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Règlement administratif N° 2
Règlement administratif portant sur la politique en matière de conflit d’intérêts pour les administrateurs d’Aide juridique Ontario

Règlement administratif portant sur la politique en matière de conflit d’intérêts pour les administrateurs

d'Aide juridique Ontario

(ci-après dénommée la « Société »)

IL EST DÉCRÉTÉ que les dispositions suivantes constituent un règlement administratif de la Société :

Principes

  1. Les administrateurs doivent agir avec honnêteté et selon des normes supérieures en matière d’éthique de façon à préserver et à faire croître la confiance du public dans l’intégrité, l’objectivité et l’impartialité de la Société.

  2. Les administrateurs doivent exercer leurs fonctions officielles et organiser leurs affaires personnelles d’une manière si irréprochable qu’elles puissent résister à l’examen public le plus minutieux. Pour s’acquitter de cette obligation, il ne suffit pas simplement d’observer la loi.

  3. Les administrateurs ne doivent pas conserver d’intérêts personnels — outre ceux autorisés par la présente politique, les lois ou les règlements (y compris le point 5 ci-dessous) — sur lesquels les décisions ou les activités de la Société auxquelles ils participent pourraient avoir une influence quelconque.

  4. Dès leur nomination au conseil d’administration de la Société (le « Conseil »), les administrateurs doivent organiser leurs affaires personnelles de manière à éviter les conflits d’intérêts, à l’exception de ceux autorisés par la présente politique, les lois ou règlements.

  5. Un administrateur ne saurait être considéré comme étant dans une situation de conflit d’intérêts simplement en raison du fait qu’il est membre du conseil d’administration du Barreau du Haut-Canada ou du conseil d’administration d’une clinique juridique communautaire, qu’il accepte des certificats d’aide juridique, ou que l’un des membres de sa famille ou l’un de ses collaborateurs accepte des certificats d’aide juridique.

Communication de la politique

  1. Une copie du présent règlement administratif doit être remise aux administrateurs. Les administrateurs qui siègent au conseil d’administration doivent recevoir une copie du présent règlement administratif immédiatement après que le Conseil l’a adopté. Les administrateurs potentiels doivent le recevoir avant ou au moment de leur nomination.

Définitions

  1. Sauf disposition contraire dans le présent règlement, un conflit d’intérêts existe lorsque les intérêts d’un administrateur ou d’un membre de sa famille ou d’un collaborateur sont susceptibles de porter atteinte ou de sembler compromettre ses décisions ou porter atteinte à sa capacité d’exercer ses fonctions de façon équitable, impartiale et sans parti pris. Ces conflits comprennent des intérêts financiers ou autres, et ne sont pas limités à des situations où un administrateur peut profiter personnellement d’une décision prise par le Conseil. Un conflit d’intérêts comprend les situations suivantes dénommées « Conflits établis par la loi » :

    1. Les situations dans lesquelles le directeur est partie à une opération ou un contrat important ou à un projet d’opération ou de contrat important avec la Société;
    2. Une situation dans laquelle un administrateur est un dirigeant d’un organisme qui est partie à un contrat ou à une opération d’importance en cours ou projeté avec la Société, ou le fait qu’il possède par ailleurs un intérêt important dans une partie à un contrat ou à une opération d’importance en cours ou projeté avec la Société.
  2. Aux fins du présent règlement, le terme « membre de la famille » comprend le conjoint de l’administrateur (y compris les conjoints de fait et les conjoints de même sexe) ainsi que les parents de l’administrateur, ses grands-parents, enfants, frères ou sœurs, ou le conjoint de l’une de ces personnes.

Divulgation

  1. Si un administrateur constate qu’il se trouve en situation de conflit d’intérêts concernant une question soulevée devant le Conseil, il doit fournir un avis de conflit d’intérêts, soit en révélant la nature et l’ampleur du conflit d’intérêts par écrit à la Société ou en demandant à ce que la nature et l’étendue du conflit d’intérêts soient inscrites dans le procès-verbal de la réunion du Conseil.

