Processus de facturation simplifiés, paiements d’honoraires accélérés et davantage de soutien


Nos progrès

Aide juridique Ontario (AJO) a rencontré l’Association des bâtonniers de comtés et districts, la Family Lawyers Association, la Criminal Lawyers’ Association, les avocats en santé mentale, la Refugee Lawyers Association et l’Association du Barreau de l’Ontario, en août et septembre 2013, pour recueillir des commentaires sur les moyens d’améliorer les processus administratifs et les communications. Dans cette optique, ils nous ont fait part de ce qu’ils voulaient que nous fassions :

  • Simplifier et accélérer le processus de facturation des certificats;
  • Accélérer le paiement d’honoraires aux avocats du secteur privé;
  • Clarifier et améliorer la communication;
  • Fournir davantage de soutien aux avocats.

Ensemble, nous avons cerné plus de 60 préoccupations précises. AJO s’est engagée à répondre à toutes ces préoccupations et à communiquer les rétroactions précieuses qu’elle a reçues, le calendrier de mise en œuvre des solutions ainsi que les mesures de rendement.

Rapports sur les progrès

Septembre
2014

28 réglées    36 en cours de règlement


Solutions mises en place

Item 1

Le niveau de connaissance et la qualité du service à la clientèle du Centre d’aide aux avocats sont inconsistants.

Tous les membres du personnel du Centre d’aide aux avocats ont suivi une formation d’appoint sur le rôle du Centre.

Le matériel de formation est accessible sur notre site Intranet à titre de référence.

À titre de projet pilote, des membres du personnel du Centre ne procurent des services qu’aux avocats seulement pour assurer que l’accent soit mis sur le rôle et les responsabilités du Centre.


Item 3

Les règles relatives aux autorisations de débours ne sont pas bien comprises, notamment :

  • frais de photocopie
  • quelle est la définition de l’expression « client dont les moyens sont modestes »
  • frais d’obtention de documents médicaux et frais des services d’interprètes

Solution provisoire : les factures seront payées au maximum autorisé par le tarif si le compte dépasse la limite de facturation en raison de débours.


Item 4

Les processus administratifs d’AJO demandent trop de temps de la part des avocats.

AJO a mis à la disposition des avocats des vidéos de type tutoriel sur la facturation pour les aider.

Voir :
Vidéos sur la facturation

Dans le cadre d’un engagement continu envers les avocats du secteur privé, AJO continue d’offrir des séances sur la facturation partout dans la province à titre de formation continue.


Item 5

AJO met en question le calendrier des audiences devant la Commission du consentement et de la capacité (CCC) lorsqu’en réalité les dates des audiences sont fixées à toute heure du jour ou de la semaine avec un court préavis.

AJO a informé le personnel que les audiences devant la CCC pouvaient être fixées à des heures atypiques et avec un court préavis.


Item 6

Le processus pour demander une exemption à la facturation par honoraires forfaitaires n’est pas bien compris par les avocats du secteur privé.

AJO a envoyé plus de renseignements aux avocats sur la façon d’obtenir une exception du directeur régional du district visant à facturer au tarif horaire au lieu d’honoraires forfaitaires.

Voir la FAQ sur les honoraires forfaitaires
Q. Les certificats peuvent-ils être exclus du programme d’honoraires forfaitaires?

D’ailleurs, la formation sur le programme d’honoraires forfaitaires révisé sera mise en œuvre à l’automne 2014.


Item 7

AJO devrait mettre en place un seul point de contact pour les affaires relevant de la CCC pour la RGT pour faciliter la résolution des conflits d’horaire ou autres conflits.

Les avocats du secteur privé reçoivent des communications hebdomadaires d’un représentant désigné de la RGT pour répondre à cette demande.


Item 8

Le processus de demande de paiements de comptes relatifs à des services fournis plus de 30 jours avant la délivrance d’un certificat n’est pas très bien compris par les avocats du secteur privé.

