À propos d'Aide juridique Ontario

Règlement administratif N° 1
Règlement administratif général de la société

Règlement administratif général portant sur le fonctionnement de

Aide juridique Ontario

(ci-après dénommée la « Société »)

IL EST DÉCRÉTÉ que les dispositions suivantes constituent un règlement administratif de la Société :

Définitions

  1. Définitions

    À moins que le contexte n’indique ou n’exige un sens différent, dans le présent règlement administratif :

    1. « Loi » désigne la Loi de 1998 sur les services d’aide juridique, L.O. 1998, chapitre 26, telle que modifiée lorsqu’il y a lieu, ainsi que toute loi qui pourrait la remplacer; le cas échéant, tout renvoi des dispositions du présent règlement administratif afférent aux dispositions de la Loi doit être interprété comme un renvoi aux dispositions de la nouvelle loi ou des lois qui la remplacent;
    2. « Règlement administratif » désigne le présent règlement administratif et tout autre règlement administratif que la Société peut adopter et déclarer en vigueur;
    3. « Règlements » désignent les règlements établis en vertu de la Loi tels que modifiés lorsqu’il y a lieu, ainsi que tout règlement qui pourrait les remplacer; le cas échéant, tout renvoi des règlements de la Société aux dispositions de ces règlements sera interprété comme un renvoi aux dispositions des nouveaux règlements;

Interprétation

  1. Interprétation

    À moins que le contexte ne s’y oppose, le présent règlement est interprété conformément aux dispositions suivantes :

    1. Toutes les expressions utilisées dans les règlements administratifs de la Société et définies dans la Loi ou dans les règlements devront avoir le sens qui leur est attribué dans la Loi ou les règlements;
    2. Les mots utilisés uniquement au singulier impliquent également le pluriel et
    3. Inversement;
    4. Les sous-titres utilisés dans les règlements administratifs le sont aux fins de référence uniquement et ne doivent pas être pris en compte dans l’interprétation des termes ou des dispositions des règlements administratifs ou être réputés servir, d’une façon ou d’une autre, à élucider, à modifier ou à expliquer les effets d’aucun de ces termes ou dispositions.

Énoncé de mandat

  1. Objectif

    La Société a pour objets les suivants :

    1. Établir et administrer un système efficient et efficace par rapport aux coûts pour fournir des services d’aide juridique de qualité aux personnes à faible revenu en Ontario;
    2. Établir des politiques et des priorités pour la prestation de services d’aide juridique en fonction de ses ressources financières;
    3. Faciliter la coordination entre les différentes méthodes par lesquelles les services d’aide juridique sont fournis;
    4. Contrôler et superviser les services d’aide juridique fournis par les cliniques et autres entités financées par la Société;
    5. Coordonner les services avec d’autres aspects du système de justice et avec les services communautaires;
    6. Conseiller le ou la procureur(e) général(e) sur tous les aspects des services d’aide juridique en Ontario, notamment les caractéristiques du système de justice qui affectent ou peuvent affecter la demande ou la qualité des services d’aide juridique.

Sceau

  1. Sceau

    Le sceau apposé dans la marge de la dernière page du présent document constitue le sceau officiel de la Société.

Administrateurs

  1. Conseil d’administration

    Les affaires de la Société sont régies et gérées par son conseil d’administration (le « Conseil »).

  2. Fonctions du Conseil

    (1) Le Conseil doit :

    1. Établir la politique opérationnelle et stratégique;
    2. Élaborer des plans stratégiques pour établir les objectifs généraux de la Société en évaluant les besoins actuels et futurs de services d’aide juridique, la mise au point de stratégies pour répondre à ces besoins et la mise en place de mesures de rendement pour déterminer si les objectifs ont été atteints;
    3. Examiner et approuver les politiques d’investissement;
    4. Établir et mettre en œuvre des mécanismes de contrôle de la qualité et évaluer les programmes de la Société;
    5. Développer la capacité de la Société à participer à l’élaboration d’un système de justice intégré en collaboration avec d’autres partenaires du système de justice;
    6. Élaborer une stratégie de gestion de l’information et de technologie de l’information;
    7. Établir des politiques relatives à la conservation, la préservation et la destruction des dossiers;
    8. Entreprendre toute enquête ou investigation que le conseil d’administration estime nécessaire ou opportune par rapport à l’exercice de ses fonctions;
    9. Fournir des services d’aide juridique avec les ressources financières disponibles de la Société;
    10. Dans l’exercice de ses pouvoirs et de ses fonctions, le Conseil doit agir de façon financièrement responsable et être en mesure de rendre des comptes.
    11. Les membres du Conseil doivent agir de bonne foi dans l'intérêt supérieur de la Société en faisant preuve du soin, de la diligence et de la compétence qu’une personne raisonnablement prudente démontrerait dans des circonstances comparables.
  3. Délégation par le Conseil

