Service de la verification et de la conformité

Questions et réponses

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur l'examen après paiement. Si vous avez d’autres questions ou désirez des renseignements supplémentaires, n'hésitez pas à communiquer avec nous.

Q. Qu'entend-on par examen après paiement?

Le Service de l’examen après paiement d'Aide juridique Ontario (AJO) veille à ce que les comptes soient valides et bien facturés. Les comptes qui ont déjà été réglés seront assujettis à un examen.

Aide juridique Ontario n'examinera plus les comptes reçus par le biais d'Aide juridique en ligne avant leur règlement, car le système décèle plusieurs erreurs qui étaient auparavant décelées manuellement. Une fois que vous commencerez à utiliser Aide juridique en ligne, la plupart de vos comptes simples ne dépassant pas les plafonds tarifaires seront payés automatiquement, sans intervention manuelle.

Durant l'examen après paiement le personnel examinera vos comptes en utilisant un système ressemblant au processus d'examen ligne par ligne que nous utilisions auparavant. Les détails concernant les comptes et les factures seront examinés.

À l'issue de l'examen des renseignements sur votre compte, vous recevrez un avis vous informant que votre compte est conforme ou ne respecte pas au moins une des exigences de facturation de l'aide juridique.


Q. Procédez-vous toujours à des examens après paiement?

Le nouveau Service de la vérification et de la conformité est né du groupe d'examens après paiement. L'objectif est toujours le même : assurer l'exactitude des paiements des comptes des avocats en veillant à ce que ceux-ci suivent correctement les procédures de facturation. Le mandat du service a été élargi. En plus de procéder à des examens aléatoires des comptes, le service doit approfondir sa compréhension des problèmes de facturation communs, améliorer les procédures de facturation et collaborer avec les avocats pour mieux répondre à leurs besoins en matière de facturation.


Q. Dois-je toujours soumettre les détails du compte avec chaque certificat?

À compter du 1er janvier 2011, les avocats qui soumettent leurs comptes par le biais d'Aide juridique en ligne, de la facturation électronique ou sur papier devront fournir des bordereaux détaillés de leurs comptes. Pour en savoir plus sur la façon de joindre des bordereaux à vos factures, cliquez ici.


Q. De combien de temps est-ce que je dispose pour soumettre les renseignements sur un compte dans le cadre d'un examen?

Vous avez 30 jours à partir de la date de réception de l'avis pour soumettre les renseignements sur le compte aux fins d'examen.


Q. Que se passe-t-il si je ne respecte pas le délai de 30 jours?

Après 30 jours, vous recevrez un second avis par courrier, vous avisant que vous avez 15 jours pour soumettre vos comptes. Si vous ne soumettez pas vos comptes en vue de leur règlement après la période de 15 jours, Aide juridique Ontario pourra :

  • Déduire les honoraires ou les débours payés relativement au compte en les prélevant sur des paiements futurs;
  • Transmettre le compte au Service des enquêtes pour examen, ce qui débouchera éventuellement sur la prise d'autres mesures comme la suspension de vos privilèges d'utilisation d'Aide juridique en ligne pour la soumission de vos comptes et la radiation de votre nom des listes d'avocats de l'aide juridique.

Q. Que se passera-t-il si je ne peux pas soumettre les renseignements sur mon compte dans les délais impartis?

On pourra accorder une prolongation à un avocat afin de lui permettre de fournir les documents exigés si la portée et la nature des documents demandés ou les circonstances touchant la clientèle de l’avocat ou d’autres circonstances exceptionnelles le justifient. Veuillez communiquer avec le Service des examens après paiement et de la conformité financière pour fixer une autre date de soumission des renseignements concernant votre compte. Le numéro de téléphone figure sur la lettre que vous avez reçue du service d’examen après paiement.  


Q. Combien de temps pouvez-vous retourner en arrière pour demander des renseignements sur un compte, aux fins d’examen?

En général, nous choisirons des comptes réglés depuis moins de six mois. Cependant, vous devez tenir des dossiers détaillés sur les services d’aide juridique figurant sur un certificat pendant au moins six ans après la fin de l’année durant laquelle le compte final est soumis. Il s’agit de l’une des conditions du document intitulé Conditions générales à l’intention des avocats que les avocats doivent signer pour que leur nom figure sur les listes d’avocats de l’aide juridique. Ces modalités ne diffèrent pas de celles s’appliquant aux services n’ayant pas trait à l’aide juridique des cabinets privés, puisque les avocats sont assujettis à des obligations juridiques et réglementaires exigeant qu’ils gardent les documents concernant les affaires de leur clientèle après la fin du mandat de représentation en justice.


