 979-993