    Le Conseil est habilité à déléguer ses pouvoirs ou ses fonctions à un membre d’un comité ou à tout agent ou employé de la Société, sous réserve des restrictions, des conditions ou des exigences qui peuvent être spécifiées par le Conseil. Pour les questions qui ne sont pas déjà déléguées en vertu du présent règlement ou de tout autre règlement de la Société, la délégation doit être précisée dans un document écrit et doit être signée au nom du Conseil par le président et le secrétaire.

Réunions du conseil

  1. Réunions du Conseil

    Le Conseil se réunit de temps à autre sur convocation du président, mais le Conseil ne doit en aucun cas se réunir moins souvent qu’une fois tous les deux mois.

  2. Avis de convocation

    L’avis concernant l’heure et l’endroit de chaque réunion sera donné à chaque administrateur au moins 48 heures (sauf les samedis, dimanches et jours fériés) avant l’heure à laquelle la réunion doit avoir lieu, aucun avis n’est nécessaire si tous les membres du Conseil sont présents, ou si ceux qui sont absents renoncent à l’avis ou signifient autrement par écrit leur consentement à la tenue d’une telle réunion.

  3. Réunions ordinaires

    Le Conseil peut désigner un ou plusieurs jours de n’importe quel mois pour tenir ses réunions ordinaires à une heure et dans un lieu à déterminer. Par la suite, aucun autre avis ne sera requis à l’égard de ces réunions.

  4. Dispense de convocation

    Un membre du Conseil peut en tout temps renoncer à l’avis de convocation d’une réunion et ratifier toutes les mesures prises lors d’une réunion pour laquelle le membre n’a pas été avisé.

  5. Omissions et erreurs

    L’omission accidentelle d’envoyer un avis de convocation à une réunion ou la non-réception de tout avis par un membre du Conseil, ou toute erreur dans tout avis ne portant pas atteinte à la teneur même de l’avis en question, n’invalide aucune décision prise lors de toute assemblée tenue à la suite d’un tel avis ou qui résulte de quelque autre manière de ladite assemblée.

  6. Lieu de réunion

    Le Conseil peut se réunir dans n’importe quel endroit qui se prête à ce type de réunion dans la province de l’Ontario.

  7. Réunions par téléconférence, etc.

    Le Conseil peut tenir ses réunions en personne ou par des moyens électroniques, notamment par téléconférence et vidéoconférence.

  8. Président

    Le président du Conseil préside toutes les réunions du conseil d’administration.

  9. Quorum

    La majorité des membres nommés au Conseil constitue le quorum.

  10. Quorum et conflit d’intérêts

    Pour déterminer si le quorum est atteint à tout moment au cours d’une réunion du conseil d’administration, toute personne qui n’a pas droit de vote sur une question est tenue pour absente de cette partie de la réunion.

  11. Vote

    Chaque administrateur est autorisé à exercer une voix. Les questions soulevées lors de toute rencontre du Conseil d’administration seront tranchées par une majorité des votes des administrateurs. En cas de partage des voix, le président de la réunion a droit à un second vote ou vote décisif.

  12. Président

    Le président de la Société est un membre non votant du Conseil.

  13. Résolutions écrites

    Toute résolution signée par tous les membres du Conseil habilités à voter cette dernière lors d’une réunion est aussi valide et exécutoire que si elle avait été adoptée à une assemblée dûment convoquée constituée à cette fin même si les membres ne se sont pas rencontrés.

Dirigeants

  1. Nomination du président

    Le président du Conseil est nommé conformément à l’al. 5 (2) 1 de la Loi.