Q. Quels sont les renseignements que vous étudiez pendant l’examen après paiement?

Les dossiers doivent comprendre des renseignements sur les services d’aide juridique figurant sur le certificat, notamment :

  • une liste détaillée des services offerts, dans l'ordre chronologique;
  • les dates et la durée de tous les services, de même que les heures de la journée pour tous les services d’au moins une demi-heure;
  • une liste détaillée de tous les débours et des copies des factures pour les débours des agents et d’autres fournisseurs de services;
  • une copie de toute ordonnance du tribunal touchant les services;
  • le compte et les dossiers connexes de tout avocat ou de tout agent engagé en vertu du certificat, certifiés par l’avocat ou l’agent qui a été engagé; et
  • la preuve et la justification de tous les articles inclus dans le compte de l’avocat.

Q. Dans quelle mesure ces modalités diffèrent-elles de celles du Service des enquêtes d’AJO?

Le Service des enquêtes a traditionnellement effectué des examens détaillés et ciblés de chaque compte payé durant une période de deux ans pour un petit groupe d’avocats. Il a vérifié qu’il n’y avait pas de chevauchement des heures, de facturation pour plus de 10 heures par jour et d’autres écarts.

L’examen après paiement permettra de choisir au hasard des comptes individuels, aux fins d’examen. Les avocats qui soumettent beaucoup de comptes peuvent s’attendre à ce que trois ou quatre d’entre eux soient choisis chaque année.  


Q. En vertu de quels pouvoirs Aide juridique Ontario effectue-t-elle un examen après paiement?

La Loi sur les services d’aide juridique énonce les pouvoirs permettant à Aide juridique Ontario de demander des renseignements à l’avocat ou au fournisseur de services pour justifier les comptes soumis. Le Règlement de l’Ontario 106/99 explique en détail ce que l’avocat doit fournir et la durée de conservation des dossiers.

Consultez la série complète de politiques régissant l’examen après paiement.


Q. Comment vais-je connaître les résultats de l’examen?

Vous recevrez un avis vous informant que votre compte est conforme ou qu’il ne respecte pas au moins une des exigences de facturation d’AJO.


Q. Que se passe-t-il si mon compte n’est pas conforme aux exigences?

Si les renseignements sur votre compte montrent que vous avez été trop payé, AJO déduira tous les honoraires et les débours applicables relatifs à ce compte des paiements futurs qui vous seront versés.

En fonction du type et de la nature de l’erreur, nous vous demanderons peut-être de fournir des détails sur d’autres comptes.

Lorsqu’on constate des erreurs graves, il est possible que le compte soit transmis au Service des enquêtes, aux fins d’examen, examen qui pourra déboucher sur la prise d’autres mesures, y compris un examen ciblé d’autres comptes. Il est également possible que les résultats de cet examen plus détaillé mènent à la suspension de vos privilèges d’utilisation d’Aide juridique en ligne pour la soumission des comptes, et à la suppression votre nom des listes d’avocats de l’aide juridique.  


Q. Que se passe-t-il si l’examen révèle que je n’ai pas été assez payé?

Le montant des erreurs dont le total est inférieur à 35 $ ne sera pas recouvré ou remboursé. Les erreurs de facturation d’un montant minimal de 35 $ seront recouvrées par AJO si l’on vous a trop payé; ou remboursées si l’on ne vous a pas assez payé. Lorsqu’on doit effectuer un paiement supplémentaire à l’avocat, le paiement sera versé directement sur le compte de ce dernier.

L’examinateur après paiement évaluera s’il faut effectuer un rajustement lorsque le client a signé une entente de contribution.  


Q. Que se passe-t-il si je ne suis pas d’accord avec les résultats d’un examen après paiement?

Vous pouvez interjeter appel des résultats d’un examen dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception de l’avis, en donnant par écrit les raisons de votre désaccord.


Q. Comment puis-je joindre le Service de l’examen après paiement?

Vous pouvez nous joindre par courriel ou en appelant le Centre d'aide aux avocats aux numéros suivant :

Téléphone : 416 979-9934
Sans frais : 1 866 979-9934
Télécopieur : 416 979-7326