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LAO Newsroom

AJO s'adresse aux avocats d'Ottawa

21 avril 2011


En novembre 2010, le président-directeur général Bob Ward a rencontré des avocats de la famille à Ottawa pour répondre à certaines de leurs questions sur les pratiques et procédures suivies par Aide juridique Ontario (AJO).


1. Est-il vrai que les affaires relevant de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille sont renvoyées au Bureau du droit de la famille? Pourquoi AJO fait-elle ces renvois?

Aucune affaire relevant de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille n'est renvoyée au Bureau du droit de la famille. Ce bureau a reçu quelques clients qui avaient des problèmes de droit de la famille pour qu'il détermine s'il fallait ou non leur délivrer un certificat d'aide juridique. Si le bureau recommande de délivrer un certificat d'aide juridique, il conseille au client de composer le numéro sans frais (1 800 668-8258) et lui remet une liste d'avocats.


2. Quels sont les cinq meilleurs conseils de facturation que vous donneriez à des avocats qui s'occupent de cas relevant de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille?

  • Obtenez toutes les autorisations possibles avant de facturer.
  • Des bordereaux détaillés devraient accompagner chaque compte en indiquant la nature précise de chaque comparution au tribunal. Fournissez des détails pour les audiences qui durent 30 minutes ou plus.
  • Les formulaires et lettres de demande d'augmentation discrétionnaire doivent indiquer la période de service du compte.
  • Ne facturez pas les motions, les questions à plaider ou les ajournements comme des comparutions à des séances préparatoires à l'audience subséquentes. Les séances préparatoires à l'audience subséquentes sont les conférences relatives à la cause, les conférences en vue d'une transaction et les conférences de gestion des causes préparatoires au procès.
  • S'il y a lieu, assurez-vous d'obtenir les autorisations de jugement sommaire.

3. Quel genre d'information devrait-on fournir aux clients dans des affaires relevant de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille qui sont orientés vers AJO?

Il faut recommander aux clients dans des affaires relevant de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille d'appeler la ligne sans frais d'AJO (1 800-668-8258) pour demander l'aide juridique. Les clients devraient avoir à portée de main des copies des documents judiciaires (le cas échéant) et des fiches de paie, des renseignements sur les actifs, etc., car les agents d'AJO leur poseront des questions au téléphone sur leur situation financière.


4. Y a-t-il des services d'AJO que les avocats de la défense traitant de cas relevant de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille peuvent utiliser à titre de formation?

LAO LAW contient un grand nombre de documents sur la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, dont des mémoires et d'autres précédents. C'est une excellente ressource que les avocats traitant de cas relevant de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille devraient consulter régulièrement. En outre, nous avons des DVD de conférences et divers documents de formation juridique permanente concernant cette loi. Ces DVD peuvent être empruntés auprès du bureau de district.


5. Que peut-on faire au sujet de l'annulation du droit au certificat juste avant une comparution au tribunal? Nous avons besoin de quelques heures pour nous retirer du dossier.

Lorsqu'un certificat est annulé juste avant le procès, l'avocat doit appeler le directeur régional. Comme il est improbable que l'avocat puisse retirer son nom du dossier dans ce genre de situation, des mesures peuvent être prises pour assurer le maintien du certificat.


6. Que fait-on avec des clients menacés d'ententes relatives à des soins temporaires en cas d'appréhension lorsqu'ils ne connaissent pas leurs droits, n'ont pas d'avocat pour examiner les documents ou consentements, et qu'AJO ne finance pas les dossiers qui ne sont pas instruits?

Les clients qui se trouvent dans ces situations doivent consulter des avocats de service.


7. Lorsqu'on joint des documents balayés à des comptes, on obtient un message d'erreur qui dit « internal error 500 » [pour une facturation par le biais d'Aide juridique en ligne]. Lorsque ce genre de message apparaît, le traitement des demandes d'augmentation discrétionnaire s'en trouve retardé. Quelle est cette erreur? Va-t-elle se produire constamment et comment procéder si elle se produit lorsqu'on demande le traitement plus rapide des fonds?

Nous vous prions d'excuser cette erreur de serveur interne. Nous essayons de trouver une solution au problème. L'erreur se produit lorsqu'on essaie de joindre une demande d'augmentation discrétionnaire ou des bordereaux. Veuillez utiliser iFax ou nous envoyer par télécopieur les documents exigés. iFax est accessible par le biais d'Aide juridique en ligne et contient des directives d'utilisation.