  2. Président du Conseil

    Le président du Conseil, lorsqu’il est présent, préside toutes les réunions du Conseil. Il ou elle se voit également déléguer d’autres pouvoirs et fonctions que le conseil d’administration peut lui confier de temps à autre ou qui sont afférents à son poste.

  3. Président du Conseil suppléant

    Le président doit désigner un autre membre du Conseil pour que cette personne agisse en tant que président(e) en son absence et, si le président ne parvient pas à désigner une personne, ou si la personne désignée est également absente, les autres membres du conseil d’administration désignent une personne qui agira en qualité de président en l’absence du président.

  4. Membres de la direction de la Société

    Le Conseil nomme un président et un secrétaire et tout autre employé que le conseil d’administration jugerait requis et qui est prévu par un règlement administratif. Une personne peut cumuler plusieurs fonctions.

  5. Président

    Le président est le directeur général de la Société et il est responsable de la gestion et de l’exploitation de la Société sous la supervision du conseil d’administration et du président du Conseil. Le président-directeur général met en œuvre les politiques établies par le Conseil et exerce les autres fonctions qui lui sont assignées par le Conseil et le président du Conseil.

  6. Secrétaire

    Le Conseil nomme un secrétaire de la Société. Le secrétaire doit assister à toutes les réunions du conseil d’administration et enregistrer tous les faits et les procès-verbaux dans les registres prévus à cette fin. Le secrétaire donne ou fait donner avis de toutes les réunions du conseil d’administration ou des comités exécutifs, le cas échéant. Il ou elle est responsable du sceau, des registres, de la correspondance et des documents de la Société. Il ou elle se voit également déléguer d’autres pouvoirs et fonctions que le conseil d’administration peut lui confier de temps à autre ou qui sont afférents à son poste.

  7. Autres fonctions

    Les fonctions de tous les autres dirigeants sont soit énoncées dans leur mandat, soit précisées par le Conseil.

  8. Durée du mandat

    À l’exception du président du Conseil, tous les dirigeants seront en poste pour le mandat que le Conseil peut prévoir par résolution, ou jusqu’à ce qu’ils soient relevés de leurs fonctions par résolution du Conseil, ou jusqu’à ce que leurs successeurs soient nommés. À l’exception du président du Conseil, tous les dirigeants, sauf convention contraire, peuvent être démis de leurs fonctions par résolution du conseil d’administration à tout moment, au gré du conseil d’administration.

Comités du conseil

  1. Comité de direction

    Chaque fois que le nombre d’administrateurs au sein du Conseil est supérieur à sept, le Conseil peut, à l’occasion, nommer un comité de direction. Le comité de direction est composé du président du Conseil et d’au moins deux autres administrateurs. Le Conseil peut déléguer au comité de direction les pouvoirs du conseil d’administration, sous réserve des restrictions qui seraient contenues dans les statuts ou imposées de temps à autre par le Conseil. Sous réserve des règlements administratifs et de toute résolution du Conseil, le comité de direction peut se réunir pour régler ses affaires, ajourner et organiser ses assemblées comme il l’entend et peut à l’occasion adopter, modifier ou abroger des règles de procédure à cet égard, à condition toutefois que le comité de direction soit autorisé à fixer son quorum, lequel ne doit pas être inférieur à la majorité de ses membres.

  2. Comité des finances et de la vérification

    Un comité d’administrateurs appelé Comité des finances et de la vérification est institué par le présent règlement administratif. Le comité est responsable devant le Conseil et exerce les fonctions que peuvent de temps à autre prescrire le Conseil, les règlements administratifs ou autres. Le nombre de membres qui composent le comité est déterminé par le Conseil tel que prévu par celui-ci. Le comité aura le pouvoir de fixer son quorum à au moins la majorité de ses membres et de déterminer ses propres règles de procédure sous réserve des règlements ou directions que le Conseil peut prescrire au besoin.

