Droit des réfugiés er de l'immigration normes de qualité des services, conditions er politiques en matière de mentorat

Ce document fournit des explications sur la politique d’Aide juridique Ontario relative aux normes de qualité des services aux réfugiés et aux immigrants, sur les conditions d’inscription aux listes des avocats en droit des réfugiés et de l’immigration et sur le rôle que le mentorat joue dans le respect de ces conditions.

1. Introduction

Les avocats qui représentent les clients de l’aide juridique doivent être inscrits sur les listes d’avocats dans le domaine du droit dans lequel ils exercent. AJO a élaboré des normes particulières à chaque liste pour faire en sorte que les clients reçoivent des services de qualité.

Ce document fournit des explications sur la politique d’Aide juridique Ontario (AJO) relative aux normes de qualité des services aux réfugiés et aux immigrants, sur les conditions d’inscription aux listes des avocats en droit des réfugiés et de l’immigration et sur le rôle que le mentorat joue dans le respect de ces conditions.

AJO a élaboré cette politique et la met en œuvre en consultation avec la Refugee Lawyers Association.

AJO est mandatée en vertu de la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique pour veiller à ce que les prestataires de services inscrits sur les listes d’avocats en droit des réfugiés et de l’immigration fournissent des services de qualité.

AJO a constaté que la majorité des avocats en droit des réfugiés du secteur privé fournissent des services de qualité et respectent les normes de qualité des services régissant les avocats inscrits sur ses listes.

Les réfugiés et les immigrants de l’Ontario, qui figurent parmi les clients les plus vulnérables des clients marginalisés d’AJO, ne méritent pas moins.

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2. Définitions

2.1 Les professionnels qui prennent en charge les demandes d’examen de la conformité aux normes de qualité des services, les évaluent et statuent sur leur recevabilité

Chargé de liste d’avocats

Un employé d’AJO qui se consacre à un avocat ayant effectué une demande d’examen de la conformité aux normes de qualité des services relatives à une ou plusieurs listes. Le chargé de liste d’avocats est responsable du traitement des demandes d’examen de la conformité aux normes de qualité des services, de l’établissement des conditions assorties au maintien de l’avocat sur la liste d’avocat et de veiller à leur respect. Il agit également au besoin à titre d’agent de liaison entre l’avocat et AJO.

Comité d’examen composé de membres du personnel

Un avocat du personnel d’AJO (ou un avocat du secteur privé sous contrat avec AJO) doté d’une expérience de plusieurs années en droit des réfugiés et de l’immigration qui étudie les demandes d’examen de la conformité aux normes de qualité des services rendues anonymes et formule des recommandations au directeur général qui sont fondées sur l’évaluation de la qualité obtenue. Le directeur général décide si l’avocat satisfait aux normes de qualité des services ou si sa demande doit être renvoyée devant le comité d’examen par les pairs pour une évaluation plus approfondie.

Comité d’examen par les pairs

Un groupe de trois avocats du secteur privé chevronnés (choisis parmi plusieurs avocats qui composent le comité) qui se réunit pour étudier les demandes d’examen de la conformité aux normes de qualité des services rendues anonymes qui leur ont été renvoyées par le comité d’examen composé de membres du personnel ainsi que les documents qui les accompagnent. Un avocat principal d’AJO en droit des réfugiés n’ayant pas droit de vote préside le comité. Ce comité vérifie si les normes de qualité des services ont été respectées et émet des recommandations à cet égard. Si les normes ne sont pas respectées, le comité détermine si le maintien du nom de l’avocat sur la liste doit être assorti de conditions, notamment d’un mentorat.

Formateur principal en droit des réfugiés

Un avocat salarié d’AJO qui possède une vaste expérience de l’exercice du droit des réfugiés, ainsi qu’une expertise prouvée en éducation et en formation juridique. Le formateur principal en droit des réfugiés met en place des mentorats et fournit des conseils à la fois au mentor et au mentoré tout au long du mentorat.

Directeur général (DG)

Le DG examine l’évaluation du candidat fournie par le comité d’examen composé de membres du personnel, le comité d’examen par les pairs et par le chargé de liste d’avocats. Le DG prend alors une décision finale après avoir déterminé si le demandeur :

  • Respecte les normes de qualité des services;
  • Respecte les normes de qualité des services avec condition(s);
  • Ne respecte pas les normes de qualité des services.

