Les brèves d’Aide juridique Ontario

Rappel relatif à la facturation du temps de présence à l’audience

Le 14 juin 2017

Voici un rappel des règles d’AJO en matière de facturation du temps de présence à l’audience dans le cadre d’un certificat fourni pour une représentation devant la Commission de l’immigration et du statut de réfugié (CISR). AJO reconnait le défi que ces règles peuvent poser aux juristes, notamment dans le contexte actuel de la CISR qui connait des retards et des ajournements. Il est toutefois obligatoire de respecter le règlement.

Présence à l’audience

Pour les affaires entendues par la CISR, l’avocat peut facturer la présence à l’audience à partir du moment où le membre de la Commission arrive dans la salle d’audience et ouvre l’audience officiellement ou à partir du moment où il commence à discuter de questions préparatoires à l’audience. Le temps de présence se termine au moment où le membre de la Commission suspend l’audience. 

Les pauses qui sont prises durant une audience peuvent être incluses dans le temps de présence à l’exception de la pause pour le repas du midi. Il est possible que la pause du midi prise dans le cadre d’une audience qui dure un jour complet ne soit pas incluse en tant que temps de présence à une audience.

Action Facturée en tant que
Présence à l’audience

(le membre de la commission ouvre l’audience, les éléments de preuves sont présentés)
Présence à l’audience
Pauses pendant l’audience Présence à l’audience
Pauses pour le repas du midi N/A

Temps d’attente

Le temps passé à la CISR avant le début de l’audience, quel qu’en soit le but (par exemple, l’examen du dossier, la préparation du client, les discussions avec l’interprète, l’interaction avec le personnel de la CISR) est considéré comme faisant partie du temps de préparation et est inclus dans le maximum prévu par le tarif. L’avocat ne peut facturer le temps passé avant le début de l’audience qu’en tant que temps de préparation, et non pas en tant que temps de présence à l’audience. Le temps passé à attendre que le membre ou l’interprète arrive après l’heure de début programmée n’est pas facturable en tant que temps de présence à l’audience ; ce temps est considéré comme du temps de préparation et doit être facturé dans le cadre du maximum prévu par le tarif en matière de préparation.

Action Facturée en tant que
Temps d’attente avant le début de l’audience Temps de préparation
Temps d’attente après l’heure prévue du début de l’audience Temps de préparation

Ajournements

Lorsque l’avocat est présent, mais que l’affaire n’est pas entendue, sa présence ne pas peut être facturée en tant que temps de présence à l’audience, même lorsque la préparation a été effectuée en prévision et compte tenu du fait que l’instance serait entendue à la date prévue de l’audience. Le temps d’audience ne peut être facturé « si l’affaire est réglée, des preuves sont produites ou des observations présentées, autres que des observations présentées à l’appui ou à l’encontre d’un ajournement. » C’est un principe fondamental de longue date de la politique d’AJO dans tous les domaines du droit. Si une audience n’a pas lieu pas le jour prévu parce qu’un interprète n’est pas disponible ou parce qu’un membre de la Commission est malade, par exemple, aucun temps d’audience n’est facturable. Aucune heure supplémentaire n’est autorisée pour les ajournements. Elles sont traitées en tant que temps de préparation et sont incluses dans la limite d’heures ou le maximum prévu par le tarif. L’autorisation de 2 heures de « présence à un jour d’audience subséquent devant la SPR-CISR » ne doit pas être demandée ou facturée pour une présence lorsque l’audience n’a pas eu lieu et a été reportée ou ajournée.

Action Facturée en tant que
Présence à l’ajournement Temps de préparation

Augmentation discrétionnaire

Si le temps d’attente ou des ajournements excessifs entraînent un temps de facturation pour la préparation de l’avocat excédant le maximum prévu par le tarif, une demande aux Services aux avocats et aux paiements pour une augmentation discrétionnaire du maximum prévu par le tarif peut être effectuée. Ces demandes seront examinées selon la politique d’AJO.

Veuillez noter que l’approche susmentionnée correspond à celle adoptée pour d’autres domaines du droit, y compris pour les affaires d’aide juridique en droit de la famille et en droit criminel.

Temps de présence à l’audience - validation de la facturation

AJO a désormais accès aux données de la Commission de l’immigration et du statut de réfugié sur la durée des audiences. En conséquence, ces renseignements peuvent être utilisés pour valider les comptes des avocats. Dans les cas où les données auxquelles AJO a accès ne concordent pas avec ce qui a été facturé, AJO peut demander le CD de l’enregistrement audio de l’audience ou d’autres moyens de vérification. 

Certificats pour les affaires devant la SPR pour plusieurs membres de la même famille

Dans le cadre de la politique d’AJO, l’avocat reçoit un certificat de sept heures destiné à la préparation du formulaire Fondement de la demande d’asile (FDA) pour tous les membres d’une même famille effectuant une demande de statut de réfugié lorsque les demandes sont jointes conformément à la règle 55 de la SPR, et ce, même si les membres de la famille arrivent séparément.

AJO reconnaît que sept heures peuvent ne pas être suffisantes pour préparer plusieurs formulaires Fondement de la demande d’asile provenant d’une même famille quand les demandes sont séparées. Si le fondement de la demande d’asile est très différent pour les différents membres de la famille, et si deux ou plusieurs exposés circonstanciés séparés sont requis, AJO peut délivrer un certificat supplémentaire de sept heures pour chaque demande séparée. Les avocats qui rencontrent cette situation doivent communiquer avec leur chargé de liste d’avocats d’AJO et expliquer en détail la raison pour laquelle chaque demande doit être effectuée de façon séparée afin de justifier la nécessité de certificats supplémentaires. Si AJO délivre initialement deux certificats pour différents membres de la famille, l’avocat ne doit pas facturer d’exposés circonstanciés séparés, à moins d’être autorisé à le faire par son chargé de liste. Si l’autorisation n’a pas été obtenue, AJO peut recouvrer les fonds facturés sur le deuxième certificat.

Dans tous les cas où les demandes FDA de membres de la famille sont jointes conformément aux Règles de la SPR, une seule autorisation pour la préparation et la participation à l’audience de la SPR sera délivrée.