  2. Un administrateur doit divulguer la nature et l’étendue de tout conflit établi par la loi :

    1. Lors de la réunion du Conseil durant laquelle le point donnant lieu au conflit d’intérêts est abordé;
    2. Si le conflit d’intérêts n’existait pas à ce moment-là, à la première réunion du Conseil après l’apparition du conflit d’intérêts;
    3. Si le conflit d’intérêts survient après la conclusion du contrat ou de la transaction, à la première réunion du Conseil après l’apparition du conflit d’intérêts;
    4. Si une personne qui a un conflit d’intérêts devient administrateur, à la première réunion du Conseil après sa nomination.
  3. Un administrateur doit divulguer tout conflit d’intérêts autre qu’un conflit établi par la loi au Conseil dès qu’il en prend connaissance.

  4. Si l’élément donnant lieu à un conflit d’intérêts ne nécessite pas l’approbation du Conseil, l’administrateur doit indiquer la nature et l’étendue du conflit d’intérêts immédiatement après qu’il prend connaissance de son existence.

  5. Une personne autre qu’un administrateur peut déclarer que l’administrateur a un conflit d’intérêts concernant un élément présenté devant le Conseil si cette déclaration est effectuée par écrit à l’attention du président du Conseil avant la réunion durant laquelle l’élément fera l’objet d’une discussion. Dans ces circonstances, la personne autre qu’un administrateur qui déclare un conflit d’intérêts n’a pas le droit de s’adresser au Conseil.

Processus

  1. Quand un conflit d’intérêts potentiel ou réel existe, le président et l’administrateur qui fait face à ce conflit d’intérêts potentiel ou réel doivent consulter un avocat pour garantir que le conflit est traité conformément à l’article 132 de la Loi sur les sociétés par actions (Ontario), en vertu du paragraphe 52 (2) de la Loi sur les services d’aide juridique, 1998 (Ontario).

  2. Quand un conflit d’intérêts potentiel ou réel est divulgué ou déclaré, les administrateurs (autres que celui qui fait face au conflit d’intérêts potentiel ou réel) doivent discuter et déterminer s’il existe un conflit, à moins que cet administrateur ne se retire des discussions ou ne s’abstienne de voter sur cet élément.

  3. Les administrateurs (autres que celui qui fait face au conflit d’intérêts potentiel ou réel) peuvent formuler une recommandation à l’administrateur qui fait face au conflit d’intérêts potentiel ou réel concernant leur avis sur la pertinence de son retrait des discussions et de son abstention du vote concernant cet élément.

  4. L’administrateur qui fait face au conflit d’intérêts potentiel ou réel ne sera pas lié par la recommandation des autres administrateurs visés au point précédent, mais doit en tout temps agir de façon compatible avec son obligation fiduciaire envers la Société.

Compte rendu de décisions

  1. Les procès-verbaux doivent rendre compte des décisions et des motifs du Conseil dans tous les cas où un conflit d’intérêts est divulgué ou déclaré.

Exceptions

  1. Les exceptions à ce règlement doivent être adoptées par le Conseil et seront annexées au présent règlement.

  2. Le Conseil examinera les exceptions à cette politique dans les circonstances suivantes :

    1. Lorsqu’il existe un conflit d’intérêts qui offre peu ou pas d’avantages pour l’administrateur;
    2. Lorsqu’il existe un conflit d’intérêts pour lequel il y a des motifs impérieux en matière de politiques de le tolérer, notamment si le Conseil voit un intérêt à ce que l’administrateur participe à la discussion du sujet qui donne lieu à un conflit.
  3. Le procès-verbal doit faire état de toutes les situations au cours desquelles des exceptions ont été accordées en vertu de cette politique.

Général

  1. Il est interdit aux administrateurs de retirer un avantage ou de bénéficier des renseignements obtenus dans l’exercice de leurs fonctions officielles qui, de façon générale, ne sont pas accessibles au public.

  2. Après avoir quitté le Conseil, les administrateurs doivent se comporter de façon à ne pas tirer d’avantages indus de leurs fonctions antérieures en qualité d’administrateurs de la Société.

Date d’entrée en vigueur

  1. Date d’entrée en vigueur

    Le présent règlement entre en vigueur le jour où il est adopté par le Conseil.

    Adopté par le Conseil le 3e jour d’août 2000.

    Modifié par le Conseil le 15e jour d’octobre 2004