Renseignements à l'intention des avocats et avocates

Renseignements à l'intention des avocats et avocates

Renseignements à l'intention des avocts et avocates

Conditions générales à l'intention des avocats

Lisez attentivement ce qui suit avant de remplir les formulaires d'inscription.

Responsabilités d'Aide juridique Ontario :

  1. Payer les services des avocats ayant accepté un certificat et des avocats de service conformément à la Loi sur les services d'aide juridique, à ses règlements et annexes, et au Manuel du tarif et de la facturation.
  2. Appliquer les méthodes, procédures et politiques d'Aide juridique Ontario d'une manière toujours juste et impartiale.
  3. Répondre rapidement à toutes les demandes de renseignements.
  4. Offrir, s'il y a lieu, des possibilités de révision et de réexamen des décisions.
  5. Informer les avocats, en temps opportun, des changements aux méthodes, procédures et politiques d'Aide juridique Ontario.
  6. Aider les avocats à remplir leurs obligations envers leurs clients et Aide juridique Ontario.
  7. Former et aider son personnel à offrir aux clients et aux avocats des services rapides et efficaces.
  8. Fournir et recevoir des communications écrites et verbales en anglais ou en français dans les régions de la province désignées bilingues.
  9. Traiter les avocats avec justice, respect et considération.
  10. Prendre des décisions de façon ouverte et consultative.
  11. Protéger la confidentialité des renseignements personnels et financiers des avocats, conformément aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, de la Loi sur les services d'aide juridique et du Manuel du tarif et de la facturation.

Conditions générales

Responsabilités de l'avocat :

  1. Être un membre en règle du Barreau du Haut-Canada, admis à exercer le droit dans la province de l'Ontario.
  2. Aviser Aide juridique Ontario sans retard de tout changement à son statut de membre du Barreau, et si on n'est pas membre en règle, cesser toute activité d'aide juridique.
  3. Se tenir au courant des méthodes, politiques et exigences administratives d'Aide juridique Ontario et s'y conformer.
  4. Agir avec honnêteté et bonne foi dans ses rapports avec Aide juridique Ontario.
  5. Répondre rapidement à toutes les demandes de renseignements provenant d'Aide juridique Ontario.
  6. Aviser sans retard Aide juridique Ontario de tout changement d'adresse de son cabinet ou de ses coordonnées.
  7. Informer Aide juridique Ontario de son désir d'être retiré des listes d'avocats de l'aide juridique.
  8. Accepter les paiements par voie de transfert électronique de fonds (virement automatique).

Protection des intérêts d'Aide juridique Ontario

Responsabilités de l'avocat :

  1. Prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les intérêts d'Aide juridique Ontario à l'égard des dépens adjugés ou des sommes recouvrées par le client conformément à la Loi sur les services d'aide juridique.
  2. Aviser Aide juridique Ontario si on apprend que la situation financière d'un client a changé, ou que le client n'a pas déclaré des actifs ou un revenu à Aide juridique Ontario.
  3. Dès que des sommes sont obtenues dans le cadre d'une transaction :
    • Avertir Aide juridique Ontario sans délai;
    • Détenir suffisamment de fonds en fiducie pour verser à Aide juridique Ontario les montants déjà payés ou qu'elle est tenue de payer;
    • Verser ces fonds sur demande à Aide juridique Ontario, ou au client si celle-ci nous y autorise.
  4. Avertir sans retard Aide juridique Ontario si les honoraires demandés en échange des services fournis dépasseront le montant estimé dans le cas des certificats accompagnés d'ententes de contribution.
  5. Ne pas s'engager pour Aide juridique Ontario à faire un paiement quelconque à un tiers et ne pas consentir à une ordonnance exigeant qu'elle fasse un paiement sans obtenir au préalable le consentement de celle-ci.