AJO a fourni des renseignements supplémentaires aux avocats du secteur privé sur le processus d’« antidatation des certificats » pour obtenir le paiement du travail fourni plus de 30 jours avant la date de délivrance du certificat.

Voir :
Comment antidater un compte
Lundi 3 février 2014


Item 9

Le processus de facturation en dehors des dates limites doit être mieux communiqué.

AJO a fourni des renseignements supplémentaires aux avocats du secteur privé sur la facturation dans les délais.

Voir :
Nouveauté sur Aide juridique en ligne pour aider les avocats à respecter les dates limites de facturation
Vendredi 22 novembre 2013


Item 10

Les avocats inscrits aux listes ne sont pas sûrs à qui, ils doivent s’adresser à AJO pour une multitude de questions et de sujets.

AJO a rédigé un document à l’intention des avocats du secteur privé sur qui fait quoi à AJO.

Voir :
Coordonnées à l’intention des avocats


Item 11

L’information sur le programme de gestion des causes de niveau intermédiaire est peu connue.

AJO a fourni des renseignements supplémentaires aux avocats du secteur privé sur la manière de soumettre les demandes de budget de gestion d’une cause de niveau intermédiaire.

Voir :
Soumission en ligne d’une demande de budget de gestion d’une cause de niveau intermédiaire


Item 12

Les avocats ne peuvent pas réinitialiser leur mot de passe en dehors des heures normales d’ouverture

AJO a envoyé un communiqué aux avocats du secteur privé sur la réinitialisation de leur mot de passe.

Voir :
Comment changer votre mot de passe

D’ailleurs, le service des TI d’AJO cherchera, à l’été 2014, des solutions pour les avocats qui n’ont plus accès à leurs propres comptes.


Item 13

Les avocats devraient être informés suffisamment à l’avance des « interruptions du site de facturation ». La maintenance régulière du site ne devrait pas être prévue durant les heures de pointe.

AJO a rédigé un nouveau message qui sera posté sur le site Web lorsque le site est hors fonction.

Voir :
Site Aide juridique en ligne


Item 14

AJO devrait revoir la section des formulaires sur son site et la rendre plus conviviale.

Comme solution à court terme, AJO a mis en œuvre un nouvel outil de recherche pour trouver le bon formulaire.

AJO continue de chercher de nouvelles façons d’afficher les formulaires pour faciliter la vie aux avocats du secteur privé.

L’essai par les utilisateurs débute ce trimestre.


Item 18

L’établissement de budget pour les causes admises au programme des causes majeures peut prendre beaucoup de temps.

AJO a étudié les processus du programme dans les délais prescrits et a apporté des améliorations pour augmenter la rapidité d’exécution.


Item 21

AJO devrait mieux répondre aux besoins des avocats inscrits aux listes et fournir de la formation en matière de facturation.

AJO a mis à la disposition des avocats une collection de vidéos pour les aider à comprendre les modalités de facturation d’AJO.

AJO continuera d’ajouter des vidéos et d’autres documents de formation à sa collection.

Des présentations sur la facturation sont aussi prévues pour appuyer les avocats.


Item 22

AJO ne finance pas des services concomitants en droit des réfugiés et de l’immigration.

AJO rémunérera les avocats pour des services concomitants en droit des réfugiés et de l’immigration selon sa politique d’évaluation du fondement de la demande.

Voir :
Processus de demande d’une autorisation de services concomitants pour les avocats


Item 25

Les codes qui apparaissent sur les relevés de paiement des avocats ne correspondent pas toujours aux vraies raisons qui ont mené aux décisions sur la facturation et ne sont pas conformes aux explications du personnel d’AJO.

AJO a effectué une étude des systèmes et mécanismes pour repérer les sources d’erreurs et a formé à nouveau le personnel sur l’usage et les problèmes des messages relatifs aux paiements.