  3. Comité sur les cliniques

    Un comité du conseil d’administration appelé Comité sur les cliniques est institué par le présent règlement administratif. Le comité est responsable devant le Conseil et exerce les fonctions que peuvent au besoin prescrire le Conseil, les règlements administratifs ou autre, et sans que se trouve restreinte l’étendue de ce qui précède, le comité doit effectuer ce qui suit :

    1. Recommander des politiques et des lignes directrices au Conseil concernant le financement de la Société à l’endroit des cliniques;
    2. Recommander des normes au Conseil pour les activités des cliniques;
    3. Prendre des décisions concernant les demandes de financement des cliniques en respectant les politiques et lignes directrices adoptées par le Conseil et revoir les décisions prises par le Conseil, un dirigeant ou les employés de la Société.

    Le nombre de membres qui composent le comité est déterminé par le Conseil tel que prévu par celui-ci. Le comité aura le pouvoir de fixer son quorum à au moins la majorité de ses membres et de déterminer ses propres règles de procédure sous réserve des règlements ou directions que le Conseil peut prescrire au besoin.

  4. [Abrogé par le règlement administratif n° 01-2008 adopté le 8 février 2008]

Comités consultatifs

  1. Création

    Les comités consultatifs du Conseil dans les domaines du droit pénal et du droit de la famille ainsi que dans le domaine de pratique des cliniques sont institués par le présent règlement administratif. Le Conseil doit établir des comités consultatifs dans tout autre domaine du droit prescrit par la Loi. Le Conseil peut établir tout autre comité consultatif qu’elle juge pertinent.

  2. Composition et pouvoirs

    Le Conseil doit établir par règlement ou autrement la composition et le fonctionnement des comités consultatifs.

  3. Procédures

    Les comités consultatifs ont le pouvoir de déterminer leur quorum, qui ne doit pas être inférieur à la majorité de leurs membres, et de déterminer leurs propres règles de procédure sous réserve des règlements imposés au besoin par le Conseil.

  4. Autres comités

    Le Conseil peut constituer à l’occasion les comités permanents ou ad hoc qu’elle juge nécessaires et prescrire leurs fonctions et leur composition.

Protection des administrateurs et des dirigeants

  1. Limitation de responsabilité

    Aucun administrateur ou dirigeant ne sera responsable des actes, reçus, négligences ou omissions de tout autres administrateur, dirigeant ou employé, de sa participation à tout reçu ou autre acte de conformité, de toute perte ou dépense ou de tout dommage que subit la Société en raison d’une insuffisance ou d’un vice de titre à l’égard de tout bien acquis pour la Société ou en son nom, d’une insuffisance ou d’un vice relatif à toute valeur mobilière dans laquelle les fonds de la Société sont investis, de toute perte ou de tout dommage découlant de la faillite, de l’insolvabilité ou d’actes délictueux de toute personne auprès de laquelle les fonds, les valeurs mobilières ou les effets de la Société sont déposés, de toute perte occasionnée par une erreur de jugement ou un oubli de la part de l’administrateur ou du dirigeant ou de toute autre perte ou de tout autre dommage ou malheur survenant dans l’exécution des fonctions de cette charge ou en relation avec celle-ci, sauf les coûts, les frais et les dépenses entraînés par suite d’une négligence ou d’un manquement délibéré de la part dudit administrateur ou dirigeant.

  2. Indemnisation

    La Société indemnisera et protégera tout administrateur ou dirigeant, ou toute autre personne qui a assumé ou s’apprête à assumer toute responsabilité au nom de la Société ou toute entreprise gérée par la Société, et ses héritiers, ses exécuteurs testamentaires et administrateurs et sa succession seront indemnisés et protégés au besoin à partir des fonds de la Corporation pour :

    1. Tous les coûts, frais et dépenses que l’administrateur, le dirigeant ou autre personne engage dans le cadre de l’exécution de ses fonctions ou à l’égard de toute action, poursuite ou délibération contre l’administrateur, le dirigeant ou toute autre personne ou par rapport à tout acte ou question permise par lesdites personnes relativement à l’exécution de leurs fonctions ou par rapport à cette responsabilité;
    2. Tout autre frais, dommage et dépenses engagées par lesdites personnes en lien avec ces fonctions, sauf les coûts, frais ou dépenses attribuables à la négligence délibérée ou à un manquement quelconque desdits administrateurs, dirigeants ou autres personnes.

    La Société indemnisera en outre cette personne dans toute autre circonstance permise ou requise par la Loi. Rien dans ce règlement ne limite le droit de toute personne admissible à une indemnité de la réclamer, sauf et excepté en vertu des dispositions de ce règlement dans la mesure permise par la loi.