8. Les certificats pour des demandes d'examen de l'état de l'instance autorisent six heures de travail seulement. Lorsque la Société d'aide à l'enfance demande une tutelle de la Couronne, des ordonnances de supervision ou des examens de l'état de l'instance (relatifs à d'autres demandes d'examen de l'instance), ce nombre d'heures est tout à fait insuffisant. Les demandes d'heures supplémentaires sont souvent refusées. Demander une augmentation discrétionnaire ne signifie pas qu'on recevra le montant demandé et ces demandes peuvent retarder le paiement de la facture de presque six mois parfois. Comment faire?

Les autorisations de demandes d'examen de l'état de l'instance sont accordées si le client conteste la demande de la Société d'aide à l'enfance et si sa contestation est bien fondée. Si la Société va mettre fin à son intervention ou si le client ne va pas contester la demande de la Société, le client peut recourir aux services des avocats de service. AJO a l'intention d'examiner les allocations d'heures pour le tarif.

Si l'avocat indique clairement dans le formulaire ou la lettre de demande d'augmentation discrétionnaire pourquoi l'affaire devrait être considérée comme ayant des circonstances exceptionnelles, l'augmentation discrétionnaire sera probablement acceptée, surtout si l'avocat n'a pas facturé des tâches administratives excessives, notamment.


9. Quel est le délai de réponse attendu pour une demande d'heures supplémentaires?

D'une façon générale, le délai de réponse pour une demande d'autorisation ou de modification ne devrait pas être de plus d'une semaine. Les délais de réponse pour les autorisations ont augmenté en raison du nombre plus élevé de demandes que traite le bureau de district. Autrefois, nous ne recevions que les demandes d'Ottawa, mais maintenant nous traitons des demandes de Cornwall, Brockville, Hawkesbury, Perth et Pembroke. Nous sommes en voie d'embaucher un avocat qui nous aidera à traiter ces demandes plus rapidement. Si un avocat a besoin qu'une demande soit traitée sans tarder, il devrait appeler le directeur régional.


10. Comment pouvons-nous savoir où nous en sommes par rapport à notre maximum autorisé? Avant, c'était indiqué sur notre compte en ligne, mais maintenant ce ne l'est plus.

AJO vous avise par une lettre si vous avez atteint 50 %, 75 % ou 90 % de votre maximum autorisé. Le rapport sur le solde restant par rapport au maximum autorisé a été supprimé d'Aide juridique en ligne, car l'information donnée aux avocats était incorrecte. Nous sommes en voie d'améliorer cette fonction et dès qu'elle sera opérationnelle, nous la réintégrerons au portail. En attendant, si vous avez des questions à cet égard, appelez le Centre d'aide aux avocats et nous vous préparerons un rapport détaillé sur votre solde restant par rapport au maximum autorisé.


11. AJO refuse de délivrer des certificats séparés si les parents vivent ensemble (conjoints mariés ou de fait). Toutefois, les avocats constatent souvent qu'un conflit d'intérêts finit par surgir et que chaque conjoint doit consulter un avocat différent, ce qui augmente les coûts pour AJO. Que pouvons-nous faire pour obtenir ce deuxième certificat dans de brefs délais?

Lorsque les clients demandent l'aide juridique pour une affaire relevant de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, nous examinons la situation pour déterminer s'il y a un risque de conflit. Si nous concluons qu'il n'y en a pas et que les parents élaborent ensemble un plan conjoint, un seul certificat est délivré. Dans les cas où des allégations de violence sont invoquées ou si une partie formule des allégations contre l'autre, deux certificats sont délivrés. Si l'avocat soumet la question du conflit au bureau de district, un certificat peut être délivré immédiatement à condition que la situation financière du client puisse être évaluée rapidement.


12. Dans quelles circonstances, AJO va-t-elle payer pour une deuxième opinion après qu'une évaluation a été effectuée? (généralement payée par la Société d'aide à l'enfance.)

AJO paiera rarement une deuxième évaluation. À moins que l'évaluation soit entachée d'une erreur évidente qui influerait sur l'issue d'une procédure judiciaire, une deuxième évaluation ne sera pas financée.


