Conventions d’honoraires pour les avocats du secteur privé

Questions et réponses

Q. Comment AJO détermine-t-elle l’admissibilité à une convention d’honoraires?

Communiquez avec votre directeur général ou directrice générale pour voir si une convention d’honoraires conviendrait à votre cabinet ou votre activité professionnelle. En règle générale, AJO recherche des avocats et des cabinets d’avocats qui ont déjà travaillé avec AJO et qui sont réputés pour la qualité de leur travail. Comme AJO élargit son projet pilote de conventions d’honoraires, elle étudie désormais les demandes d’avocats qui ont moins d’antécédents de travail avec AJO, mais avec laquelle ils ont établi une relation de travail positive.

Q. Si je signe une convention d’honoraires, AJO me renverra-t-elle des clients?

Non. Vous devrez toujours obtenir vos propres clients de l’aide juridique qui devront remplir les conditions d’admissibilité à l’aide juridique.

Q. Si je signe une convention d’honoraires, suis-je garanti d’obtenir des heures à titre d’avocat de service?

Si la convention d’honoraires comprend des services d’avocats de service, AJO établira le nombre d’heures de services d’avocats de service que vous devrez fournir. Étant donné qu’AJO établit le nombre d’heures de services que vous devrez offrir, elle vous offrira la possibilité de les effectuer. AJO collabore avec chaque avocat et cabinet d’avocats pour s’assurer de leur offrir suffisamment d’heures pour qu’ils puissent atteindre leur objectif.

Q. Comment AJO calcule-t-elle le montant du paiement mensuel?

Au début du projet, AJO avait calculé le montant du paiement mensuel de la convention d’honoraires en fonction de l’historique du volume de clients d’aide juridique de l’avocat (ou du cabinet) — généralement en se fondant sur les comptes facturés à AJO au cours des trois ou quatre dernières années. Bien souvent, on note une plus grande constance lorsque l’on se base sur une période de plusieurs années.

Q. Que puis-je faire si je collabore avec AJO depuis peu?

Avec l’élargissement du projet pilote, dans les cas où il y a peu d’antécédents de travail avec AJO, nous utilisons les moyennes relatives à votre domaine du droit et à votre lieu de travail plus les renseignements que vous nous communiquez sur ce que vous pensez être réaliste, compte tenu des particularités de votre activité professionnelle et des orientations futures que vous prévoyez. Si vous avez établi une relation de travail positive avec AJO, nous prendrons également cette donnée en considération.

Q. Qu’advient-il des débours avec une convention d’honoraires?

Les paiements prévus par le contrat comprennent les débours d’ordre général. Il n’est pas nécessaire de fournir les factures des débours, mais vous devez les conserver dans vos archives. Si, pour une raison quelconque, une affaire nécessite un débours particulièrement élevé qui diffère de manière significative de vos débours habituels, veuillez communiquer avec votre responsable des contrats, votre directeur général ou votre directrice générale pour en discuter. Votre responsable des contrats peut approuver, au cas par cas, que des paiements séparés soient effectués.

Q. Quelles sont les exigences concernant les rencontres trimestrielles?

AJO prépare un rapport de l’état des progrès par rapport à vos objectifs et vous le remet. L’entretien dépend de la situation et de vos besoins. S’il semble que vous parviendrez à atteindre vos objectifs, l’entrevue se déroule assez rapidement, à moins qu’il n’y ait des questions ou des problèmes que vous souhaitez soulever. Nous prenons le temps nécessaire pour répondre à vos questions et vous conseiller sur les problèmes que vous pouvez rencontrer. Les rencontres trimestrielles peuvent se dérouler en personne ou par téléphone.

Q. Que se passera-t-il si je ne parviens pas à atteindre les objectifs prévus dans le contrat?

Le mécanisme intégré au programme prévoit une réévaluation de vos objectifs tous les trois mois à l’occasion des rencontres trimestrielles avec votre responsable ou directeur général ou directrice générale. Nous assurons un suivi précis et nous vous en communiquons le résultat. Ensemble, nous décidons si nous devons ajuster les objectifs et les paiements mensuels. Dans le passé, il nous est arrivé de modifier les objectifs en cours de contrat, parfois même deux fois par an, au besoin. Nous en parlons avec vous, nous convenons d’un nouveau montant. Il s’agit d’un dialogue entre vous et votre responsable des contrats ou votre directeur général ou directrice générale.

Q. Qu’est-il prévu pour les affaires qui se poursuivent au-delà de la durée du contrat?

Nous assurons le suivi des affaires sur le long terme, et il arrive souvent que les contrats de convention d’honoraires soient renouvelés pour plus d’un an. Nous savons qu’à un moment vous pouvez par exemple vous retrouver avec un déficit de trois certificats, mais qu’au trimestre suivant, ce sera le contraire. Nous comprenons que, pour un avocat, il est difficile de contrôler les périodes d’activités et les délais des tribunaux. Nous tentons d’adapter le contrat pour le faire correspondre aux caractéristiques propres à votre activité professionnelle et au domaine du droit que vous exercez. Si vous décidez de ne pas renouveler votre contrat, il existe un processus permettant d’extraire des certificats de la convention d’honoraires.

Q. Les paiements liés aux conventions d’honoraires sont-ils versés à mon compte en fiducie?

À la suite de discussions avec le Barreau, AJO a entrepris d’apporter des changements aux termes des conventions d’honoraires afin de satisfaire aux exigences du Barreau. À compter d’avril 2016, AJO versera les paiements liés aux conventions d’honoraires dans un compte en fiducie plutôt que dans un compte général. Le processus de transfert des fonds du compte en fiducie au compte général est simple et vous permet d’accéder immédiatement à vos fonds.