2.2 Les personnes qui prennent part au processus de conformité aux normes de qualité des services

Mentoré (également appelé demandeur)

Un avocat dont l’inscription sous condition a été approuvée sur la ou les listes pour dossiers généraux et dossiers d’appel, et qui a signé une entente de mentorat dans laquelle figurent les conditions requises pour répondre aux normes de qualité des services en droit des réfugiés régissant les avocats inscrits sur les listes. Les mentorés travaillent avec des mentors pour acquérir les compétences nécessaires pour satisfaire aux normes de qualité des services en droit des réfugiés d’AJO. Parmi les mentorés, on compte les personnes suivantes :

  • Les avocats nouvellement inscrits au Barreau (les avocats qui ont moins de deux ans d’exercice du droit des réfugiés), qui peuvent ne pas avoir l’expérience requise pour produire un travail de qualité sans mentorat. Leur inscription sur la ou les liste (s) sera généralement approuvée sous condition, même si leur travail ne soulève aucun problème de qualité.

    Dans des circonstances exceptionnelles, AJO peut accepter sans condition l’inscription sur les listes d’avocats de certains avocats nouvellement inscrits au Barreau. Il s’agit d’avocats dont la qualité du travail est jugée comme étant d’excellente qualité et qui ont une grande expérience en droit des réfugiés et de l’immigration.

  • Des avocats qui s’orientent vers un nouveau de domaine de pratique.

  • Des avocats expérimentés, y compris les avocats dont l’évaluation du travail, par le Comité d’examen composé de membres du personnel ou par le Comité d’examen composé de membres du personnel et par le Comité d’examen par les pairs a mis à jour des problèmes de qualité.

Mentor

Un avocat en droit des réfugiés chevronné qui travaille avec des mentorés (demandeurs) pour les aider à se conformer aux normes de qualité des services en droit des réfugiés. Le mentor doit répondre aux critères suivants :

  • Être un avocat dont AJO a accepté d’inscrire le nom sur les listes pour dossiers généraux et pour dossiers d’appel;
  • Posséder une expérience dans la formation juridique continue et le mentorat (formel ou informel);
  • Fournir un travail à un niveau de qualité très élevé et avoir une bonne réputation au sein du secteur privé;
  • Avoir noué une relation de confiance avec AJO sur le plan administratif.

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3. Conditions

Toutes les conditions sont décrites dans notre liste des conditions pouvant potentiellement être exigées en vue de garantir la prestation de services de qualité aux clients. Les conditions peuvent inclure une période de mentorat entre l’avocat demandeur et un mentor.

3.1 Période visée pour remplir les conditions

Par suite de l’évaluation de la conformité aux normes de qualité des services, les demandeurs pour lesquels AJO a estimé qu’ils doivent remplir certaines conditions pour satisfaire aux normes de qualité des services doivent le faire dans un délai de six à douze mois.

AJO peut prolonger ou raccourcir cette période, après consultation avec le demandeur et, au besoin, le mentor.

3.2 Précisions relatives aux conditions

Les conditions d’AJO sont adaptées au contexte et aux circonstances de chaque demandeur, mais certaines sont standard. Par exemple :

3.3 Modification des conditions

Le mentoré peut demander à tout moment durant le mentorat qu’AJO modifie la ou les conditions de conformité aux normes. Le chargé de liste d’avocats étudiera cette demande.

Il est possible que les modifications demandées aient une influence sur le mentorat. Par exemple, les changements n’auront aucune conséquence sur le mentorat si les conditions imposées requièrent de visionner des modules ou de suivre des cours.

Si les changements demandés ont une incidence sur l’entente de mentorat, le chargé de liste d’avocats consultera le formateur principal en droit des réfugiés, qui décidera de la pertinence de la demande, en consultation avec le mentor.

Dans le cas d’un conflit ou de l’incapacité de parvenir à un accord relatif à la demande de modification des conditions qui sont exigées du mentoré, le directeur général sera consulté pour qu’il tranche en prenant une décision finale.

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4. La relation de mentorat

Le mentoré travaillera avec le mentor qui a été selectionné selon l’une des méthodes suivantes :

4.1 Programme d’assistance

Quand un avocat est appelé à travailler avec un mentor par le biais du programme d’assistance, le chargé de liste d’avocats demande au formateur principal en droit des réfugiés de mettre en place le mentorat pour l’avocat mentoré.