13. AJO approuvera-t-elle une demande de financement pour que des mentors puissent assister à des procès avec les avocats débutants qu'ils encadrent?

Oui, dans certaines circonstances AJO paiera pour que des mentors assistent à des procès avec des avocats débutants. Chaque cas est évalué séparément.


14. Si un client qui a obtenu un certificat décroche un emploi pendant le traitement de son dossier, qui a l'obligation d'informer AJO? Si c'est l'avocat, n'est-ce pas une atteinte au secret professionnel?

Aussi bien l'avocat que le client ont l'obligation de divulguer des changements dans les circonstances financières du client conformément à la Loi sur les services d'aide juridique. Comme il s'agit d'une obligation légale, cette divulgation ne constitue pas une atteinte au secret professionnel.


15. Comment détermine-t-on combien d'heures seront allouées pour une affaire? Est-il possible d'augmenter ce nombre d'heures allouées? L'avocat peut-il savoir combien d'heures sont allouées à un certificat avant d'accepter le dossier? Le temps passé à expliquer la complexité d'un dossier pour justifier une demande d'augmentation discrétionnaire est-il facturable à LAO?

Les heures sont attribuées selon les questions en litige dans le dossier. Certaines questions sont financées, alors que d'autres ne le sont pas. Pour les affaires relevant de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, on commence par une allocation d'heures pour une ordonnance de supervision, une tutelle de la Société d'aide à l'enfance ou une tutelle de la Couronne. Si vous allez avoir une audience sur les soins et la garde, des heures sont ajoutées; de même pour une demande d'examen de l'état de l'instance ou une motion pour obtenir un jugement sommaire. Il n'est pas possible de savoir à l'avance si ces procédures auront lieu, car elles dépendent du déroulement du litige, au cas par cas.


16. Pourrait-on recevoir une notification par courriel de chaque dépôt de fonds dans nos comptes? Le relevé des comptes pourrait-il indiquer le nombre d'heures payées et le nombre d'heures facturées avec une explication pour chaque écart?

Les codes d'erreur sont indiqués sur les avis de transfert de fonds électronique envoyés aux avocats par courriel lorsque le compte est réglé. Ces codes d'erreur expliquent pourquoi des réductions ont été apportées aux comptes. Par exemple, “Dockets required” (bordereaux exigés), “excessive admin” (administration excessive), “seek additional auth from AO” (demander une autre autorisation du bureau de district. Nous aimerions ajouter des renseignements sur le portail des avocats et par courriel au sujet du règlement des comptes (quand et comment ils sont réglés). Nous sommes en voie d'améliorer nos communications aux avocats à cet égard.


18. Hormis l'utilisation des formulaires sur le site Web d'AJO, comment peut-on minimiser le temps passé à administrer et facturer?

Des bordereaux détaillés et des demandes d'augmentation discrétionnaire qui renvoient uniquement à la période de service visée de la facture seraient utiles. L'utilisation d'iFax réduirait aussi considérablement les retards dans le traitement des comptes et de la correspondance. Il serait aussi utile de respecter nos exigences de facturation minimum (pas moins de 500 $ à moins qu'il ne s'agisse d'une facture finale). Envoyer fréquemment des factures pour des petits montants cause des retards dans le système.


19. Maintenant que les clients peuvent faire leur demande d'aide juridique au téléphone, est-ce qu'AJO envoie une liste des avocats aux clients qui n'ont pas encore choisi un avocat?

AJO mettra la liste des avocats à la disposition des clients dans les six prochains mois, au plus tard.


20. Dans le cadre des ordonnances en vertu de l'article 57.1 (pour des affaires relevant de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille), nous sommes parfois appelés à négocier des ententes entières de garde ou de droit de visite dans le cadre d'une affaire de protection de l'enfance afin d'obtenir que la Société d'aide à l'enfance mette fin à son intervention auprès de la famille. Envisagez-vous d'accorder une autorisation additionnelle dans le cadre d'un certificat relatif à une affaire relevant de la Loi sur les services à l'enfance et à la famille pour négocier des différends concernant la garde et le droit de visite?

Comme indiqué à la réponse à la question 8, AJO va examiner les allocations d'heures dans le tarif. AJO serait d'accord d'envisager une allocation d'heures additionnelles pour les négociations relatives aux ordonnances en vertu de l'article 57. Nous vous invitons à nous envoyer des observations écrites à ce sujet.