  3. Documents à l’appui des administrateurs

    Les administrateurs peuvent s’appuyer de bonne foi sur l’exactitude des états ou rapports préparés par les vérificateurs de la Société et ne sont responsables d’aucun dommage ou perte résultant de leurs actes fondés sur ces états ou rapports.

Signatures

  1. Signatures

    Les contrats, documents ou autres qui requièrent la signature de la Société peuvent être signés par le président du Conseil ou par le président-directeur général avec tout administrateur désigné par le Conseil. Tous les contrats, documents ou autres écrits ainsi signés lient la Société, sans autre formalité ou autorisation. Le Conseil aura le pouvoir de nommer, lorsqu’il y a lieu, par voie de résolution, un ou des dirigeants ou une ou des personnes, au nom de la Société, pour signer des contrats, des documents ou autres instruments de nature générale par écrit ou pour signer des contrats, des documents ou d’autres instruments spécifiques par écrit

  2. Chèques, lettres de change, notes et autres

    Tous les chèques, les lettres de change ou les ordonnances de paiement en espèces, ainsi que toutes les notes, acceptations et lettres de change devront être signées par un ou des dirigeants ou par une ou des personnes, qu’ils soient ou non administrateurs de la Société, selon les modalités que le Conseil pourrait adopter, lorsqu’il y a lieu, par voie de résolution.

  3. Signatures des administrateurs et dirigeants

    Avec la permission de l’individu, la signature de tout administrateur ou dirigeant peut être imprimée, apposée par cachet gravé, estampillée ou reproduite, mécaniquement, électroniquement ou d’une autre façon selon les conditions imposées par le Conseil, ces signatures ayant alors la même valeur et le même effet que si elles sont signées de la main desdites personnes.

Aspects financiers

  1. Exercice financier

    L’exercice financier de la Société commence le 1er avril et se termine le 31 mars de l’année suivante.

  2. États financiers

    La Société doit préparer des états financiers annuels pour chaque exercice financier conformément aux principes comptables généralement reconnus.

  3. Vérificateur

    Le Conseil peut au besoin nommer un vérificateur chargé de vérifier les états financiers de la Société.

Avis

  1. Mode d’envoi des avis

    Tout avis ou autre document qui doit être envoyé en vertu des règlements à un dirigeant, un administrateur ou un vérificateur est dûment donné s’il est remis personnellement à la personne à laquelle il doit être donné ou s’il est envoyé par courrier affranchi ou envoyé par télégramme, câble ou télécopie auxdites personnes envoyé à la dernière adresse du destinataire figurant aux registres de la Société et au vérificateur à son adresse professionnelle ou, si l’adresse ne figure aux registres, à la dernière adresse de l’administrateur ou du dirigeant que possède le Secrétaire, l’envoi dudit avis peut faire l’objet d’une renonciation ou le délai de l’avis peut faire l’objet d’une renonciation ou être abrégé à tout moment moyennant le consentement écrit de chaque personne qui a droit audit avis.

  2. Signature des avis

    La signature de tout administrateur ou dirigeant de la Société sur tout avis ou tout autre document que donne la Société peut être manuscrite, apposée au moyen d’un tampon, tapée ou imprimée ou partiellement manuscrite, apposée au moyen d’un tampon, tapée ou imprimée.

  3. Calcul de la date

    Dans le cas où un avis doit être remis à l’intérieur d’un certain délai conformément aux règlements de la Société, à moins de dispositions contraires, le jour où l’avis est remis ou transmis par la poste est compté dans le délai.

Modifications des règlements administratifs

  1. Modifications des règlements administratifs

    Les règlements de la Société peuvent être adoptés et peuvent être révoqués ou modifiés par règlement promulgué par le Conseil et sanctionnés par un vote de confirmation de la majorité des administrateurs en exercice au moment du vote.

Date d'entrée en vigueur

  1. Date d’entrée en vigueur

    Le présent règlement entre en vigueur le jour où il est adopté par le Conseil.

    Adopté par le conseil le 3e jour d’août 2000.

    Modifié par le Conseil le 8e jour de février 2008