Le formateur principal en droit des réfugiés est responsable des suivants :

4.2 Mentorat au sein du cabinet du mentoré

Un avocat peut agir à titre de mentor pour un autre avocat du cabinet dans lequel il travaille après en avoir obtenu l’autorisation d’AJO. Avant d’autoriser un mentorat au sein du cabinet du mentoré, AJO vérifie si le mentor :

Quand un avocat est nouvellement inscrit au Barreau ou qu’il s’oriente vers le droit des réfugiés avec une expérience préalable limitée ou inexistante dans ce domaine et qu’il est embauché à titre d’associé, AJO autorisera le mentorat au sein du cabinet et n’exigera pas un mentor financé par AJO dans le cadre du programme d’assistance, sous réserve des mises en garde susmentionnées.

Si l’évaluation du travail d’un mentoré par le Comité d’examen composé de membres du personnel met à jour des problèmes de qualité et indique que le mentorat reçu par le mentoré au sein du cabinet est ou peut être inadéquat, AJO exigera un mentor financé par AJO dans le cadre du programme d’assistance. Cette mesure peut également être requise dans d’autres circonstances exceptionnelles.

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5. Documents à télécharger

AJO a créé les documents suivants pour appuyer les avocats dans leur relation de mentorat et pour les aider à se conformer aux normes de qualité des services :

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6. Processus requis pour satisfaire aux normes de qualité des services

Une fois que le mentorat est organisé, le chargé de liste d’avocats du mentoré supervise la relation entre le mentor et le mentoré tout en veillant au respect des conditions grâce à la procédure suivante :

Étape 1 : Évaluer et finaliser l’engagement

Les avocats nouvellement inscrits au Barreau et les avocats plus expérimentés dont la demande d’inscription a été évaluée par le comité d’examen composé des membres du personnel doivent assister à une réunion préliminaire avec un chargé de liste d’avocats.

Le chargé de liste d’avocats rédige un engagement assorti de conditions, puis l’envoie au mentoré pour qu’il l’examine et soumette au besoin ses commentaires.

Étape 2 : Confirmation de la relation de mentorat

Une fois qu’un mentor a été choisi, le formateur principal en droit des réfugiés présente le mentoré au mentor par courriel. Le chargé de liste d’avocat leur fait ensuite parvenir les documents suivants :

Étape 3 : Signer l’engagement

La personne mentorée et son mentor doivent signer et renvoyer l’engagement au chargé de liste.

De par son acceptation des conditions dudit engagement, le mentoré consent à ce qu’un manquement auxdites conditions entraîne des conséquences, énoncées comme suit :

Je comprends que le défaut de me conformer aux conditions signifie que je ne satisfais pas aux normes des listes d’avocats. Tout manquement aux conditions peut entraîner le retrait de mon nom des listes pour dossiers généraux et dossiers d’appel d’AJO.

Tous les engagements signés de l’ensemble de la province sont conservés dans les bureaux des Services aux réfugiés et aux immigrants de la RGT.

Étape 4 : Fulfilling the conditions

Étape 4.1 Attentes d’AJO

Les mentors et les mentorés doivent communiquer avec leur chargé de liste ou le formateur principal en droit des réfugiés s’ils ont des questions ou des préoccupations.

Une fois qu’un dossier a été examiné par un mentor, le mentoré est tenu de remplir le Formulaire destiné aux commentaires de la personne mentorée dans lequel il décrit son expérience avec son mentor. Par exemple : Expliquer dans quelle mesure le mentor était disponible et si ses conseils étaient clairs.

Les mentors sont dans l’obligation de prendre part à tous les aspects du travail relié au dossier et de fournir des commentaires au mentoré en temps opportun. Par exemple, si le mentoré travaille sur des demandes d’asile, le mentor doit passer en revue le FDA et les documents à l’appui, discuter de la stratégie pour l’audience et étudier les observations orales et écrites.

Le mentor doit remplir le Formulaire destiné aux commentaires du ou de la mentor(e) pour chaque dossier sur lequel il travaille avec un mentoré durant le mentorat, en se référant aux notes du comité d’examen par les pairs et les membres du personnel et, au besoin, aux listes de vérification des listes pour dossiers généraux et dossiers d’appel.