Acceptation d'un certificat

Accepter un certificat signifie pour l'avocat :

  1. Fournir les services juridiques autorisés par le certificat et facturer Aide juridique Ontario conformément aux conditions énoncées dans le présent document, la Loi sur les services d'aide juridique, ses règlements et annexes, et au Manuel du tarif et de la facturation.
  2. Ne pas demander ou accepter de paiement ou d'autre avantage en sus des montants versés au titre des services d'aide juridique, sauf en cas d'entente de paiement conclue avec un client lorsque le certificat ne vise que les débours.
  3. Ne pas réclamer un privilège en garantie d'honoraires, de frais ou de dépenses sur un bien ou des documents en sa possession appartenant à la personne à laquelle on fournit des services d'aide juridique.
  4. Déclarer à Aide juridique Ontario les sommes reçues du client en vertu d'une entente de service privée pour toute affaire liée au certificat avant ou après la date d'entrée en vigueur de celui-ci.
  5. Fournir des copies de toutes les factures au client et à quiconque a signé une entente de contribution aux coûts du certificat, sauf en cas d'autorisation contraire d'Aide juridique Ontario.
  6. Continuer à fournir des services au client sauf si on est retiré de l'affaire, conformément au Code de déontologie.
  7. Avertir à l'avance Aide juridique Ontario si on demande à être retiré de l'affaire à la suite d'un acte ou d'une omission qu'auraient commis d'Aide juridique Ontario ou ses représentants.
  8. Avertir sans délai Aide juridique Ontario si on cesse de représenter un client bénéficiant de l'aide juridique ou si on transfère son certificat à un autre avocat.

Facturation des services fournis aux termes d'un certificat et des services d'avocat de service

Pour présenter ses factures, l'avocat doit :

  1. Prendre connaissance des dispositions en matière de facturation du Manuel du tarif et de la facturation et du Manuel des avocats de service et s'y conformer, y compris en ce qui concerne :
    • Les délais de présentation des factures;
    • La façon d'obtenir des autorisations de débours;
    • Les façons d'engager des représentants ou d'autres avocats.
  2. Par la présentation d'une facture, déclarer et attester qu'en qualité d'avocat ayant accepté le certificat d'aide juridique, on a la responsabilité de s'assurer de l'exactitude de son contenu et qu'on a :
    • Vérifié la facture avant de la présenter à Aide juridique Ontario;
    • Fourni les services d'aide juridique facturés aux dates et aux heures consignées, sauf déclaration contraire;
    • Fait les efforts voulus pour s'assurer que les frais d'avocat et les débours soient raisonnables et nécessaires;
    • Le droit de recevoir un paiement conformément à la Loi sur les services d'aide juridique et ses règlements et annexes.
  3. Tenir les livres et registres appropriés, et les remettre à Aide juridique Ontario au besoin :
    • Tenir à jour des registres de contrôle du temps et des livres comptables appropriés pour chaque certificat, y compris :
      • Le détail des services rendus dans l'ordre chronologique;
      • La description détaillée des services;
      • Les dates et la durée des services (les heures du jour sont requises pour tous les services d'une demi-heure ou plus);
      • Le détail des débours et des copies des factures à l'appui, y compris les factures de représentants et d'autres fournisseurs de services.
    • Remettre à Aide juridique Ontario, sur demande, les preuves et justificatifs de tous les éléments de la facture, y compris les registres de contrôle du temps et les livres comptables. Ces documents doivent être conservés à l'intention d'Aide juridique Ontario durant six ans à compter de la fin de l'année au cours de laquelle la facture finale a été présentée.
    • Reconnaître qu'Aide juridique Ontario peut refuser de payer sa facture si on ne remet pas dans un délai raisonnable les documents nécessaires à l'appui des frais d'avocat et des débours.
    • Reconnaître que si Aide juridique Ontario décide qu'on a été trop payé pour ses services, elle peut déduire le montant du paiement en trop de toute somme qui nous est due.
    • Reconnaître qu'Aide juridique Ontario peut exiger des frais administratifs à l'égard du coût d'une enquête de vérification de la facturation.
  4. Reconnaître qu'Aide juridique Ontario ne paie pas pour des services rendus par un avocat qui a exercé sans être en règle auprès du Barreau du Haut-Canada et qu'elle exige le remboursement des honoraires déjà versés à de tels avocats.

Avocats de service

Responsabilités de l'avocat de service ou de l'avocat-conseil :

  1. Donner suite aux affectations aux heures prévues et fournir un préavis raisonnable à Aide juridique Ontario en cas d'impossibilité.
  2. Si on a représenté ou conseillé une personne en qualité d'avocat de service, soi-même ni aucun de ses associés ne doit sciemment agir pour cette personne dans la même affaire à d'autre titre qu'avocat de service, sauf en cas d'autorisation du directeur régional.
  3. Ne pas accepter de paiement ou de pourboire d'une personne qu'on a aidée à titre d'avocat de service ou d'avocat-conseil, et ne pas détenir d'argent ou de biens meubles en fiducie pour cette personne.