Item 26

Des divergences existent parfois entre l’information reçue électroniquement sur les relevés de paiement et l’information contenue dans le système.

AJO a effectué une étude des systèmes et mécanismes pour repérer les sources de divergences et a formé à nouveau le personnel sur l’usage et les problèmes relatifs aux avis de dépôt.


Item 27

Le dégroupement des certificats pour affaires devant la Section de la protection des réfugiés (SPR) ne concorde pas à la distribution réelle du travail.

AJO redistribue les heures autorisées par le tarif pour un certificat SPR – 7 heures pour la préparation du Formulaire de fondement de la demande et 9 heures pour la préparation à l’audience au lieu de 11 heures.

Voir :
Certificats SPR


Item 28

Les frais de stationnement devraient être autorisés comme débours.

Les raisons sont explicitement expliquées dans le Manuel du tarif.

Voir :
Lien à la politique actuelle d’AJO


Item 30

Les communications écrites du Service de la vérification et de la conformité aux avocats ne sont pas signées. Les avocats devraient être en mesure de parler directement avec l'auteur de la communication au sujet de leur compte.

AJO a étudié le mécanisme et a mis en œuvre des lettres types. L’exigence qui imposait aux avocats de communiquer avec le Service de la vérification et de la conformité aux avocats par moyen du site Web a été abolie. Les lettres comprennent maintenant un numéro de téléphone central ainsi que l’adresse courriel générale du Service de la vérification et de la conformité aux avocats.


Item 31

AJO procède au recouvrement des fonds des comptes fermés depuis longtemps.

AJO devrait fournir aux avocats des renseignements pertinents pour qu’ils soient en mesure de contester le recouvrement de fonds d'un compte fermé.

Les factures actuelles et finales de l’année dernière font l’objet d’examens aléatoires.

L’examen des comptes multiples pourrait remonter jusqu’à des comptes de 2011 car ils sont liés à la non-conformité aux règles de la double facturation ou ils présentent une forte probabilité de recouvrement.


Item 34

AJO devrait assumer la responsabilité de tous les autres éléments de la cession pour les dépens une fois qu’elle a été signée.

AJO analyse la faisabilité et présentera une communication dans la F3 qui est prévue à l’été 2014.


Item 46

Les demandes des avocats au Centre d’aide aux avocats soumises en ligne pour régler les erreurs ne sont pas toujours traitées.

AJO a examiné cette question et élaboré un processus de traitement à être effectué dans un délai de 48 heures.

Des mises à jour sur les questions non résolues sont communiquées de manière hebdomadaire aux avocats par le personnel du Centre.


Item 47

Les avocats souhaiteraient avoir une personne ressource qu’ils pourraient appeler lorsqu’ils ne sont pas satisfaits du service reçu.

À cette heure, AJO ne pense pas qu’un « ombudsman » soit nécessaire.

AJO s’attend à ce que les améliorations apportées au Centre répondront aux préoccupations des avocats.


Item 50

Les avocats sont préoccupés du niveau de connaissances des représentants du Centre d’aide aux avocats ainsi que de leur ton et de la qualité de leur service.

Un projet visant à consacrer des membres personnel du Centre aux services aux avocats uniquement a été mis en œuvre.


Item 55

Les avocats ne reçoivent pas de rémunération pour les observations après l’audience à la Cour fédérale au sujet des « questions certifiées ».

AJO rémunérera les avocats pour le temps requis pour les observations après l’audience à la Cour fédérale par le recours au débours.

Voir :
Augmentations discrétionnaires pour la certification des causes devant la Cour fédérale


Item 56

AJO ne délivre plus de certificat autorisant un avis juridique pour un contrôle judiciaire.

Solution provisoire : ajout de services fournis par le personnel (24 mars 2014)

Voir :
Contrôle judiciaire


Toutes les solutions

Rapport de septembre 2014 sur le réaction des avocats et le solutions d'AJO
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