Si le mentor a des préoccupations quant à un aspect de l’exercice du droit par le mentoré, il doit en faire part à ce dernier et consigner l’échange sur le formulaire destiné aux commentaires. Parmi les exemples de sujets d’inquiétude, on peut trouver le suivant : un interprète a préparé le FDA et il n’y a eu que très peu de contacts entre le mentoré et son client.

Les formulaires destinés aux commentaires du mentor et du mentoré feront l’objet d’un échange réciproque.

Les mentors qui participent au programme d’assistance ne seront pas rémunérés pour le travail qui sort du cadre des conditions imposées.

Étape 4.2 Horaire qui convient aux deux parties

Les mentors et les mentorés sont tenus d’organiser un horaire qui convient aux deux parties pour que le mentor puisse passer les documents en revue. Dans la mesure du possible, le mentor devrait être prévenu suffisamment à l’avance pour éviter qu’il n’ait à travailler le soir ou les fins de semaine. Le travail de dernière minute doit impérativement être évité, car il est source de stress et peut avoir une incidence sur le service rendu au client.

Il incombe aux mentorés de respecter les échéances du client et de prévoir suffisamment de temps pour que le mentor puisse revoir les documents et fournir des commentaires. Le mentoré doit informer le mentor des échéances et le prévenir le plus tôt possible.

Étape 4.3 Audiences devant la Section de la protection des réfugiés ou audiences de demande d’autorisation de contrôle judiciaire

Les avocats nouvellement inscrits au Barreau sont souvent tenus d’observer les audiences devant la SPR ou les audiences de demande d’autorisation de contrôle judiciaire. Les demandeurs doivent assister avec leur mentor à un nombre prédéterminé (généralement trois) d’audiences devant la SPR ou d’audiences de demande d’autorisation de contrôle judiciaire avant de mener leurs propres audiences.

Les mentorés doivent observer les audiences SPR ou de contrôle judiciaire de leurs mentors. Ils peuvent observer les audiences d’autres avocats s’il leur est impossible d’observer les audiences de leur mentor; pour autant que les autres avocats soient inscrits sur la liste d’avocats d’AJO appropriée (listes pour dossiers généraux et dossiers d’appel) et que cet arrangement soit approuvé par le chargé de liste d’avocats.

Étape 4.4 Assister aux audiences devant la Section de la protection des réfugiés

Étape 4.4.1 Avocats adjoints

Si un mentoré n’a jamais mené d’audience devant la SPR, il est possible que son mentor doive agir à titre d’avocat adjoint pour un nombre prédéfini d’audiences. Cette condition doit faire l’objet de discussions et être approuvée au préalable. La Commission de l’immigration et du statut de réfugié doit être prévenue avant l’audience. AJO doit également être prévenue, et une demande de débours relative aux déplacements doit être effectuée le cas échéant.

Le fait d’exiger des mentors qu’ils examinent des dossiers entiers, comme cela s’avère nécessaire lorsqu’il y a un avocat adjoint, mobilise beaucoup de ressources et ne s’applique pas à toutes les relations de mentorat. Il est peu probable qu’il soit demandé à un avocat expérimenté d’agir à titre d’avocat adjoint.

Étape 4.4.2 Observation d’une audience devant la SPR

Une autre condition souvent nécessaire pour les avocats moins expérimentés est de demander à leur mentor d’assister à l’audience pour que ce dernier observe la façon dont le mentoré exerce le droit. Cette condition devra être approuvée à l’avance et doit être communiquée au(x) client(s) et à la Commission de l’immigration et du statut de réfugié.

Étant donné que les audiences de la SPR sont enregistrées, si le mentor est dans l’impossibilité d’assister à l’audience pour observer le mentoré, il est possible de demander un CD de l’enregistrement pour permettre au mentor de fournir des commentaires sur la conduite du mentoré.

Étape 4.5 Participation aux audiences de contrôle judiciaire

Des conditions peuvent être imposées en vue d’exiger que le mentor accompagne le mentoré à une audience JR, en plus de réviser les ébauches des mémoires et des affidavits avant leur dépôt. La liste de vérification relative aux listes pour les dossiers d’appels ci-jointe énonce les attentes d’AJO.

Étape 4.6 Situations imprévues

Étape 4.7 Que faire si le mentor ne peut pas assister à une audience?

Si le mentor ne peut pas assister à une audience, le mentoré doit contacter son chargé de liste pour que ce dernier demande à un autre mentor de venir.

Si cela s’avère impossible, et si le mentor initial peut apporter son aide durant toute la préparation de l’audience, l’observation de l’audience pourra être effectuée une autre fois, à condition que cela ne porte pas atteinte aux intérêts des clients.

Étape 5 : Bilan trimestriel avec le chargé de liste

Des bilans trimestriels avec le chargé de liste sont exigés. Le chargé de liste prendra contact avec le mentor et le mentoré séparément, par téléphone ou par courriel, pour se renseigner sur les éléments suivants :

Le bilan est également l’occasion pour le mentoré de se prononcer sur le processus et de soulever d’éventuelles inquiétudes au sujet de la disponibilité du mentor, de la clarté de ses commentaires et d’autres questions concernant le rendement.

Résultats possibles des bilans trimestriels

  1. Tout se passe bien : le prochain bilan aura lieu dans les trois mois

    Le mentor peut discuter de l’opportunité de mettre fin à la relation de mentorat dans les circonstances suivantes :

    • Le mentor n’a pas de préoccupations au sujet du travail du mentoré;
    • Le mentor pense que le mentoré a réglé les questions qu’AJO avait repérées (dans les notes du comité d’examen par les pairs ou celles du comité d’examen composé des membres du personnel) plus tôt que le délai prescrit.

    Si le travail progresse, mais si un mentorat supplémentaire est jugé nécessaire (soit parce que les problèmes repérés par le comité d’examen composé des membres du personnel ou par le comité d’examen par les pairs n’ont pas été tous réglés soit parce qu’il n’y a pas eu une production de travail suffisante pour pouvoir l’évaluer) un autre bilan sera programmé.

  2. Des problèmes de rendement ont été mis à jour

    Il peut être nécessaire d’organiser une réunion entre le chargé de liste, le mentor et le mentoré, à laquelle le formateur principal en droit des réfugiés peut se joindre, le cas échéant, pour discuter de questions liées à la relation entre le mentor et le mentoré.

    Cela peut entraîner une modification de l’engagement, notamment un plan de résolution des problèmes, signé par le mentoré et le mentor, assorti d’un bilan ultérieur.

  3. Non-respect des conditions

    Des problèmes de qualité ont été repérés ou le mentoré ne remplit pas les conditions énoncées dans l’engagement.

    Le chargé de liste fixera une date d’échéance pour le respect des conditions ainsi qu’une date pour en faire le bilan, et le mentoré sera informé du fait qu’AJO peut lui proposer de démissionner ou de retirer son nom de la liste si les conditions ne sont pas remplies.

    La prestation d’un service de qualité aux clients, ainsi que la sauvegarde des intérêts des clients sont des éléments primordiaux.

Étape 6 : Mettre fin à la période d’engagement

1 Pour les avocats qui satisfont aux conditions

  1. Le mentor énonce dans le Formulaire destiné aux commentaires que le mentoré fournit un travail de qualité et que, selon les listes de vérification, il satisfait aux normes de qualité des services. Le chargé de liste, en consultation avec le formateur principal en droit des réfugiés, met fin au mentorat.

  2. Le chargé de liste organise un dernier examen de deux dossiers généraux et de deux dossiers d’appel que le mentoré choisit au hasard d’envoyer à AJO.

    Un membre du comité d’examen composé de membres du personnel effectuera cet examen des dossiers menés sans l’aide d’un mentor dès que possible et au plus tard six mois après que le mentorat est terminé.

  3. Si le travail examiné répond aux normes de qualité des services, le directeur général acceptera que le nom de l’avocat figure sur la liste d’avocats, et ce, sans conditions.

2 Pour les avocats qui ne répondent pas aux conditions

  1. Si les conditions ne sont pas remplies, ou si le mentor ou les membres du comité d’examen du personnel déterminent que le travail fourni est loin de respecter les normes de qualité des services, le mentoré aura la possibilité de démissionner de la ou des listes d’avocats. Par ailleurs, le directeur général décidera s’il faut engager une procédure de retrait des listes d’avocats, en consultation avec le mentor, les membres du comité d’examen composé de membres du personnel, le chargé de liste et le formateur principal en droit des réfugiés.

  2. Dans des circonstances exceptionnelles, y compris, sans toutefois s’y limiter, en cas de maladie, de congé parental ou de facteurs personnels externes, une prolongation de l’engagement sera considérée et d’autres conditions seront imposées. AJO déterminera au cas par cas, la durée de toutes les prolongations.

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